Mobiles Arbeiten in Banken und Versicherungen: Der blinde Fleck in UCC-Konzepten
EBF
Auch aus dem Banken- und Versicherungssektor ist mobiles Arbeiten nicht mehr wegzudenken. Gerade bei Kundenberatern und Beraterinnen oder Vorstandsmitgliedern, die geschäftlich viel unterwegs sind, gehören mobile Endgeräte daher mittlerweile zur Standardausstattung. Dass hier Konzepte wie Unified Communication and Collaboration (UCC) erforderlich sind, um eine reibungslose standortunabhängige Kommunikation zu gewährleisten, liegt auf der Hand. Doch diese Ansätze übersehen häufig einen echten Produktivitätskiller: ungepflegte Adressbücher auf den mobilen Endgeräten und damit veraltete oder fehlende Kontaktdaten wie etwa Kundentelefonnummern. Genau hier kommen moderne Tools ins Spiel.
von Markus Adolph, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter, EBF-EDV-Beratung Föllmer GmbH, Köln
Bitte nicht falsch verstehen: Eine UCC-Strategie zu haben, ist eine hervorragende Idee. Sind in der Bank oder im Versicherungsunternehmen unterschiedlichste Kommunikationskanäle und Kooperationsformen vernetzt und können die Angestellten sie bedarfs- und situationsgerecht nutzen, ist das der richtige Weg für eine deutliche Steigerung der Effizienz und Produktivität. Teammitglieder sind schneller erreichbar, Echtzeit-Benachrichtigungen gestatten denkbar rasche Reaktionen, die Zusammenarbeit untereinander wird optimiert.
Im modernen Arbeitsumfeld einer Bank oder Versicherung ist eine UCC-Strategie daher unverzichtbar.”
Adressbücher mit Kontaktdaten selbst pflegen?
Nur: Was ist mit den mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets? Sind sie wirklich schon so in die üblichen UCC-Konzepte integriert, wie es angesichts der wachsenden Bedeutung von mobilem und Out-of-Office-Arbeiten nötig wäre? In den meisten Fällen lautet die Antwort darauf: nein. Ein Grund dafür ist beispielsweise die Tatsache, dass Adressbücher und Kontaktdaten auf den Mobile Devices überwiegend noch händisch zu pflegen sind. Dass ein solches Vorgehen für die Angestellten nicht nur umständlich, sondern außerdem aufwändig und daher auf Dauer nicht aufrechtzuerhalten ist, ist offensichtlich. Dies gilt umso mehr für große Banken oder Versicherungen:
Je größer die Organisation ist, desto mühseliger ist jeder Versuch einer manuellen Pflege der Kontaktdaten.”
Die Global Address List automatisch – und sicher – synchronisieren
Doch selbstverständlich benötigen die Mitarbeiter ebenfalls auf ihren mobilen Endgeräten aktuelle, vollständige und korrekte Daten ihrer beruflichen Kontakte. Man denke an Bankberater oder Versicherungsangestellte im Außendienst, die ihre Kunden von unterwegs aus erreichen möchten.
Soll der Kontakt zwischen Berater und Kunde reibungslos funktionieren, gilt es, neben Telefonnummern ebenso E-Mail-Adressen und Informationen zur Unternehmenszugehörigkeit aktuell zu halten.”
Bei internen Kontakten sind zudem die Abteilungszugehörigkeit und der Name des oder der Vorgesetzten ausschlaggebend.
Denn wenn der Kollege, den man dringend erreichen will, krank oder im Urlaub ist, heißt es, stattdessen schnell die Abteilungsleitung zu kontaktieren, um zu erfahren, wer ihn vertritt – was natürlich nur geht, wenn man auch deren Kontaktdaten im Adressbuch findet.
Sinnvoll ist daher eine automatische Pflege der Adress- und Kontaktdaten auf den mobilen Endgeräten über alle Geräte hinweg.”
Ob iPhone oder Android-Tablet: Eine automatisierte Synchronisierung der Global Address List des Unternehmens, inklusive aller relevanten Kontaktdetails, sollte in einer UCC-Strategie auf keinen Fall fehlen.
Moderne Tools schaffen Abhilfe
Die gute Nachricht ist, dass es heute schon Apps gibt, die das Problem lösen und sich einfach per UEM-System auf iOS-, iPadOS- und Android-Devices ausrollen lassen – und das mit höchster Sicherheit für die Daten.
Die Tools stellen eine Verbindung zur globalen Adressliste im Unternehmen her, synchronisieren regelmäßig alle aktuellen Kontaktdaten und legen sie DSGVO-konform und verschlüsselt auf dem Mobile Device ab.”
Die Quelle der Daten ist dabei unerheblich: Ob Exchange, O 365, Active Directory, SAP oder Salesforce – solche Plattformen lassen sich über Standardschnittstellen an andere Applikationen anbinden und können diesen dann Daten bereitstellen. So werden nicht nur interne, sondern auch relevante externe Kontakte automatisch erkannt und aktuell gehalten.
Selbst große Dateimengen lassen sich dabei auf einfache Weise importieren und synchronisieren. Zugänglich sind die Kontaktinformationen dann nur über ein Passwort, eine Face-ID oder eine Touch-ID.”
Ebenso bieten die Tools eine automatische Anruferkennung, durch die auf einen Blick ersichtlich ist, wer am anderen Ende der Leitung ist. Ganz nebenbei lässt sich auf diese Art und Weise gleich feststellen, ob es sich eventuell sogar um einen Spam-Anruf handelt. Noch besser ist es, wenn die Kontaktdaten auch offline auf dem mobilen Endgerät verfügbar und somit selbst dann nutzbar sind, wenn keine Verbindung zum Server besteht.
Ein weiterer Pluspunkt für die IT-Security in diesem streng regulierten Umfeld: Da die App in einem geschützten Container ausgeführt werden kann, bleiben private und berufliche Kontakte klar getrennt.”
Markus Adolph ist IT-Experte und Geschäftsführer der EBF-EDV Beratung Föllmer GmbH (Website) aus Köln. Mit einem rund 100-köpfigen Team begleitet er Unternehmen bei der individuellen Transformation zum digitalen Arbeitsplatz. Als IT-Dienstleister bietet die EBF dabei alles von der Konzeption über die Implementierung, Managed Services und individuelle Entwicklungsleistungen bis zum Hosting. Gemeinsam mit Mitgründer Marco Föllmer leitet er die EBF seit fast 30 Jahren mit viel Leidenschaft. Gemeinsam gestalten sie den Markt mit visionären Ideen und eigenen Produkten mit.Fazit: sichere automatisierte Kontaktdaten- und Adresssynchronisierung muss Teil der UCC-Strategie sein
Eine sichere und automatisierte Synchronisierung von Kontaktdaten ist beim mobilen Arbeiten auch für Banken und Versicherungen unabdingbar. Denn ohne eine solche Automatisierung heißt es für alle Beschäftigten, in ihrem Arbeitsalltag die Zeit zu finden, ihre Adresslisten kontinuierlich selbst zu pflegen. Dass dies jedoch in den meisten Unternehmen selten passiert, ist kein Geheimnis.
Markus Adolph, EBFFür Finanzdienstleister und Versicherungen gilt es also, das Thema in ihrer UCC-Strategie unbedingt zu berücksichtigen. Sonst drohen die UCC-Bemühungen der IT – zumindest, wenn es um die mobile Kommunikation der Mitarbeitenden geht – krachend zu scheitern.”
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