Prozessmanagement: Was müssen die besten BPM-Tools können?

Die Aufsichtsbehörden setzen den Finanzinstituten mit einer Vielzahl von Regeln für einen ordnungsgemäßen Betrieb sehr enge Leitplanken. In der Praxis zeigt sich, dass Abteilungen oft ihre ganz eigenen Wege gefunden haben, regelkonform zu handeln. Eine gesamtheitliche Betrachtung fehlt dabei aber meist. Die Folge: verschachtelte Prozesse und Datensilos. Bereits zum zwölften Mal hat Cofinpro die gängigen BPM-Anwendungen im BPM-Marktüberblick 2023 unter die Lupe genommen. Dieser zeigt, für welchen Einsatzzweck und -ort sich welches Tool am besten eignet.

von Dominik Bollmann ist Manager und Enrico Lutz ist Consultant bei Cofinpro

Finanzinstitute, die die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse vorantreiben, setzen in der Regel auf Business-Process-Management-Tools (BPM-Tools), um die Prozesse, Strukturen und Regeln des Instituts digital abzubilden. Ihr Einsatz sorgt in der stark regulierten Finanzbranche für Transparenz. Damit hängt die Entwicklung effizienter, revisionskonformer und nachhaltiger Prozesse nicht mehr vom Bauchgefühl ab, sondern basiert auf Daten und Fakten.

Finanzinstitute benötigen geeignete Instrumente, um flexibel auf die Herausforderungen durch regulatorischen Druck, steigende Kundenanforderungen und neue Marktteilnehmer reagieren zu können.”

Ein strategisches Prozessmanagement mit dem passenden BPM-Tool unterstützt sie bei der Analyse interner Daten und Prozesse. Die Funktionalitäten der Tools helfen, organisatorische Abläufe zu optimieren und mehr Prozessexzellenz zu erreichen.

Die Auswertungs- und Reportingfunktionen der BPM-Tools sind von zentraler Bedeutung. Sie helfen sowohl im Prozessmanagement bei der Analyse und Optimierung von Prozessen als auch im GRC-Management, um auch hier die Qualität der Umsetzung der unterschiedlichen regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen transparent zu zeigen. Davon profitiert auch der Kunde, zum Beispiel durch schnellere, günstigere und qualitativ bessere Lösungen für seine Bedürfnisse.

Das passende Werkzeug für jeden Einsatzzweck

Der BPM-Marktüberblick 2023 zeigt: Ein BPM-Tool ist kein Schweizer Taschenmesser, das als Multitool alle Anforderungen erfüllen kann. Für Banken stellt sich daher zunächst die Frage: Welche Ziele werden mit der Anwendung verfolgt?

Jede Lösung erfüllt unterschiedliche fachliche und funktionale Bedürfnisse, so dass die Beurteilung einer BPM-Software immer individuell an den jeweiligen Anforderungen auszurichten ist. Kernanforderung an ein BPM-Tool in Finanzinstituten ist in der Regel die Abbildung der schriftlich fixierten Ordnung zur Dokumentation der Ablauforganisation, der Grundsätze (z.B. Richtlinien und Leitlinien) und die Abbildung der Aufbauorganisation. Die Hinterlegung von Informationen zu den Prozessen und Dokumenten ermöglicht darüber hinaus auch eine detaillierte Auswertung.

BPM-Tools stellen die relevanten Funktionen für Reporting, Analyse, Kollaboration sowie perspektivisch auch für die Umsetzung von Prozessoptimierung und -automatisierung bereit. Für die Modellierung von Prozessen wird dabei BPMN 2.0 als Notation verwendet. Dadurch ist die Voraussetzung geschaffen, um diese Prozesse auch zu automatisieren.

Im Rahmen der BPM-Studie und der Projektarbeit in zahlreichen Kreditinstituten und Kapitalverwaltungsgesellschaften wurde deutlich: Meist ist in den Finanzinstituten noch keine ganzheitliche Sicht auf die Automatisierung komplexer End-to-End-Prozesse etabliert. Dies ist ohne den Einsatz moderner BPM-Softwaretools kaum möglich.

Das müssen gute BPM-Tools können

Für den Marktüberblick haben die Cofinpro-Experten die Lösungen ADONIS, Aeneis, BIC Platform, Ibo, iGrafx und SAP Signavio eingehend untersucht.

Es gibt nicht das eine Tool, das wie ein Schweizer Taschenmesser Lösungen für fast alle Wünsche an ein individuelles Prozessmanagement erfüllt. Jedes Tool hat seine Stärken und Schwächen.“

Enrico Lutz, Consultant bei Cofinpro

Folgende Aspekte wurden dabei bewertet:

⦁ Benutzerfreundlichkeit: Mitarbeiter müssen sich bei der Arbeit mit einer Prozessmanagement-Software wohl fühlen. Eine ansprechend gestaltete Benutzeroberfläche ist daher das A und O.
⦁ Inhaltserstellung & Modellierung: Eine Prozessmanagement-Software dient in erster Linie der Modellierung von Prozessen. Eine übersichtliche Symbolpalette, verschiedene Formatierungsmöglichkeiten, die Hinterlegung von Attributen und die einfache Modellierung von Prozessen sind entscheidend für die Erstellung und Qualität der Prozesse.
⦁ Regulatorik & GRC: Finanzinstitute müssen weitreichende regulatorische und gesetzliche Anforderungen im Umfeld Governance, Risk & Compliance (GRC) erfüllen. Dazu gehören in der Regel die Versionierung, Archivierung und Historisierung von Informationen. Von großer Bedeutung ist die Möglichkeit, Anforderungen an ein „Internes Kontrollsystem“ (IKS), also die Abbildung von Risiken und Kontrollen auf Prozesse, zu ermöglichen.
⦁ Veröffentlichung & Freigabe: Die Veröffentlichung von Inhalten zur schriftlich fixierten Ordnung ist in der Regel mehrstufig und je nach Fall unterschiedlich komplex. Freigabe-Workflows für verschiedene Szenarien sollten durch den internen Tool-Administrator konfigurierbar sein.
⦁ Auswertung & Analyse: Die effektive und effiziente Analyse der in den Prozessen hinterlegten Metadaten soll durch umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten gewährleistet werden. Dazu gehören vordefinierte Reports, die mit wenigen Klicks relevante Informationen und Dashboards anzeigen.
⦁ Administration: Der Freiheitsgrad, das Layout des Prozessmanagement-Tools zu verändern, Funktionalitäten anzupassen, Inhalte mit weiteren Attributen und Objekten anzureichern und weitere Individualisierungen vorzunehmen, kann sehr unterschiedlich bewertet werden. So gibt es Institute, die ihre spezifischen Anforderungen möglichst 1:1 umsetzen wollen und dafür einen erhöhten Pflege- und Wartungsaufwand in Kauf nehmen.
⦁ Automatisierung & Workflow: Der nächste Schritt nach der Erstellung einer prozessorientierten schriftlich fixierten Ordnung ist die tägliche Arbeit mit den Inhalten und Prozessen des Tools. Hier sind Funktionalitäten zur Automatisierung und zur Erstellung von Workflows hilfreich.
⦁ Support & Technik: Ein kompetenter deutschsprachiger Support ist eine wichtige Grundlage für den reibungslosen Einsatz einer BPM-Lösung. Der Support sowie weitere Angebote des Anbieters sollten bei der Entscheidung für ein Tool mit einfließen.

In einer abschließenden Bewertung werden alle Anwendungen in einem übersichtlichen Netzdiagramm mit ausführlicher Beschreibung bewertet. Die folgende Übersicht zeigt deutlich die unterschiedlichen Schwerpunkte der einzelnen Softwarelösungen.

Governance, Risk & Compliance als Treiber im Prozessmanagement

Ein besonderes Augenmerk im diesjährigen BPM-Marktüberblick liegt auf dem Thema Governance, Risk und Compliance (GRC). Der Hintergrund: In den vergangenen Jahren haben nationale und europäische Regulatoren die Anforderungen an Finanzinstitute massiv erhöht. Damit ist der Themenbereich zu einem komplexen Handlungsfeld in der Organisation und zu einem Treiber für das Prozessmanagement geworden.

In unseren Projekten zeigt sich, dass unsere Kunden zunehmend Wert darauf legen, möglichst viele GRC-Anforderungen über ein passendes BPM-Tool abzubilden.“

Dominik Bollmann, Manager bei Cofinpro

In den BPM-Anwendungen helfen deshalb spezielle GRC-Features dabei, eine transparente Unternehmenskultur (Governance), ein vernünftiges Management von Risiken (Risk) und klare Regeln für das Verhalten von Führungskräften und Belegschaft (Compliance) zu etablieren.

Den „BPM-Marktüberblick 2023“ mit detaillierten Ergebnissen können Sie kostenfrei hier herunterladen.Dominik Bollmann und Enrico Lutz, Cofinpro