Warum Finanzunternehmen ihr Ertragsmanagement auf eine digitale Grundlage stellen sollten

Vernünftige Erträge zu erzielen, ist für Banken und Finanzdienstleister mehr denn je eine Herausforderung. Umso wichtiger ist es, die Preisgestaltung von Produkten und das Ertragsmanagement zu optimieren. Das erfordert jedoch Lösungen, die manuelle Prozesse überflüssig machen und “Informationssilos” in Unternehmensbereichen beseitigen.

von Ash Finnegan, Digital Transformation Officer bei Conga

Mögest Du in interessanten Zeiten leben!”

Diesen Satz geben Chinesen angeblich Menschen mit auf den Weg, denen sie nicht gerade wohlgesonnen sind. Viele Mitarbeiter von Banken und Finanzunternehmen dürften sich derzeit vorkommen, als hätten höhere Mächte ihre gesamte Branche mit diesem Wunsch bedacht. Das gilt vor allem dann, wenn sie einen Blick auf die Ertragsquellen werfen. Stichworte: Niedrigzinspolitik, MiFID II, Corona. Da fällt es Finanzunternehmen schwer, akzeptable Erträge zu erzielen.

Umso wichtiger ist es, die Preisgestaltung von Produkten zu optimieren. Dabei sollte insbesondere die Rolle der Kunden nicht unterschätzt werden. Nur dann, wenn diese mit den Angeboten und Services eines Finanzdienstleisters zufrieden sind, wirkt sich das positiv auf die Ertragssituation aus. Zu diesen Services zählt jedoch nicht nur eine kompetente Betreuung.

Ob sich ein Kunde bei einem Anbieter gut aufgehoben fühlt, hängt auch von Prozessen ab, die dem Ertragsmanagement (Revenue Management) zuzurechnen sind.”

Dieses umfasst die Auftrags-und Vertragsverwaltung, das Fakturieren, die Rechnungsstellung sowie das Erstellen von neuen Angeboten.

Ein Ertragsmanagement ermöglicht es Finanzdienstleistern, unterschiedliche Ertragsmodelle und Produktlinien zu verwalten, inklusive ergänzender Angebote. Das schließt die Verlängerung von Aufträgen mit ein sowie das Anpassen von Angeboten, die ein Kunde bislang genutzt hat.

Wenn es “richtig” umgesetzt wird, kann ein Revenue Management dazu beitragen, die Ertragslage eines Unternehmens transparenter zu gestalten und die Interaktion mit Kunden zu verbessern.”

Ein weiterer Vorteil ist, dass sich Abläufe automatisieren lassen, die im Zusammenhang mit dem Abschluss von Verträgen und dem Erbringen der Leistung stehen. Diese Automatisierung macht ein Unternehmen flexibler und reaktionsschneller – und sie reduziert die Fehlerquote.

Komplexe Prozesse

Das hört sich einfach an. Doch in der Praxis zeigen sich etliche Klippen. Das zeigt ein Blick auf einige der Prozesse, die im Ertragsmanagement anfallen. So kann es vor der Unterzeichnung eines Vertrags erforderlich sein, die Rechtsabteilung einzuschalten. Das ist etwa dann der Fall, wenn in einen Vertrag modifizierte Klauseln integriert werden sollen. Hat ein Kunde einen Vertrag unterzeichnet, werden die Informationen an die Auftragsabwicklung weitergeleitet. Sie richtet beispielsweise für den Kunden einen Aktien-Sparplan inklusive eines Depots ein.

Parallel dazu erhält die Rechnungsabteilung Informationen, auf deren Grundlage sie die Rechnung(en) erstellt. Dies kann sich zu einem komplexen Vorgang entwickeln, etwa dann, wenn ein Kunde mehrere Orders platziert oder nachträglich Änderungen daran vornimmt. Damit der Auftraggeber nicht innerhalb weniger Tage einen Stapel von Rechnungen erhält, muss die Rechnungsstellung daher optimiert werden.

Informationssilos entstehen

Das bedeutet, dass mehrere Unternehmensbereiche in das Revenue Management involviert sind. Doch jede Sparte verfolgt eigene Ziele und nutzt separate Informationsquellen. Die Sales-Spezialisten konzentrieren sich darauf, die Vertragsverhandlungen mit Kunden zum Abschluss zu bringen. Sie greifen dabei auf das CRM-System (Customer Relationship Management) zurück. Die Fachleute in der Auftragsabwicklung und im Rechnungswesen möchten wiederum das Produkt möglichst schnell zum Kunden bringen und die Rechnung erstellen. Ihr bevorzugtes Arbeitsmittel ist eine ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning).

Doch je mehr Plattformen im Einsatz sind, desto größer ist die Gefahr, dass “Informationssilos” entstehen. Statt eine ganzheitliche Sicht auf Verträge, Rechnungen und Orders zu erhalten, haben Mitarbeiter nur Zugang zu einem Teil der relevanten Informationen. Das erhöht das Risiko von Fehlern, vor allem dann, wenn unterschiedliche Abrechnungsmodelle verwendet werden.

Lösung: Vertragsmanagement mit CRM und ERP kombinieren

Um solche Defizite zu vermeiden, verlagern viele Unternehmen das Revenue Management in das ERP-System. Doch solche Lösungen sind vor allem dafür ausgelegt, Finanzdaten zu verwalten und Back-End-Prozesse auszuführen. Sie sind jedoch zu unflexibel, wenn ein Finanzdienstleister häufig neue Angebote aufsetzt oder Services und Produkte kombiniert. Hinzu kommt, dass Front-End-Systeme wie CRM-Lösungen und ein Vertragsmanagement außen vor bleiben. Dadurch bleiben Fragen offen, die den Ertrag mitbestimmen, etwa

Welchen Preis können wir für diese Kombination von Produkten und Services ansetzen?”

oder

Welche Produkte aus unserem Haus hat der Kunde bereits erworben?”.

Die Lösung besteht darin, beim Revenue Management drei Komponenten zu kombinieren:

• ein ERP-System für die Back-End-Prozesse und die Verwaltung der Finanzdaten,
• eine CRM-Lösung, über die beispielsweise Änderungswünsche von Kunden Eingang in die Bereitstellung und Abrechnung von Produkten finden,
• ein durchgängiges Vertragsmanagement.

Eine solche Lösung “orchestriert” alle Informationen und Änderungen an Verträgen, Rechnungen und Zahlungsinformationen. Dies erfolgt system- und abteilungsübergreifend. Mitarbeiter können Arbeitsabläufe, Genehmigungsverfahren, das Reporting und Analysewerkzeuge gemeinsam nutzen – ohne “Silos”.

Kriterien einer Revenue-Management-Lösung

Auf dem Markt sind etliche Produkte für das Revenue Management zu finden. Nicht alle sind gleichermaßen für die Anforderungen von Finanzdienstleistern ausgelegt. Eine Lösung sollte in jedem Fall drei Kernfunktionen bieten:

1. Eine umfassende Transparenz aller Vorgänge im Zusammenhang mit Verträgen sicherstellen, und das in Verbindung mit einer Automatisierung von Prozessen.
2. Eine zentrale Plattform mit einer hohen Skalierbarkeit.
3. Eine möglichst einfache Verwaltung aller Prozesse und (digitalen) Dokumente.

Zunächst zum ersten Punkt. Transparenz und Automatisierung sind notwendig, damit sich Prozesse schneller und mit einer geringen Fehlerquote durchführen lassen. Das gilt für die gesamte Prozesskette vom Ausfertigen eines Vertrags bis zur Übermittlung der Rechnung an den Kunden und die Kontrolle des Zahlungseingangs. Außerdem erhalten Banken und Finanzdienstleister die Möglichkeit, Kunden auf Grundlage von deren Kaufhistorie und aktuellen Produkt- und Preisinformationen ergänzende Angebote zu unterbreiten. Das gilt auch für die Verlängerung bestehender Verträge. Sollten sich Konditionen und Vertragsbedingungen geändert haben, werden diese automatisch in den neuen Vertragsentwurf eingepflegt.

Eine Sicht auf alle Daten und Prozesse

Eine zentrale Revenue-Management-Plattform ist wichtig, damit alle Abteilungen dieselbe “Sicht” auf die Prozesse haben, die mit dem Ertragsmanagement verknüpft sind. Das gilt beispielsweise für das Ändern von Aufträgen und Rechnungen. Die Voraussetzung dafür ist, dass Programmierschnittstellen (Application Programming Interfaces, APIs) bereitstehen. Darüber lassen sich die Systeme für das Vertragsmanagement, die Kundenbetreuung (CRM) und die Finanz- und Rechnungsverwaltung (ERP) verbinden.

Unverzichtbar sind zudem komfortable Managementfunktionen. Die Lösung sollte beispielsweise auf Basis der Vertragsbedingungen automatisch Fakturierungspläne erstellen.

Außerdem muss das Revenue Management die Möglichkeit bieten, alle Arten von Aufträgen zu bearbeiten, Verträge zu verlängern und die dazugehörigen Abrechnungen zu erstellen – auch dies weitgehend automatisch und über alle Vertriebskanäle hinweg.”

Compliance und “Analytics” nicht vergessen

Ergänzend dazu ist es hilfreich, wenn ein Revenue Management weitere Punkte berücksichtigt. Dazu zählen Standards für die Rechnungslegung wie IFRS 15. Diese Norm bezieht sich auf Erlöse aus Verträgen mit Kunden. Anfang 2023 soll zudem IFRS 17 in Kraft treten, das die Bewertung und Bilanzierung von Versicherungsverträgen regeln. Eine Revenue-Management-Plattform prüft automatisch, ob Verträge und Reports solche Vorgaben erfüllen.

Um eine Prognose über den Cash-Flow und den Umsatz zu erstellen, sind zudem Analysefunktionen von Vorteil. Einige Lösungen für das Ertragsmanagement greifen dazu auf Methoden wie maschinelles Lernen und Zeitreihenmodelle zurück. Damit solche Verfahren den gewünschten Nutzen bringen, sollte die Revenue-Management-Lösung ein einheitliches Datenmodell verwenden, das vom Großteil der Geschäftsprozesse unterstützt wird. Ein solcher Ansatz vermeidet, dass die IT-Abteilung heterogene Datenbestände und Systeme integrieren muss.

Was das Ganze bringt

Doch was bringt ein solches integriertes und automatisiertes Revenue Management? Ein Vorteil ist, dass sich der Cash-Flow optimieren lässt.

Das System macht transparent, wann welche Einnahmen zu erwarten sind und wie sich die Ausgabenseite darstellt – und das in Echtzeit. Diese Informationen sind für ein solides Wirtschaften unverzichtbar.”

Hinzu kommt, dass die Zahl der Fehler bei der Rechnungsstellung und Fakturierung sinkt, wenn Prozesse durchgängig automatisiert werden. Das vermeidet wiederum Einnahmeausfälle.

Finanzchefs und Produktverantwortlichen stellt eine moderne Ertragsmanagementlösung zudem Informationen über den Erfolg von Geschäftsstrategien und Produktportfolios zur Verfügung. Ein Chief Financial Officer kann anhand dieser Informationen finanzielle Risiken proaktiv erkennen und minimieren. Produktmanager wiederum erkennen, welche Angebote bei den Kunden auf eine positive Resonanz stoßen und können gegebenenfalls die Produktpalette neu justieren.

Kurzum: Revenue-Management-Lösungen sind kein Luxus. Vielmehr unterstützen sie Banken und Finanzdienstleister dabei, auch in “interessanten Zeiten” akzeptable Erträge zu erzielen und ihren wirtschaftlichen Erfolg sicherzustellen.Ash Finnegan, Conga