Drei Komponenten einer erfolgreichen Prozessoptimierung

Ineffektives Prozessmanagement führt dazu, dass Tätigkeiten länger dauern als geplant und wichtige Entscheidungen ohne ausreichende Datenbasis getroffen werden. Abhilfe schafft eine Prozessmanagementlösung, die drei Kernkomponenten enthält: eine vollständig integrierte Prozess- und Entscheidungsmodellierung, eine Wissensbasis und datenbasierte Echtzeit-Analysen.

von Gerrit de Veer, Senior Vice President Sales MEE bei Signavio

Oft gehört, aber immer noch wahr: Viele Unternehmen stehen unter einem hohen Kosten- und Wettbewerbsdruck. Ein probates Mittel für die Reduzierung von Kosten und die Erhöhung der Innovationskraft ist die Analyse und Optimierung von Prozessen. Dieser Optimierungsbedarf betrifft nahezu alle Branchen: von der Telekommunikations- und Automobilindustrie über den Handel bis hin zum Banken- und Versicherungswesen. Gerade in der von einer hohen Dynamik geprägten Finanzdienstleistungsindustrie wird es für Banken und Sparkassen immer wichtiger, ihre Prozesse nachhaltig zu verbessern und zu verwalten.

Ein Startpunkt ist dabei vielfach die Integration einer modernen Prozessmanagementlösung mit dem vorhandenen GRC (Governance, Risk Management und Compliance)-System, um eine Datensynchronisation vorzunehmen. Eine hohe Priorität nimmt zudem auch die Integration von Banksystemen ein, die Informationen zu Anwendungen, Daten, Rollen und Verantwortlichkeiten oder auch zu Verfahrensanweisungen enthalten. Ein moderne Prozessmanagementlösung bietet die Möglichkeit, all diese verschiedenen Arten von Informationen prozessbegleitend zusammenzuführen.

Die Anbindung an die unterschiedlichen Banksysteme wie GRC, Kernbanken-, Wertpapier- und Zahlungsverkehrssystem, aber auch Call-Center- oder Chatbot-Lösungen kann einfach und schnell über REST APIs erfolgen.

Sie sind unabhängig von Programmiersprachen nutzbar und ein bewährtes Verfahren für den Datenaustausch.”

Darüber hinaus sollten leistungsstarke Prozessmanagementlösungen für die Verbindung mit unterschiedlichen Systemen und kundenspezifische Integrationen auch die Nutzung von XES-Dateien, JavaScript oder ETL-Prozessen unterstützen.

Doch welche Leistungsmerkmale muss eine solche zukunftssichere Prozessmanagementlösung bieten? Im Wesentlichen sollte sie Prozess- und Entscheidungsmodellierung miteinander verbinden, eine Wissensbasis bereitstellen und datenbasierte Echtzeit-Analysen zur Prozessoptimierung liefern.

Dynamisches Prozessmanagement-System

Auch wenn ein Prozess gut dokumentiert ist, gibt es immer außergewöhnliche Situationen und Wechselwirkungen, durch die ein Prozess komplexer wird. Eine Konstante der Geschäftswelt ist schließlich die Veränderung. Die Prozessdokumentation ist mit Sicherheit ein erster guter Ansatz, allerdings längst nicht mehr ausreichend. Entscheidend ist, die operativen Abläufe auf Veränderungen auszurichten und dabei die Geschäftsprozesse mit den dazugehörigen Entscheidungen zu verknüpfen. Die technische Basis bildet ein dynamisches Prozessmanagement-System, das Prozess- und Entscheidungsmodellierung miteinander verknüpft, das heißt Entscheidungslogiken in das Prozessmanagement integriert.

Für die Prozessmodellierung wird dabei in der Regel die grafische Spezifikationssprache BPMN (Business Process Model and Notation) genutzt, die der führende Standard für die Erstellung von Geschäftsprozessmodellen ist. Die aktuelle Version BPMN 2.0 bietet etwa die Möglichkeit, Aktivitäten, Daten- und Kontrollfluss, die organisatorischen Abhängigkeiten und die Systemabhängigkeiten von Geschäftsprozessen zu definieren.

Eine State-of the-Art-Lösung bietet darüber hinaus auch die Möglichkeit, BPMN-Diagramme zu erstellen und zu editieren, ohne dass ein spezifisches BPMN-Know-how erforderlich ist. Auf diese Weise können auch Nutzer ohne Modellierungserfahrung oder Notationskenntnisse unkompliziert Prozesse modellieren.

Die Geschäftsentscheidungen werden mit dem Notationsstandard DMN (Decision Model and Notation) modelliert. DMN ermöglicht es, Entscheidungsprozesse in einer strukturierten und formalisierten Weise zu dokumentieren. Sie stehen damit allen Prozessbeteiligten in einer verständlichen, nachvollziehbaren Form zur Verfügung.

Aufbau einer Prozess-Wissensbasis

Sind die Prozesse in einem ersten Schritt mit den Geschäftsentscheidungen verknüpft, besteht eine weitere Aufgabe darin, die Kommunikation transparent zu gestalten. Sie ist ein wichtiger Erfolgsfaktor und kritischer Punkt in vielen Organisationen. Im Unternehmensalltag sind Prozessinformationen oft in verschiedenen Bereichen verteilt, etwa in Fachabteilungen und in der IT.

Zusätzlich sind gerade im Bankenbereich oft separate IT-Systeme im Einsatz. Die Kommunikation und die interne Bereitstellung von Informationen werden dadurch erschwert.”

Folglich ist eine wichtige Grundlage für erfolgreiche Prozessoptimierungen eine zentrale, vollständig integrierte Prozess-Wissensbasis, die Prozessinformationen bündelt und organisationsweit Transparenz schafft. Damit wird der Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen gefördert und eine agile und schnelle Zusammenarbeit auch über Bereichsgrenzen ermöglicht. Dieser multilaterale Kommunikationsstrom schafft die Basis für kontinuierliche Prozessverbesserungen – sowohl im Hinblick auf einen Gesamtprozess als auch hinsichtlich eines Teilprozesses.

Datenbasierte Echtzeit-Analysen zur Prozessoptimierung

Sind die Betriebsabläufe mit den Geschäftsentscheidungen verknüpft und die einzelnen Teams vernetzt, müssen die verschiedenen Abläufe mit validen Prozessdaten aus dem Geschäftsalltag gekoppelt werden. Dieser Schritt rundet ein zukunftsfähiges Prozessmanagement ab.

Für die Kopplung von Betriebsabläufen und Daten sind Prozessmanagementlösungen erforderlich, die eine systematische Auswertung von Prozessdaten über unterschiedliche IT-Systeme eines Unternehmens hinweg unterstützen. Mit der Methode des Process-Minings können dabei Echtzeitdaten aus verschiedenen Systemen aggregiert und visualisiert werden. Auf dieser Informationsbasis ist es möglich, den tatsächlichen Verlauf organisationsweiter Prozesse zu verbessern. Konkret bieten die datenbasierten Analysen die Chance, Prozessabweichungen und potenzielle Compliance-Risiken zu identifizieren und zu beseitigen. Ebenso können Finanzinstitute damit Betriebsabläufe flexibel auf Veränderungen ausrichten.

Prozesse sind dabei auf verschiedene Weise optimierbar, zum Beispiel im Hinblick auf die Beschleunigung von Abläufen, die Reduzierung von Kosten oder die Minimierung des Ressourceneinsatzes. Auch die Prozesskonformität kann überprüft werden, also ob ein Prozess wirklich so abläuft, wie er ursprünglich modelliert wurde.”

Eine Prozessmanagementlösung muss darüber hinaus auch die Möglichkeit der Prozesssimulation bieten, die gerade im Bankenumfeld eine wichtige Rolle spielt. Durch die Simulation von beabsichtigten Prozessänderungen können negative Auswirkungen auf die gesamte Prozesslandschaft ermittelt werden. Die Simulation ermöglicht somit das frühzeitige Erkennen von Herausforderungen und Problemen, sodass keine inadäquaten Prozessanpassungen durchgeführt werden, die einen unnötigen Zeit- und Kostenaufwand nach sich ziehen.

Die Modellierung, Analyse und Verbesserung ineffizienter betrieblicher Abläufe zählt für viele Unternehmen in einer von starkem Konkurrenzdruck geprägten Zeit zu den Hauptherausforderungen. Die Finanzdienstleistungsbranche stellt dabei keine Ausnahme dar. Im Gegenteil: Mit ihrer datengetriebenen, ergebnisorientierten Natur ist sie geradezu prädestiniert für Prozessverbesserungen, die mit der richtigen Lösung auch einfach und schnell realisierbar sind, also mit einem Prozessmanagement-System, das Prozess- und Entscheidungsmodellierung verknüpft, eine Wissensbasis bietet und Echtzeit-Analysen unterstützt.aj