Kofax Kapow RPA: Software-Roboter ergänze die FPA zu schnelleren, effizienteren Finanzprozessen

Um Kosten und Personalressourcen zu sparen, setzen Unternehmen vermehrt auf Robotic Process Automation (RPA). Der Vorteil dieser Technologie: Ohne Programmier-Kenntnisse ließen sich “problemlos Software-Roboter erstellen, die sämtliche Aufgaben eigenständig ausführen”. Kofax will nun mit “Kofax Kapow” einen neuen RPA-Maßstab setzen.

Mithilfe von RPA-Lösungen gelinge es, den Automatisierungsgrad in Instituten weiter zu steigern, verspricht Kofax. Mitarbeiter müssen damit manuelle Tätigkeiten nicht mehr selbst durchführen: Die RPA-Lösung erledige diese repetitiven Aufgaben. Der neue Software-Roboter ließe sich völlig unkompliziert per Drag-and-Drop und ohne tiefes technisches Know-how erstellen. Er übernehme anschließend sich wiederholende, regel- und datenbasierte Aufgaben.

Die Roboter interagieren mit vorhandenen Anwendungen oder Websites genauso wie ein Mensch. Die Roboter können z.B. Informationen abgleichen bzw. verifizieren oder auch bestimmte Daten recherchieren und kopieren. Sie überprüfen, ob sie aus Websites, Portalen, Datenbanken, CRM-, ERP- oder weiteren Systemen stammen und stellen sie an anderer Stelle für die Weiterverarbeitung zur Verfügung. Insbesondere im Bereich Finanzbuchhaltung bringt diese Technologie einen spürbaren Effizienzgewinn.“

Holger Schreyer, VP Sales Engineering bei der Kofax Deutschland

Setzen Unternehmen Software-Roboter im Bereich Finanzbuchhaltung oder auch im Shared Service Center (SSC) ein, dann profitieren sie, laut Kofax, von folgenden Vorteilen: Kosteneinsparungen, minimierte Fehlerquoten, maximale Transparenz und Einhaltung interner sowie externer Compliance-Richtlinien, höhere Kundenzufriedenheit, Steigerung der Produktivität, hohe Flexibilität und Skalierbarkeit.

Drei Anwendungsszenarien von RPA-Lösungen für Finanzprozesse

Die Einsatzmöglichkeiten von RPA-Lösungen seien äußerst vielfältig, doch im Bereich FPA spielen insbesondere Portal-Abfragen, Finanzabschlüsse und Stammdaten-Prozesse in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle. Drei Beispiele:

1. Portal-Abfragen: Immer mehr Unternehmen greifen auf webbasierte Self-Service-Portale zurück, über die sie Informationen mit Kunden und Lieferanten teilen. Für viele Unternehmen bedeutet dies erhebliche manuelle Aufwände, da sich Mitarbeiter permanent in verschiedenste Portale einloggen müssen, um dort aktuelle Daten bzw. Dokumente für die Weiterverarbeitung zu überprüfen. Um den Datentransfer zwischen Portalen und dem eigenen System zu automatisieren, müssen immer neue Schnittstellen programmiert werden. Da die Anzahl der Kunden- und Lieferantenportale stetig wächst, ist dies nur mit hohen finanziellen und personellen Ressourcen möglich. Hier setzt Robotic Process Automation an: Die Roboter können u.a. selbstständig Eingangsrechnungen abholen, ausgehende Rechnungen einstellen oder auch aktuelle Währungskurse oder Bankdaten auslesen, um diese im ERP-System zu hinterlegen.

2. Finanzabschlüsse: Börsennotierte Unternehmen und Firmen, die in stark regulierten Märkten oder international tätig sind, müssen hunderte von Aufgaben erledigen, um ihre Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse ordnungsgemäß aufzustellen. Hierfür benötigen sie u.U. zahlreiche Daten und Informationen aus unterschiedlichen Abteilungen oder Tochterfirmen. Diese Aufgaben bauen teils aufeinander auf, sodass Mitarbeiter bestimmte Prozessschritte erst dann erledigen können, wenn die vorangehenden Aufgaben erledigt sind. RPA-Technologie ermöglicht es, Aufgabenketten im Rahmen von Finanzabschlüssen extrem schnell und vor allem in der korrekten Reihenfolge abzuarbeiten. Die Roboter können etwa Kontostände und -daten prüfen, Daten aus unterschiedlichen Systemen und Datenquellen abholen und checken, Daten von einer definierten Quelle zur anderen übertragen oder auch Folgeprozesse automatisiert anstoßen.

3. Stammdaten: Viele Unternehmen vernachlässigen die Überprüfung und Aktualisierung ihrer Stammdaten, da zeitliche und personelle Ressourcen fehlen. Zwar gibt es in der Regel eine Software für Konsistenz- und Dubletten-Checks, jedoch sind auch Handelsregister-Einträge oder Adressen routinemäßig von Mitarbeitern auf ihre Aktualität hin zu überprüfen. Durch den Einsatz von RPA-Technologie können Unternehmen ihre Stammdaten Compliance-konform überprüfen und regelmäßig kontrollieren. Verzögerungen bei Rechnungsläufen werden dadurch ebenso vermieden wie zusätzliche Aufwände bei der Korrektur fehlerhafter Dokumente, etwa von Rechnungen, Lieferscheinen, Auftrags- und Bestellbestätigungen.aj