BVI-Excel-Sheets: Das Ende der Übergangslösung – SWIFT automatisiert das Fondsgeschäft

Seit 2005 stellt der deutsche Fondsverband BVI dem Markt Excel-Sheets für die Kommunikation zwischen Advisor/Asset Manager und der KVG zur Verfügung. Dieses Verfahren – von vornherein als Übergangslösung geplant   ̶  ersetzt SWIFT nun mit einer automatisierten Lösung, die sogar Rücksicht auf alte Gewohnheiten nimmt.

Das Fondsgeschäft wächst – und mit ihm wachsen die Volumina bei grenzüberschreitenden Transaktionen, die regulatorischen Anforderungen sowie die Kosten und Risiken. 10 Jahre lang wurde das nun per BVI-Excel-Sheets gelöst, was eigentlich nur eine Übergangslösung sein sollte.

Das Problem: Die Excel-Lösung erfordert einem hohen Anteil manueller Bearbeitung. Das trägt maßgeblich zu hohen Kosten und Risiken in diesem Geschäftsfeld bei. Excel-Sheets sind daher bei Depotbanken immer weniger gern gesehen.

BVI-Forum „IT Solutions“ sucht nach neuen Lösungen

Bereits im März vergangenen Jahres hatte sich das jährliche BVI-Forum „IT Solutions“ in Frankfurt  diesem Thema gewidmet. Aus Anlass des 10-jährigen „Geburtstags“ des BVI-Excel-Sheets hatte der BVI Branchenvertreter nach Frankfurt eingeladen und mit ihnen die Frage „Was kommt danach?“ diskutiert. Der BVI-Ausschuss Administration und Standardisierung beschloss in Zusammenarbeit mit den Verwahrstellen, das Excel-Sheet zur Kommunikation von Wertpapier-Transaktionsvorschlägen und -orders durch eine automatisierte SWIFT-Lösung zu ersetzen. SWIFT entwickelte daraufhin in Kooperation mit dem BVI eine Lösung, die das BVI-Excel-Sheet automatisch in eine SWIFT-Nachricht umwandelt. Diese kann dann über den eigenen SWIFT-Anschluss versendet werden.

Neue Lösung von SWIFT soll den Aufwand reduzieren

Die Funktionalität der automatisierten SWIFT-Lösung und deren Einsatz in der täglichen Praxis standen daher auch im Mittelpunkt von zwei Präsentationen auf der diesjährigen „BVI Fund Operations Konferenz“ am 8. März in Frankfurt am Main. Die Veranstaltung fand mit über 500 Teilnehmern große Resonanz und bot mit mehr als 30 Vorträgen zu den aktuellen Trends in der Wertpapier- und Fondsbranche  ̶  wie dem Einsatz von Standards für Transaktionen und im Reporting sowie der Digitalisierung im Asset Management  ̶  allen Beteiligten ein zentrales Informations- und Diskussionsforum zu den wichtigsten Entwicklungen des Marktes.

Die neue SWIFT-Lösung soll dabei die Kommunikation mit allen Gegenparteien durch Konnektivität mit dem SWIFT-Netzwerk vereinfachen und rationalisieren. An die Stelle der bisherigen Vielfalt von Kommunikationskanälen über Fax, Telefon, E-Mail und proprietäre Datenformate mit ihrem hohen manuellen Aufwand tritt der volle Zugang zum SWIFT-Netzwerk als einem einzigen standardisierten Kommunikationskanal. Besonders hebt der Anbieter dabei die gesicherte und ausfallresistente Infrastruktur hervor, die Asset Manager mit Verwahrstellen, Finanzintermediären und Fondsgesellschaften verknüpft und die Finanzinformationen in standardisiertem Format übermittelt. Die SWIFT-Lösung sei zunächst darauf ausgelegt, die Kommunikation über BVI-Excel-Sheets bei Aktien- und Rentenprodukten abzulösen, soll sich jedoch leicht auch für den Einsatz in anderen Asset-Klassen erweitert lassen.

Für die Gewohnheit: Excel-Sheet kann als Standard-Template erhalten bleiben

Besonders attraktiv an dieser Lösung sei der minimale Aufwand für deren Einsatz auf Seiten des Nutzers. Vereinfacht ausgedrückt: Das BVI-Excel-Sheet bleibt als Standard-Template erhalten und kann weiter als Input-Tool genutzt werden, den Rest übernimmt SWIFT. Dies geschieht automatisch durch Umwandlung der Daten in ein nach ISO 15022 standardisiertes Datenformat, dessen Basis die im Excel-Sheet angegebenen Datenfelder bilden. Sie müssten für die Umwandlung in eine SWIFT-Nach­richt (MT541/MT543) nur um wenige Datenfelder ergänzt werden.

Die Implementierung und der laufende Betrieb sowie die Wartung eines SWIFT-Anschlusses sei einfach, effizient und kostengünstig  ̶  auch für Asset Manager/Vermögensverwalter mit geringem Transaktionsvolumen, sagt SWIFT. Mit den neuen Cloud-Lösungen könne der Anschluss an das SWIFT-Netzwerk über Alliance Lite2 einfacher, schneller und zu weit geringeren Kosten eingerichtet werden als je zuvor. SWIFT habe zudem für die Lösung in Abstimmung mit dem BVI ein attraktives Preismodell mit einem erheblichen Rabattvorteil für Asset Manager/Vermögensverwalter entwickelt, die bisher noch nicht über einen SWIFT-Anschluss verfügen.

Praxisbeispiel Hansainvest

Hansainvest ergänzte die SWIFT-Darstellung auf der Konferenz mit der Präsentation eines Praxisbeispiels anhand der Optimierung der Arbeitsabläufe durch eine SWIFT-Anbindung. Zum Ende des Jahres 2013 verfügte die Gesellschaft über 188 Fonds mit einem  Fondsvolumen von 15,6 Milliarden Euro und neun Verwahrstellen – jedoch über keine automatisierten Abgleichprozesse für Cash-Konten und Bestand. Zudem gab es unterschiedlichste Lieferwege und -formate für Konto- und Depotinformationen  ̶  wie Fax, E-Mail, SFTP und Papier, .txt, .pdf, .csv und andere.

Die Kosten

Daher wurde die Nutzung von SWIFT für die Übermittlung von Kontoauszügen (MT940) sowie Depotbeständen (MT535) und damit die Umstellung auf ein einheitliches Format – unabhängig von der Zahl der angebundenen Verwahrstellen und Partner – geplant. Dies wurde umgesetzt über den Anschluss an das SWIFT-Netzwerk mit Alliance Lite2 sowie die Nutzung eines eigenen Servers; die Konnektivität mit SWIFT wurde über eine gesicherte Internet-Verbindung durch Einsatz eines USB-Tokens hergestellt. Dafür fielen lediglich einmalige Kosten von weniger als 20.000 Euro für die Implementierung an; die laufenden Kosten für die SWIFT-Nutzung betragen jährlich 5.000 Euro.  Da die Gesellschaft lediglich ein Empfänger von Daten ist, ist derzeit kein zusätzlicher finanzieller Aufwand erforderlich. Ein weiterer Effekt der wachsenden Automatisierung ist die Verminderung des zuvor für die Kommunikation erforderlichen Personalaufwands.

Ergebnisse bei Cash- und Bestandsabgleich

Den Cash-Abgleich übermit­teln acht der neun Verwahr­stel­len mit MT940 direkt über SWIFT, die ver­bleiben­de liefert MT940 über ei­nen an­de­ren Weg. Seit die automatisier­te Ab­stimmung der Cash-Bestän­de von der Jah­res­mitte 2015 an pro­duktiv ist, wird täglich ein ma­schi­nel­ler Abgleich von rund 3.000 Geldkon­ten (bei etwa 280 Fonds ein­schließlich Subfonds und Segmentfonds) durch­geführt. Das ent­spricht ei­ner Automatisierungs­quote von bis zu 80 Pro­zent auf Fonds­ebe­ne und bis zu 98 Pro­zent auf Kon­ten-Ebe­ne. Beim Be­standsabgleich übermit­teln sie­ben von neun Verwahr­stel­len MT535 direkt über SWIFT, die restli­chen liefern MT535 über ei­nen an­de­ren Kanal. Seit die automatisier­te Ab­stimmung der Wertpa­pierbestän­de in Tran­chen En­de 2015 in Betrieb genommen wurde, hat sich ei­ne Automatisierungs­quote von bis zu 94 Pro­zent bei derzeit 150 auf­gesetz­ten Fonds erge­ben.

Zusätzli­che Ergebnis­se der Kommunikati­on über das SWIFT-Netz­werk trügen zur weite­ren Erhöhung des Auto­mati­sierungs­­grades bei der Hansainvest bei: Der Empfang von Wertpa­pier-Ab­rech­nun­gen von diver­sen Brokern mit MT515 und die Auf­nah­me von MT300
für Devisen­termin­ge­schäfte in die Automatisierung von Ab­rech­nun­gen.aj