IT-Modernisierung: 6 Schritte zur Überwindung der Legacy-Bürde von Altsystemen

Komplexe und Jahrzehnte alte Legacy-Systeme gelten oft als größtes Hindernis für digitale Innovation. Auch die Aufrechterhaltung dieser Systeme verschlingt für Wartung, Aktualisierung und Erweiterung bestehender Soft- und Hardware jährlich einen großen Teil des IT-Budgets. Aber Legacy ist mehr als nur Technologie, sondern trägt auch historisch gewachsene – und häufig antiquierte – Beziehungsgeflechte zwischen Fachbereichen und IT mit sich. Der Modernisierungsprozess ist also nicht allein die Aufgabe der IT. Viele Verantwortliche wissen nicht, wo sie eigentlich anfangen soll. 

von Thomas Hellweg, TmaxSoft

Analysten und IT-Verantwortliche sind sich weitgehend einig, dass an der Modernisierung überkommener Infrastrukturen und Anwendungen kein Weg vorbeigeht, um mehr digitale Innovationen zu finanzieren und zeitnah umzusetzen. Thomas Hellweg, Vice President und Geschäftsführer DACH beim Infrastruktur-Modernisierungsspezialisten TmaxSoft, empfiehlt Unternehmen, das Legacy-Problem in 6 Schritten anzugehen.

Schritt 1: Definieren, was unter Legacy fällt

Was ist eigentlich unter dem Begriff Legacy einzuordnen? Je nach Branche und Unternehmen kann dies sehr unterschiedlich sein. Objektiv betrachtet versteht man darunter historisch gewachsene Systeme und Anwendungen, die mittlerweile Geschäftsprozesse und die Umsetzung von Innovationen behindern. Beispielsweise lassen sich Informationen nicht schnell genug ermitteln, auswerten oder weitergeben, Prozesse nicht mehr effizient ausführen oder Systemanpassungen nur noch mit großem Aufwand umsetzen. Weitere Indikatoren sind fehlender Support der Hersteller, zunehmend Bedarf externen Supports mangels Spezialkompetenz, stark steigende Kosten für Wartung und Support sowie nicht offene oder cloud-fähige Systeme.

Schritt 2: Belegen, dass sich die Modernisierung lohnt

Die Idee der Modernisierung kann Evolution oder Revolution sein – der Nutzen und Geschäftswert für die Auswahl eines bestimmten Systems muss daher wohlüberlegt und gut belegt sein. Zudem ist es wichtig, das Top-Management für das Vorgehen zu gewinnen. Für die Argumentation bietet sich eine Kosten-Nutzen-Analyse an. Dazu gehören auch die Berücksichtigung von Compliance-, Datenintegrations- und Sicherheitsfaktoren sowie die Klärung, ob und mit welchem Aufwand sich geplante Innovationen und notwendige Maßnahmen mit dem bisherigen System umsetzen lassen. Bei der Kalkulation sollte neben den tatsächlichen operativen Kosten auch berücksichtigt werden, welche Unkosten bzw. welchen Schaden Altsysteme für die interne oder externe Reputation verursachen und inwieweit sie Marktchancen einschränken.

Schritt 3: Systeme identifizieren, bei denen sich die Modernisierung besonders lohnt

Das Ersetzen einiger Legacy-Systeme kann sich rasch amortisieren, bei anderen ist dies nicht der Fall. Da nicht alles gleichzeitig modernisiert werden kann, bietet es sich an, in erster Linie diejenigen Anwendungen auszuwählen, wo ein ROI klar erkennbar ist. Für CIOs ist es daher von entscheidender Bedeutung, die spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens zu verstehen, um zu ermitteln, welche Technologien den größten Mehrwert schaffen und für die Modernisierungsstrategie unumgänglich sind.

Schritt 4: Bereiche identifizieren, in denen sich Managed Services lohnen

Auch wenn eine Auslagerung von Aufgaben von IT-Verantwortlichen zunächst oft kritisch betrachtet wird, lohnt es zu ermitteln, bei welchen Systemen oder Anwendungen die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten sinnvoll wäre. Die Auslagerung von Storage ist ein gängiges Beispiel. Aber auch bei Kernsystemen nehmen solche Überlegungen zu. Sie machen häufig nur 20% der im Unternehmen zu betreuenden IT aus, können aber einen Großteil der IT-Kosten verursachen. Zudem ist ihr reibungsloser Betrieb ein geschäftskritischer Faktor.

Bisher war die Auslagerung dieser Systeme kaum möglich, da deren Daten nicht von der Anwendung bzw. dem Host getrennt werden konnten. Hier lohnt es sich, neue Lösungsätze zu prüfen. Denn heute können sogar vormals monolithische Lösungen wie Mainframe-basierte Anwendungen in eine offene Datenwelt überführt werden, was die Zusammenarbeit mit spezialisierten Managed-Service-Anbietern ermöglicht.

Schritt 5: Organisatorische Veränderungen einbeziehen

Modernisierung bedeutet mehr als alte IT gegen neue auszutauschen! Es braucht auch eine entsprechend wandlungsfähige Organisationskultur. Zahlreiche Transformationsprojekte sind bereits gescheitert, weil Unternehmen es versäumt haben, neben der Technologie auch ihre Arbeitsmodelle, Geschäftsvorgänge oder Teamzusammensetzungen zu modernisieren. Stattdessen wurde versucht, veraltete Geschäftspraktiken in die neue Welt zu übertragen.

Tatsächlich versteht die Mehrheit der Entscheider in deutschen Großunternehmen unter digitaler Transformation primär immer noch eine Digitalisierung bestehender Geschäftsmodelle und analoger Prozesse, wie die aktuelle Studie von Etventure und der GfK zur Digitalisierung zeigt. Der Aufbau neuer, digitaler Geschäftsmodelle gilt dagegen nur für ein Viertel der Befragten als zentraler Bestandteil des Wandels.

Entscheidend ist, Management und Fachbereiche in den Change-Prozess einzubinden und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten, wie Geschäft und Systeme mit größtmöglicher Effizienz aufeinander abgestimmt werden können. Dieser Dialog kann auch zu einem besseren gegenseitigen Verständnis der Belange von IT und Business führen, was in der Vergangenheit eher selten der Fall war.

Schritt 6: Modernisierung zu einem fortlaufenden Prozess machen

Alle Verantwortlichen im Unternehmen müssen erkennen, dass Modernisierung kein Projekt ist, sondern ein fortlaufender Prozess, den die IT kontinuierlich einplanen muss. Erfolgreiche Unternehmen überprüfen regelmäßig Alternativen für ihre Systeme und Anwendungen, um möglichst zeitnah auf Änderungen in der digitalen Geschäftswelt reagieren zu können und damit die eigene Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen. Ein wichtiges Indiz, ob IT-Anwendungen und Services noch „up-to-date“ sind, liefert das Einholen regelmäßiger Feedbacks von externen und internen IT-Kunden. Für einen praxisnahen Modernisierungsplan müssen IT-Verantwortliche verstehen können, welche Vorgänge die Kunden durchführen wollen und wo sie scheitern.pp