PBM TrustITBox: Digitale Unterschriften leisten und Kundenkontakte rechtssicher dokumentieren

Die TrustITBox des Kölner InsurTechs PBM soll es Finanzdienstleistern und Versicherern ermöglichen, den heutzutage oftmals digital geführten Kundendialog rechtssicher zu dokumentieren und den gängigen Informationspflichten nachzukommen. Das Unternehmen hat hierfür eine Kombination aus Messenger und Dateiablagesystem geschaffen. Im Vordergrund der Lösung steht dabei die Möglichkeit, digitale Unterschriften zu leisten und dadurch den Kundendialog weniger abhängig von Örtlichkeiten und Maklerbüros werden zu lassen.

Versicherungen und Finanzdienstleister, die mit ihren Kunden auf digitalen Kanälen einen effizienten und aktiven Dialog führen wollen, müssen viele technische und rechtliche Auflagen beachten. Vor allem wenn es um den Abschluss und die Erfüllung der IDD-Vorschriften geht. Die Integration von Workflow (z.B. Download der Dokumente vor Abschluss), Archivierbarkeit oder die Erfüllung der Vorgaben nach Geldwäschegesetz sind nur einige der wichtigen Anforderungen.

Die TrustITBox des Kölner InsurTechs PBM führt diese komplexen Anforderungen nun in einem gesammelten, laut Anbieter einfach zu bedienenden Messenger-System zusammen. Die technische Lösung dahinter erfüllt nicht nur die Anforderungen von DSGVO- und eIDAS (electronic Identification, Authentication and trust Services-Verordnung), sie soll zudem einen einfachen Zugang und intuitive Bedienung gewährleisten, sowie die Möglichkeit einer digitalen Authentifizierung bieten.

TrustITBox: Fotos aufnehmen oder Dateien anhängen

Dabei sorgt insbesondere die Kombination aus Messenger und Datei-Ablagesystem für die Akzeptanz bei den Nutzern. Denn neben den Chat-Nachrichten lassen sich sehr einfach Fotos aufnehmen oder Dateien hochladen. Die vollständige Archivierbarkeit des Kundendialogs in einer zentralen Box macht es den Kunden ebenso wie den Versicherungen und deren Vertriebspartnern leicht, Vorgänge zentral und rechtssicher zu dokumentieren.

Rund 94 Prozent der Kunden aus der Versicherungs- und Finanzbranche, die bereits mit der TrustITBox in Kontakt gekommen sind, bewerteten die Lösung nach Angaben des Unternehmens positiv. Grund für diesen überzeugenden Wert sind das gewohnte User-Interface im Design eines klassischen Messengers sowie der extrem einfache Zugang: Kein App Download, keine langwierige Registrierungsaktion. Der Zugriff auf den Messenger erfolgt über einen E-Mail-Link und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (E-Mail und SMS), anschließend kann die TrustITBox auf allen Endgeräten genutzt werden. Im Chat selbst, den sogenannten Boxen, garantiert eine automatische und vollständige Verschlüsselung höchsten Datenschutz. Eine Box ist dabei nicht auf einen Berater und einen Kunden beschränkt, sondern kann beliebig viele Teilnehmer aufweisen. Damit können beispielsweise auch Familien oder Paare über den Messenger beraten werden.

Neuheit und herausragendes Feature: eSignatur-Funktion

Mit der eSignatur-Funktion für elektronische Signaturen bietet die TrustITBox ein neues Feature, das den Abschluss von Versicherungen wieder ein Stück mehr in Richtung digitale Prozesse trägt. Über die Integration der eSignatur-Lösung inSign der iS2 sind rechtsgültige digitale Unterschriften möglich, die der eIDAS-Verordnung entsprechen.

Im Chat geteilte Dokumente können direkt am Touch-Gerät unterschrieben werden oder per SMS bzw. Mail an ein touchfähiges Gerät, wie das Smartphone oder Tablet, gesendet werden. Während der Kunde unterschreibt, werden seine IP-Adresse und sein Standort (rechtskonform zur Dokumentation) erfasst.“

Ralf Pispers, Gründer und CEO, PBM

Außerdem werden Schreibrichtung, Schreibgeschwindigkeit und Pausen der Unterschrift aufgezeichnet. Die so getätigte Unterschrift ist somit vor Gericht beweisbar. Durch dieses Tool kann die TrustITBox nun 90 Prozent der Versicherungsprozesse sauber abbilden.

Versicherungen, größere Vermittler- oder Maklerbüros sowie Pools können die TrustITBox-Lösung vollständig im eigenen Look erhalten – mit eigenem Impressum und individueller Datenschutzrichtlinie. Darüber hinaus bietet die Lösung eine Schnittstelle zur Integration in firmeneigene Systeme. So lassen sich Angebots-Boxen, Schaden-Boxen und viele andere Vorgänge direkt aus den Versicherungssystemen heraus erstellen, ohne dass der Kunde dies als Bruch wahrnimmt. Für die Mitarbeiter und Vertriebspartner stelle dies eine Erleichterung dar.

PBM steht für Personal Business Machine – das Unternehmen hat sich personalisierte Kundenkommunikation in jeder Phase der Customer Journey auf die Fahnen geschrieben. Im Kern der PBM-Plattform agieren zwei Systeme: Die Creative Engine übernimmt die personalisierte Aufbereitung sämtlicher Medienformate, egal ob Text, Bild, Audio oder Video. Die Transactional Engine sorgt für die Überwindung von Medienbrüchen und für digitale Response-Möglichkeiten. Hinter dem 2016 gegründeten Start-up, das Mitglied im InsurLab Germany ist, stehen mit den beiden Vorständen Ralf Pispers (CEO) und Stefan Riehl (CTO) erfahrene Digitalunternehmer mit Branchen-Know-How im Bereich Banken und Versicherungen.tw