Gremienarbeit in Banken brauch keine Papierberge, um die MaRisk zu erfüllen – eine App sollte genügen
denkende portale
Riesige Papierberge, stundenlange Kopierarbeiten, horrende Verbringungskosten für die Zustellung von Einladungen und Niederschriften – das ist nur ein Auszug dessen, was manche Institute noch immer im Zuge der Gremienarbeit erwartet und für Unzufriedenheit aller Beteiligten sorgt. Geht das nicht anders? Für die Kreditwirtschaft ist eine App-Lösung in Sicht, mit der Prozesse einfacher, schneller und flexibler gestaltet werden könnten. Bernd Schilbach von ‘denkende portale’ stellt sie vor.
von Bernd Schilbach, denkende portale
Effektiv und zeitgemäß sind Abstimmungen via Papier schon lange nicht mehr. Hinzu kommt, dass der Gesetzgeber im Zuge der Banken- und Finanzkrise die Pflichten für Banken und Sparkassen mit immer detaillierteren und ausführlicheren Bestimmungen erweiterte.Besonders fordernd sind zum Beispiel die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin) oder §25 d KWG.”
Hierin wird festgelegt, dass Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder mit ausreichend zeitlichem Vorlauf über Tagungspunkte zu informieren oder mit relevanten Informationen wie vertraulichen Sitzungs- und Abstimmungsunterlagen zu versorgen sind. MaRisk wiederum verpflichtet die Geschäftsleitung einer Bank unter anderem dazu, mindestens vierteljährlich das Aufsichtsorgan des Instituts über die aktuelle Risikosituation zu informieren. Für das Aufsichtsorgan unter Risikogesichtspunkten wesentliche Informationen sind zudem de jure von der Geschäftsleitung unverzüglich weiterzuleiten (Ad-Hoc-Berichterstattung). Die rechtskonforme Ausgestaltung der Gremienarbeit bindet folglich immer mehr Ressourcen. Abhilfe können Online-Lösungen schaffen, welche mit minimalem Einführungsaufwand eine signifikante Entlastung aller Beteiligten und eine deutliche Kostensenkung bewirken.
Mobile Devices und sichere Technologien
Aus dem Portal heraus erhalten die Gremienmitglieder ihre Sitzungseinladungen zentral per E-Mail oder optional per SMS. Vor Sitzungsbeginn fordern die verantwortlichen Mitarbeiter im Zuge der Vorbereitung von den Fachbereichen alle wesentlichen Unterlagen im PDF-Format an. Diese werden in kürzester Zeit zu einer Gesamtunterlage im Design des Unternehmens zusammengefasst, im Portal-Datenraum als verschlüsseltes Dokument allen Gremienmitgliedern zur Verfügung gestellt und der Versand wird im Portal für Revisionszwecke transparent und nachvollziehbar dokumentiert. Damit entfällt die aufwendige Prozedur, viele Einzelunterlagen gesondert öffnen und entschlüsseln zu müssen. Das besondere Augenmerk liegt auf der Verschlüsselung der Daten. Den Zugang zum Datenraum erhalten dabei ausschließlich Gremienmitglieder und berechtigte Mitarbeiter.
Bernd Schilbach ist CEO der denkende portale Gmbh. Seit zehn Jahren verfolgt er das Ziel, die aufwändige und kostenintensive Gremienarbeit für die Anwender entscheidend zu optimieren. Zuvor war er als Projektleiter und Berater für verschiedene Banken und IT-Unternehmen tätig. Der Maßstab: IT muss Prozesse optimieren und in der Summe Kosten senken.
denkende portale
Eine dazugehörende App für iOS-Geräte erweitert das Portal um zusätzliche Funktionen – insbesondere auch hinsichtlich der Bearbeitungsmöglichkeit von Dokumenten. Während die Anmeldung über einen sicheren, sechsstelligen App-Code und mTAN erfolgt, können beliebige Kommentare an den gewünschten Stellen der Sitzungsunterlagen verfasst werden. Diese werden wiederum zusätzlich in das Portal als Backup verschlüsselt synchronisiert. Erfolgt eine Überarbeitung einer Sitzungsunterlage, übernimmt die App die bisherigen Kommentare vollautomatisch. Individuelle Wasserzeichen mit dem Namen des Ratsmitglieds in den Sitzungsunterlagen in der eigenen App erhöhen das Sicherheitsniveau zusätzlich.
Fazit
Ein digitales Tool mit App-Unterstützung bringt enorme Vorteile für die Gremienarbeit mit sich. Rechtskonform und revisionssicher vereinfacht, beschleunigt es sämtliche Prozesse, die für Sitzungen einzuhalten sind. Es entlastetet die Assistenzen und versetzt die Gremienmitglieder in die Lage, unabhängig von Ort und Zeit nicht nur informiert zu sein, sondern stets auf die aktuellen Bearbeitungsstände zurückgreifen zu können. Diese Vorgänge sparen nicht nur enorm Zeit und sorgen für eine hohe Akzeptanz aller Beteiligten. Sie helfen auch nachweislich, Kosten zu reduzieren: Angefangen von der Erstellung papierhafter Unterlagen über deren Verteiler per Kurier bis hin zur sicheren Verwahrung der umfangreichen Dokumente.aj
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