Shared Services für FinTechs & Banken: Arbeitsabläufe von Finanzdienstleistern auf dem Prüfstand

Effizienz und Agilität sind Themen der FinTechs – aber auch Banken müssen ihre Arbeitsabläufe laufend überdenken. Dazu gehört vor allem die Konsolidierung von Backoffice-Funktionen. Infosys Vize-Präsident Ajay Vij plädiert für den Umstieg von Legacy-Systemen auf externe Shared Services – und zwar sowohl für FinTechs als auch für etablierte Institute.

von Ajay Vij, Vice President and Head of Financial Services in Europe, Infosys

Gerade Banken haben ein erhebliches Interesse an Shared Services, um kostspieligen und hoch administrativen Prozessen zu begegnen. Dazu zählen Nachhandelsprozesse, die Prüfung der Neukundendaten nach dem Know-your-customer-Prinzip, Referenzdaten und Kontenabgleiche. Hinzu kommt, dass mit zunehmender Unternehmensgröße komplexere Technologien, Operationen und Infrastrukturen einhergehen. Damit ist auch der Umstieg von Legacy-Systemen auf externe Shared Services nicht gerade trivial.

Perfekt für FinTechs – sehr brauchbar für Banken, Sparkassen und Versicherer

Am besten eignen sich diese Modelle für FinTechs, die sich voll und ganz auf digitale Services konzentrieren. Ihr Vorteil ist, dass sie nicht unter Altlasten wie Legacy-Applikationen und Infrastruktur leiden. Ihnen gelingt der Übergang zum Shared-Service-Modell in finanzieller und praktischer Hinsicht einfacher. Nichtsdestotrotz eignen sich diese Modelle auch für etablierte Finanzdienstleister.

Shared Services im Bankenwesen haben viele Gesichter – von Pseudomodellen, die auf eine Plattform und Bank zugeschnitten sind, bis hin zu umfassenden branchenweiten Shared Services vom Anbieter für den sicheren Informationsaustausch SWIFT. So haben sich erst kürzlich die drei Banken Goldman Sachs, JP Morgan und Morgan Stanley zusammengeschlossen und eine gemeinsame Firma gegründet, um die Mengen an Referenzdaten zu wesentlich geringeren Kosten zu säubern.

Was ist inhaltlich zu beachten?

Shared Services im Finanzdienstleistungssektor setzen jeweils eigene Überlegungen voraus und bringen unterschiedliche Herausforderungen:

1. Regulierung – Shared Services für Finanzdienstleistungen sollten auf verschiedenen Ebenen reguliert werden. So muss beispielsweise die Haftungsfrage geklärt werden. Eine starke, kooperative Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden ist dabei essenziell.
2. Strukturierung von Shared Services und Geschäftsmodellen – Das kommerzielle Modell für die Shared Services spielt eine wichtige Rolle. Sieht die Partnerschaft vor, dass sich Shared Services auf wenige Kunden beschränken, oder sollen sie branchenweit zum Einsatz kommen? Welche Gestalt oder Form wird die Partnerschaft haben? Handelt es sich um ein Joint Venture, Synthetic Joint Venture oder eine rein lizenzbasierte Vereinbarung? Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten erhält jeder Teilnehmer innerhalb der Shared Services?
3. Business Case – Unternehmen müssen ihre Betriebskosten und Liegenschaften kennen. Nur so lassen sich mögliche Kosteneinsparungen mit Shared Services errechnen. Organisationen, die sehr gut dokumentierte Infrastrukturanlagen und Prozesse vorweisen können, haben möglicherweise bereits aus einer Offshoring-IT und anderen Maßnahmen erhebliche Einsparungen erzielt. Für sie muss der Business Case über einen wesentlich längeren Zeitraum aufgebaut werden und weitere Faktoren wie Financial Engineering berücksichtigen, um zusätzliche Kosteneinsparungen anzukurbeln.
4. Shared-Services-Roadmap – Die Roadmap ist ein komplexer und langwieriger Prozess. Er umfasst mehrere Phasen und Überlegungen wie den Aufbau einer Unternehmensplattform, die Orientierung in Richtung SaaS oder die Entwicklung einer Lösung in einer privaten Cloud. Als letzter Akt folgt eine Migration zum voll ausgereiften Shared Service.

Zusätzlich gilt es einige technische und funktionelle Anforderungen zu berücksichtigen:

1. Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen verstehen
2. Klarheit schaffen, ob der Kern der Shared Services gekauft oder selbst erstellt werden soll
3. Herausforderungen in der Architektur von verbundenen Legacy-Umgebungen mehrerer Banken
4. Wahl des Partner-Ecosystems
5. Ermittlung der nicht-funktionalen Anforderungen, die der Shared Service erfüllen sollte, wie Leistung und Skalierbarkeit
6. Art der Auslieferung und Ausführung der Shared Services bei mehreren Kunden

Finanzdienstleister müssen sich über die Aufteilung, Zielsetzung und Positionierung im Zusammenhang mit Shared Services Gedanken machen. Alle Beteiligten sollten dabei gleichwertig über Vorgehensweisen und Prozesse bestimmen dürfen.

Banken fordern mehr als 50 Prozent an Einsparungen

Die Hürde ist hoch: In der Regel fordern Banken, dass die Hälfte bei den vorhandenen Kosten für Prozesse eingespart werden muss. Hier ist es wichtig, sich auf Innovationen zu fokussieren, die auf alle Bestandteile des Shared Services Einfluss haben. Dazu gehören etwa Elemente wie Self-Service-Portale, die Schaffung von Thin Trades, offene Technologieplattformen bei Regulierungen und einige andere.

Die zunehmende Verbreitung von Shared Services wird Finanzdienstleister von der Last befreien, sich auf die Aktivitäten außerhalb des Kerngeschäftes kon­zen­trie­ren zu müssen. Stattdessen können sie sich auf die wichtigeren Unterscheidungsmerkmale fokussieren. Dazu zählen Aktivitäten, die konkrete und direkte Auswirkungen auf das Geschäft haben, wie eine bank­spezifische Preisgestaltung, ein gutes Ri­si­ko­ma­na­ge­ment und andere Dienstleistungen, die einen Mehrwert generieren. Ihr Fokus liegt dann auf Aktivitäten wie Vertrieb, Marketing und Relationship-Management und Value Added Services.aj