Swiss Re: E-Discovery bei Rechtsfällen und regulatorischen Untersuchungen

Banken, Versicherer und große Unternehmen haben ein Problem: Prozesse und Dokumentationen lassen sich auf manuellem Wege schier nicht mehr überblicken. Und: jährlich beträgt der Zuwachs von elektronisch gespeicherten Informationen rund fünfzig Prozent. Die Lösung: Ein Information Governance- und E-Discovery-Tools, mit denen entscheidende Inhalte gefunden und gefiltert werden können. Die Swiss Re setzt dazu Recomminds Axcelerate als Inhouse-Tool ein.

Hartwig Laute (Geschäftsführer Recommind) stellt den Axcelerate-Einsatz bei der Swiss Re vor.

Rückversicherungsanbieter Swiss Re nutzt Recomminds Axcelerate bei Rechtsfällen und regulatorischen Untersuchungen, um den effizienten und strategischen Ansatz im Umgang mit den globalen E-Discovery- und Information-Governance-Vorgaben zu verbessern. Prozesse wie Datenerkennung, -speicherung, -Migration, -management oder -löschung werden automatisiert und so von Anfang an die volle Kontrolle und Übersicht über die Daten sichergestellt. Dadurch werden nicht nur Ressourcen, sondern auch regulatorische Risiken reduziert.

Per Konnektor an Lotus Notes, später Exchange

Angekoppelt wird das System, indem sich Axcelerate durch Konnektoren mit dem Content Manager – in diesem Fall Lotus Notes E-Mail Archivsystem – der Swiss Re verbindet, wodurch die E-Mails aller Mitarbeiter extrahiert werden. Damit Inhalte aus dem Intranet zur Verfügung stehen, verbindet sich das Tool auch mit diesem. Die Swiss Re wird jedoch zukünftig mit Exchange 2013 arbeiten. Recommind wird das Unternehmen bei der Migration begleiten, damit auch mit dem neuen System die Nutzung sämtlicher Inhalte gewährleistet werden kann.

Axcelerate kann sich anhand der zahlreichen Konnektoren nicht nur mit Lotus Notes, sondern auch mit diversen anderen Systemen wie Exchange, SharePoint, Intranet, Fileshare, Datenbanken, etc. verbinden. Darin enthalten sind Dateien verschiedenster Formate wie zum Beispiel E-Mail (u.a. PST, NSF), CSV und MS-Office Produkte wie Word, Excel, PowerPoint sowie PDF. Die Systemvoraussetzungen hängen jeweils von der zu sichtenden Datenmenge der Kunden ab. Bei der Swiss Re hat Recommind 1,25 Milliarden Items im Suchindex, die auf 30 Servern verteilt liegen. Die Dokumentenanzahl ist stetig wachsend. Der Vorteil daran ist, dass die Software nach Bedarf mit Hardware skaliert werden kann.

Lernfähige Software erkennt inhaltliche Zusammenhänge

„Die lernfähige Software, die inhaltliche Zusammenhänge in Dokumenten erkennt, unterstützt unsere Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit“, sagt Taylor Hoffman, Senior Vice President E-Discovery bei der Swiss Re. Vier miteinander verbundene Module für Datenmanagement, Early Case Assessment, Datensammlung sowie Datenanalyse beruhen auf einer Plattform, auf der alle Daten und Informationen einmalig indiziert werden. Dieser einmal angelegte Index bildet das Fundament für alle Governance-Prozesse wie Datenidentifikation, regelbasierte Remediation, Migration, Datenlöschung sowie E-Discovery. Sobald Daten auf der Plattform erfasst sind, können sie wertschöpfend für das Unternehmen genutzt werden.

Predictive Coding funktioniert im Grunde wie ein Musik-Streaming-Dienst: Gefällt dem Anwender ein Song oder eine Band, werden darauf aufbauend weitere Songs und Bands in diese Richtung vorgeschlagen, die der Nutzer weiterhin eingrenzen kann“

Mit Predictive Coding relevante Informationen extrahieren

Mit Axcelerate können Unternehmensjuristen und Anwälte die relevanten Informationen innerhalb der Swiss Re schnell auffinden und müssen nur noch 10 bis 30 Prozent der Gesamtmenge sichten. Das sogenannte Predictive Coding-Verfahren lässt die Reviewer zunächst eine kleine Stichprobe der Daten prüfen und relevante Dokumente markieren, die dem System dann als Trainingsbasis dienen. Anschließend untersucht die Software die Inhalte sämtlicher Dokumente des Korpus und schlägt kontextbasiert weitere inhaltsähnliche Dokumente vor. Diese werden dann durch die Reviewer gesichtet, deren Bewertung zurück in das System fließt und die weiteren Suchergebnisse verfeinert. Nach acht bis 15 Iterationen können erfahrungsgemäß sämtliche relevanten Dokumente herausgefiltert werden. „Wir können bestimmen, ob ein Dokument relevant für uns ist und das Tool filtert basierend auf unserer Entscheidung nach mehreren Durchgängen die richtigen Informationen heraus“, erklärt Taylor Hoffman.