Studie: E-Mails & langsame IT frustrieren Mitarbeiter

Zu viele E-Mails, alte und langsame IT-Ausstattung, zu viel Selbstverwaltung und unnötige Routinearbeiten: die Studie des Analystenhaus Pierre Audoin Consultants (PAC) zusammen mit IT-Dienstleister Computacenter legt die Finger in die Wunde. IT-Verantwortliche müssen dringend handeln.

Laut der PAC-Studie gewinnt mobile Arbeitsplatz zunehmend an Bedeutung. So verbringen:

 75 Prozent der befragten Mitarbeiter einen Teil ihrer Arbeitszeit außerhalb des Büros,
 46 Prozent arbeiten sogar regelmäßig von unterwegs,
 42 Prozent im Home Office
 33 Prozent ab und an bei Kunden und
 55 Prozent auch aus anderen Niederlassungen.

Insgesamt verbringen Mitarbeiter nur 70 Prozent ihrer Arbeitszeit am klassischen Büroarbeitsplatz.
 

Gleichzeitig hat der Zeitaufwand für nicht-produktive Tätigkeiten wie Recherchearbeiten, Informationsaustausch oder Selbstverwaltung deutlich zugenommen. Als größter Produktivitätskiller wird die Bearbeitung von E-Mails empfunden: zwei Drittel berichten von einem zunehmenden Aufwand. „Die Befragungsergebnisse liefern einen klaren Beleg für den Wandel der Arbeitswelt“, fasst Dr. Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC das Ergebnis zusammen. „Die Zahlen untermauern das in der Praxis erlebte: Die Mobilität der Mitarbeiter und die Bedeutung alternativer Arbeitskonzepte nehmen zu.“

Die Folge: Mitarbeiter sind anhaltend überlastet und haben weniger Zeit für produktive Tätigkeiten, Kernaufgaben und Innovationen. „Unternehmen sollten diese Entwicklung sehr kritisch sehen“, so Jochen Rapp, Solution Manager bei Computacenter und verantwortlich für den ‚Zeitgemäßen Arbeitsplatz’. „Der hohe Aufwand für nicht-produktive Tätigkeiten führt dazu, dass Mitarbeiter nicht nur unproduktiv, sondern auch unzufrieden sind. Das Potenzial für die Steigerung von Produktivität und Innovationsfähigkeit liegt also insbesondere in der Entlastung von Routinetätigkeiten.“

IT-Arbeitsausstattung frustriert – Mitarbeiter investieren auf eigene Kosten

 Trotz steigender Anforderungen müssen sich laut der Studie zwei Drittel der Mitarbeiter weiter mit dem „üblichen Standard“ begnügen. Folglich halten rund 60 Prozent der Mitarbeiter ihre heutige IT-Arbeitsumgebung für „nicht zeitgemäß“ und knapp jeder fünfte empfindet seine IT-Arbeitsausstattung als frustrierend. Eine Modernisierung der IT-Arbeitsumgebungen ist in der Mehrheit der Unternehmen angezeigt.
 
Ein nicht unerheblicher Teil der Mitarbeiter verspürt beim Thema Arbeitsplatzausstattung einen solch hohen Leidensdruck, dass jeder sechste auf eigene Kosten in eine Verbesserung investiert. Die Nutzung privater Technik und öffentlich zugänglicher IT-Anwendungen zieht wiederum einen weiteren Wildwuchs in der IT nach sich, der zusätzlich für Unzufriedenheit und Ineffizienz sorgt. Um die damit einhergehenden Risiken zu begrenzen (Stichworte: BYOD, MDM und umgangene Perimeterverteidigung), müssen Alternativen geschaffen sowie die Eigeninitiative der Mitarbeiter in entsprechenden Strategien und Richtlinien berücksichtigt werden.
 

Bedarf an Werkzeugen für Austausch und Vernetzung

Eine weitere wichtige Facette von „Bring Your Own (BYOD)“ ist der zunehmende geschäftliche Einsatz von Anwendungen, die im Internet oder in App Stores frei verfügbar sind. Dass immer mehr Mitarbeiter (laut der Studie 20 bis 26 Prozent der Befragten) im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf solche Angebote zugreifen, sollte Unternehmen zu denken geben. Denn das zeigt einen tatsächlichen Bedarf: Jeder dritte Mitarbeiter wünscht sich (zusätzliche) Werkzeuge zur Unterstützung der Zusammenarbeit, insbesondere zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und zum Austausch von Wissen. „Die zunehmende Nutzung öffentlich zugänglicher Anwendungen und Dienste auf mobilen Endgeräten des Unternehmens birgt aber ähnliche Sicherheitsrisiken wie die berufliche Nutzung privater Endgeräte“, betont Computacenter-Experte Rapp. Die Studie zeigt aber, dass frei zugängliche Anwendungen in IT-Richtlinien oft noch ausgeklammert oder entsprechende Regeln nicht klar kommuniziert werden. So ist der Anteil der Befragten, die keine entsprechenden Richtlinien kennen, mit 29 Prozent überproportional hoch.
 
Die Studie unterstreicht die Notwendigkeit zur Modernisierung und zeitgemäßen Gestaltung von IT-Arbeitsumgebungen. „Die Aussagen der Befragten liefern klare Belege für die steigende Komplexität der IT-Arbeitsumgebungen. Diese bestehen nicht mehr nur aus fest installiertem PC, Office-, E-Mail- und Fachanwendungen“, betont Andreas Stiehler.
 
Für die Studie haben PAC und Computacenter 250 Mitarbeiter aus mittleren und großen Unternehmen befragt.