Sparkassen als Vertrauens­dienste-Anbieter: Der ‘Digitale Safe’ für vertrauliche Dokumente der Kunden

Im Zuge der aktuellen Debatte über Datenschutz und Datenmissbrauch stellen sich immer mehr Menschen die Frage: Wo archiviere ich digitale Dokumente sicher und auch langfristig? Auch das ungebremste Datenwachstum und der damit einhergehende wachsende Bedarf an mehr Speicherplatz befeuert diesen Trend. Zwar bieten immer mehr IT-Unternehmen kostenlose Cloud-Speichermöglichkeiten an, damit Kunden Dokumente, Bilder und Multimediadaten ablegen können. Die Frage, wie sicher diese Daten vor dem Zugriff Dritter sind, ist aber offener denn je. Denn Internet-Konzerne und Cloud-Anbieter verspielen durch Datenpannen das Vertrauen ihrer Kunden. Die Sparkassen haben da nun offenbar eine Vertrauensdienste-Lösung.

von Nadine Körber, Produktmanagerin, Finanz Informatik

Sparkassen befinden sich – was das Thema Sicherheit angeht – in einer guten Ausgangslage. Denn sie besitzen nicht nur das Vertrauen ihrer Kunden, sondern überzeugen diese seit jeher mit einem analogen Schließfach-Angebot. “

Vom analogen Schließfach – zum digitalen …

Die Institute haben ihr digitales Angebot konsequent ausgebaut, um die veränderten Kundenbedürfnisse stärker mobil und online bedienen zu können. Dazu zählt auch das Elektronische Postfach (ePostfach). Es überträgt die persönliche Nähe der Sparkasse in die digitalen Kanäle. Und nimmt dabei eine wichtige Rolle als Kundenbindungsinstrument ein. Als integrales Kommunikationscenter bündelt es im gesicherten Bereich der Internet-Filiale die Kommunikation zwischen Kunden und Sparkasse.

So können Institute etwa im Gegensatz zur normalen E-Mail auch sensible und sicherheitsrelevante Dokumente wie AGB-Änderungen rechtssicher versenden. Gleichzeitig bietet die Lösung eine integrierte Langzeitablage für Kontoauszüge und andere Dokumente.

Zahlreiche Ver­bund­part­ner der Spar­kas­sen wie Lan­des­bau­spar­kas­sen und Ver­si­che­run­gen sind be­reits di­rekt an­ge­bun­den. So kön­nen auch sie ih­re Un­ter­la­gen wie Jah­res­kon­to­aus­zü­ge di­gi­tal in das Post­fach der Kun­den ein­stel­len. Spar­kas­sen kön­nen auf den Zwangs­aus­druck und -ver­sand von Do­ku­men­ten ver­zich­ten, so­fern der Kun­de das ePost­fach als Emp­fangs­me­di­um für zu­gangs­be­dürf­ti­ge Do­ku­men­te ver­trag­lich akzeptiert.

Bis Ende Januar 2018 haben sich 17,4 Millionen Kunden für das ePostfach registriert. Über 318 Millionen Dokumente werden zurzeit sicher in den Ablagen aufbewahrt – Tendenz steigend.”

Vom Postfach zum Tresor

Die Finanz Informatik (FI) hat als IT-Dienstleister der Sparkassen das ePostfach entwickelt und konsequent um Mehrwertfunktionen wie die Langzeitablage ergänzt. Im Zuge des stetigen Produktausbaus stellt die FI den Elektronischen Safe für das ePostfach bereit. Kunden erhalten mit dem Elektronischen Safe ein digitales Schließfach für eine sichere Dokumentenverwaltung. Er ist, wie das ePostfach auch, in die Internet-Filiale integriert, so dass Dokumente einfach aus dem ePostfach verschoben werden können. So können Kunden etwa ältere Kontoauszüge oder Vertragsunterlagen von Verbundpartnern dort ablegen. Zusätzlich steht eine intuitiv bedienbare Upload-Funktion für eigene Dokumente wie etwa Versicherungsverträge oder andere Finanzdokumente zur Verfügung. Die Ordnerstruktur lässt sich individuell nach persönlichen Bedürfnissen anpassen.

Kunden kön­nen so­mit al­le sen­si­blen und schüt­zens­wer­ten Da­ten an ei­ner zen­tra­len Stel­le spei­chern und ar­chi­vie­ren. Gleich­zei­tig las­sen sich al­le Do­ku­men­te be­quem ver­wal­ten und bei Be­darf schnell her­un­ter­la­den oder auch lö­schen. Die Do­ku­men­te wer­den ver­schlüs­selt in den Re­chen­zen­tren der FI in Deutsch­land ver­wahrt. Die Da­ten sind um­fas­send vor dem Zu­griff Drit­ter ge­schützt – we­der Spar­kas­se noch der tech­ni­sche Dienst­leis­ter ha­ben Ein­sicht in die Ab­la­ge oder kön­nen dort Do­ku­men­te lö­schen be­zie­hungs­wei­se hin­ter­le­gen. So­mit ist der deut­sche Da­ten­schutz­stan­dard ge­währ­leis­tet. Op­tio­nal kann als zu­sätz­li­che Ab­si­che­rung das Öff­nen des Elek­tro­ni­schen Safes mit ei­ner TAN-Ein­ga­be ab­ge­si­chert wer­den. Der Zu­griff auf das di­gi­ta­le Schließ­fach ist so­wohl on­line als auch mo­bil mög­lich.

Institute können mit dem erweiterten Angebot ihre Position als innovativer Finanzpartner im Wettbewerb unterstreichen und stärken die Kundenbindung. Ihnen steht eine Möglichkeit zur Verfügung, um den Speicherbedarf in der Langzeitablage des ePostfachs und damit auch die internen Kosten zu beschränken. Parallel können Sparkassen die Kosten für die Speichernutzung im Elektronischen Safe an ihre Kunden weitergeben. So lässt sich das Angebot refinanzieren. Dabei können Sparkassen sowohl die Größe als auch die Preise für verschiedene Datenpakete individuell gestalten.

Der Elektronische Safe steht im Rahmen einer Direkteinführung allen Instituten seit März 2018 zur Verfügung. Die FI hat mittels Webinaren Sparkassen über das neue Angebot informiert und den Rollout damit vorbereitet. Der IT-Dienstleister plant bereits den Ausbau des Angebots und berücksichtigt dabei die Anforderungen der Endkunden.aj