Für die Umwelt: Ausdrucke automatisch einsparen, Strom­sparmodus nutzen, Prozesse verändern

Nachhaltigkeit und Umweltschutz sind Themen, die meist zu kurz kommen. Und das, obwohl heute kein Unternehmen mehr daran vorbei kommt – aus ökonomischen Gründen. Aber Umweltschutz ist nicht zuletzt auch ein Image- und HR-Thema. Dabei müssen es nicht die großen Aktionen sein, die ein Unternehmen „grüner“ machen. Bereits kleine, clevere Veränderungen können dazu beitragen und gleichzeitig Kosten sparen.

von Andreas Duthel, Director Lexmark Global Services DACH

Umweltschutz gelingt im Kleinen: Verbesserungen bei der Effizienz von Büroprozessen oder das Verringern des Papierverbrauchs im Unternehmen können beispielsweise messbare Beiträge leisten. Zwar benötigen Unternehmen eine gewisse Menge an gedruckten Dokumenten und den Einsatz technischer Geräte, um ihr Geschäft voranzutreiben und wettbewerbsfähig zu bleiben. Werden jedoch Wege gefunden, den Stromverbrauch der Office-Geräte sowie ihren Papierverbrauch zu minimieren, kann dies einen großen Unterschied für Umwelt und wirtschaftliche Nachhaltigkeit machen.

Gelebter Umweltschutz Tag für Tag

Kleine Veränderungen können in ihrer Gesamtheit einen großen Einfluss haben und in Summe viel bewirken. So gibt es beispielsweise eine große Bandbreite an Gerätefunktionen, die sich problemlos implementieren lassen, und die auf Knopfdruck Papier und Strom sparen. Ein Beispiel: Ist die Energiesparfunktion bei Druckern oder Multifunktionsgeräten so eingestellt, dass das Gerät nach zehn Minuten, in denen es nicht genutzt wird, in den „Schlafmodus“ (Sleep mode) versetzt und der LCD-Screen gedimmt wird, lässt sich der Stromverbrauch um bis zu acht Prozent senken.

EU-Direktive EC 801/2013 kommt 2019

Viele Hersteller arbeiten daran, den Energieverbrauch ihrer Multifunktionsgeräte insbesondere Sleep-Modus zu senken, um so die Anforderungen der EU-Direktive EC 801/2013 zu erfüllen, die 2019 in Kraft tritt. Das anvisierte Ziel liegt hier bei zwei Watt oder weniger. Bei Lexmark verfolgen die Entwicklungsingenieure dafür eine „Öko-Design-Strategie“ – mit teils beachtlichen Erfolgen. Bei den neusten Modellen konnten die Spezialisten den Stromverbrauch (Total Energy Consumption, TEC) um 42 Prozent im Vergleich zu Vorgängermodellen reduzieren. Der Schlafmodus (Sleep mode) der Neuentwicklung ist sogar 81 Prozent sparsamer als der der jeweiligen Vorgängergeneration.

Papierverbrauch senken, Carbon Footprint verbessern

Einen bedeutenden Anteil an der Klimabilanz eines Unternehmens hat darüber hinaus der Papierverbrauch. Von der Marketing- über die Personalabteilung bis hin zur Buchhaltung: Tagtäglich nutzen Mitarbeiter in jeder Abteilung und in jedem Büro Papier. Das Drucken von Millionen Seiten Papier im Geschäftsalltag macht bis zu 80 Prozent des gesamten Carbon Footprints aus, also des CO2-Ausstoßes eines Gerätes. Der Papierverbrauch lässt sich um bis zu 30 Prozent reduzieren, indem die Standarddruckeinstellung auf Duplexdruck gesetzt wird, also auf beidseitigen Druck.

Nicht abgeholte Druckaufträge nachts automatisch löschen

Noch mehr Potential: Eine von fünf bis sechs ausgedruckten Seiten wird nie vom Gerät abgeholt! Diese Papierverschwendung lässt sich durch eine Druckfreigabe-Lösung unterbinden. Dabei wird der Druck eines Dokuments erst dann gestartet, wenn ihn der Anwender nach Authentifzierung am Gerät freigegeben hat. Am Gerät lässt sich unter anderem einstellen, dass nicht abgeholte Druckaufträge über Nacht automatisch gelöscht werden. Das vermeidet unnötige Ausdrucke, die das Unternehmen viel Geld kosten – und sich negativ auf die Umwelt auswirken.

Administrative Prozesse verändern, die Umwelt schonen

Den Papierverbrauch einzudämmen und Müll zu vermeiden sind wichtige erste Schritte auf dem Weg in Richtung Nachhaltigkeit. Eine noch größere Wirkung erzielen Unternehmen dann, wenn es ihnen gelingt, Geschäftsprozesse zu modifizieren. Denn das Implementieren von Prozess- und Content-Management-Technologien spart nicht nur Papier – es ermöglicht auch Kosteneinsparungen und Effizienzverbesserungen, meist für viele Unternehmensbereiche gleichzeitig.

Beim Bearbeiten täglicher Aufgaben und Prozesse wie der Kundenkommunikation, dem Einstellen neuer Mitarbeiter oder der Rechnungserstellung wird in vielen Unternehmen noch immer viel Papier verbraucht. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch kostenintensiv: So wird das Papier erst bedruckt – und anschließend transportiert und gelagert. Unternehmen, die sich dafür entscheiden, diese Prozesse und Inhalte zu digitalisieren, verschlanken Abläufe, reduzieren ihre Kraftstoffkosten und senken ihren Papierverbrauch.

Analysen helfen Umweltschutz auf die Sprünge

Unternehmen benötigen Software-Lösungen, die nicht nur Prozesse effizienter und effektiver gestalten, sondern die gleichzeitig dazu beitragen, die Zahl gedruckter Dokumente und den Einfluss auf die Umwelt einzuschränken. Analyse-Werkzeuge können hierbei helfen: Sie machen die Wirkung einzelner Initiativen mess- und analysierbar. Dadurch können Unternehmen Umweltschutz- und Prozessmanagement-Vorhaben besser steuern. Zudem können sie den Einfluss der Initiativen darstellen und Bereiche aufspüren, in denen sich weitere Effizienzsteigerungen erzielen lassen. Jeder Aspekt sollte hierbei festgehalten und dargestellt werden – von Kohlenstoffdioxideinsparungen bis zu Prozessverbesserungen. Ratsam ist darüber hinaus, wichtige Kennzahlen und Ergebnisse mit anderen Unternehmen der gleichen Branche zu vergleichen („Benchmarking“): Solche Vergleiche geben eine Vorstellung davon, welche Ziele und Messwerte realistisch sind, und können ein Ansporn für die eigenen Projekte sein.

Eine erweiterte und nachhaltige Supply Chain

Die Bemühungen eines Unternehmens, den individuellen Carbon Footprint zu reduzieren, lassen sich durch die Zusammenarbeit mit Zulieferern verstärken, die sich ebenfalls für den Umweltschutz engagieren. Firmen können Nachhaltigkeit in ihre Lieferkette einfließen lassen, indem sie nach Lieferanten Ausschau halten, die sich umweltfreundliche Prozesse, nachhaltiges Materialmanagement und soziale Verantwortung auf ihre Fahnen geschrieben haben. So können sie ihren umweltfreundlichen Einfluss weit über das eigene Unternehmen hinaus erweitern. Damit dieses Vorhaben gelingt, müssen aber auch die Leistung und Compliance der Zulieferer in regelmäßigen Abständen analysiert werden. Grundlage hierfür ist die Auswertung sozialer, ökologischer und wirtschaftlicher Daten. Beispiel Lexmark: Der Anbieter hat alle Zulieferer neuer und relevanter Geräteteile umfassend hinsichtlich ihrer ökologischen Compliance, ihres Materialmanagements und ihrer sozialen Verantwortung überprüft. Damit nicht genug: Unter den 174 Hauptlieferanten und strategischen Suppliern haben 53 Prozent im vergangenen Jahr bereits einen Nachhaltigkeitsbericht veröffentlicht.

Partnerschaften unterstützen Umweltbestreben

Doch unternehmenseigene Projekte und Berichte allein sind nicht genug. Klimawandel, CO2-Ausstoss und Wasserknappheit sind Probleme von weltweiter Bedeutung, die keine Organisation allein lösen kann. Stattdessen braucht es das gemeinsame Bemühen von Öffentlichkeit, Regierungs- und Nichtregierungsorganisationen sowie Unternehmen. Firmen, die es ernst meinen mit Nachhaltigkeit und Umweltschutz, investieren deshalb nicht nur in eigene Prozesse und Projekte, sondern vernetzen sich mit Dritten – beispielsweise im Rahmen von Industrieverbands- oder NGO (Nichtregierungsorganisation)-Projekten oder durch selbstangestoßene Kooperationen mit Organisationen der öffentlichen Hand, Universitäten und Schulen oder gemeinnützigen Vereinen.

Auch derartige Projekte dürfen und sollten unter Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher Gegebenheiten umgesetzt werden. Das bedeutet: Die Vorhaben sollten konkrete Ziele verfolgen, mit Budgets versehen sein und per Projektcontrolling geprüft werden. Der „Return on Invest“ muss dabei nicht nur der Umweltschutz sein – zusätzliche Ziele wie „Know-how-Transfer“ und „Imagepflege“ sind ebenso zulässig.

Fazit: Viele Umweltschutzprojekte helfen zugleich Kosten zu sparen

In Zei­ten welt­wei­ten ökonomi­schen Kon­junktur­rück­gangs ge­rie­ten viele grüne und öko­logi­sche In­itiativen von Un­ternehmen ins Hin­ter­treffen. An ers­ter Stel­le stan­den die Bemühun­gen, Kos­ten zu spa­ren und Wettbewerbsvor­teile zu si­chern. Dennoch ha­ben Nach­haltigkeit und Corpora­te Soci­al Re­sponsibility, also die un­ternehmeri­sche Ver­antwor­tung gegenüber Mensch und Natur, nach wie vor ei­nen wichtigen Stel­lenwert in jeder zukunfts­orientier­ten Un­ternehmensstra­tegie. Auch die­se Maßnah­men tra­gen dazu bei, Kos­ten einzu­spa­ren und Pro­zesse zu optimie­ren. Indem Un­ternehmen ei­nen ganzheitli­chen Nach­haltigkeits­an­satz verfolgen, können sie ih­ren Mit­arbeitern, Kun­den, Zulieferern, Aktionären und dem Umfeld zei­gen, dass sie Umwelt­schutz und soziale Ver­antwor­tung ernst nehmen. Viele Aktionen sind recht einfach und kostengünstig.aj