Finanz Informatik: auto­ma­tisierte und ver­ein­fach­te Rechnungs­bearbeitung

Erfassungsfehler durch die manuelle Übertragung von Rechnungsdaten in SAP sollen bei der Finanz Informatik der Vergangenheit angehören, sagt DMSFactory. Niemand müsse bei dem IT-Dienstleister der Sparkassen mehr Rechnungen ausdrucken und wieder einscannen. Via Kofax-Systemen, die per DocumentsPipeliner verknüpft seien, laufe der Erfassungs- und Prüfprozess seit kurzem völlig automatisiert ab.

Aktuell laufe die automatisierte Rechnungsbearbeitung der FI über einen externen Dienstleister. Dabei laufe das bisherige System schon bei hohem Kreditoren-Rechnungsvolumen sehr gut – …

… problematisch wurde es aber bei kleineren Kreditoren. Diese adressierten ihre Rechnungen zum Großteil als PDF per E-Mail direkt an das Unternehmen.”

Für genau diese per E-Mail gesendeten Rechnungen existierte bislang kein automatischer Rechnungsbearbeitungsprozess. Stattdessen wurden die PDFs ausgedruckt, an die zentrale Poststelle versendet, wieder eingescannt und dann bearbeitet.

Zur Optimierung und Modernisierung dieses Workflows verwendet DMSFactory nun den eigens entwickelten DocumentsPipeliner, der für den Import der E-Mails nach Kofax (Website) zuständig ist. Die Software transportiert Dokumente und Informationen regelbasiert zwischen Systemen und konvertiert diese bei Bedarf in rechtssichere Formate. Der DocumentsPipeliner zeichnet sich vor allem durch die Möglichkeit der Mehrfachinstallation und die unbegrenzte Anzahl an zu verarbeitenden E-Mails pro Jahr aus. Bei der Finanz Informatik kommt er direkt beim Eingang der E-Mails zum Einsatz. Er extrahiert zunächst die PDF-Dateien, wandelt diese in ein für Kofax verständliches Format um und stellt diese anschließend zur Verfügung.

Implementierung und Aufbau der Extraktionsregelwerke

Neben der Einrichtung der Erkennungssoftware unterstützte die DMSFactory (Website) den IT-Dienstleister zusätzlich bei der Implementierung und dem Aufbau der Klassifikationen und Extraktionsregelwerke. Eine weitere Anforderung des Projekts war es, die ursprünglichen E-Mails in SAP mit den jeweiligen SAP-Belegen zu verknüpfen. Hierzu entwickelte die DMSFactory ein spezielles Add-on für Kofax, das im Zuge des Automatisierungsprozesses zum Einsatz kommt.

Das Projekt erziele eine Verbesserung der gesamten Qualität der Rechnungsverarbeitung. Die Konvertierung der Rechnung in das PDF/A-Format, die Archivierung der PDF-Datei und die Übertragung der Daten nach SAP ist nun automatisch möglich. Für Finanz Informatik wird dadurch zum einen eine bessere Kontrolle über den Bearbeitungsstand aller Rechnungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet. Zum anderen spart sie auch Kosten ein, da weniger Rechnungen über einen externen Dienstleister abgewickelt werden müssen.aj