Versicherungs-IT: Social Intranet Allianz Connect – Technische Infrastruktur … und besser als Facebook

Vernetzt arbeiten, Wissen teilen, Kollaboration über Silogrenzen hinweg, das ist zum Credo einer Arbeitswelt geworden, die von den Anforderungen der Digitalisierung getrieben ist. Dieses Credo wird vor allem für Unternehmen zur Herausforderung, die  Entwicklungsprozesse und Produkte global organisieren und dafür funktionierende Arbeitsinfrastrukturen schaffen müssen. Die Versicherungs-IT in der Praxis.

von Michael Wegscheider, Portal Manager von Allianz Connect und Marcus Karbacher, Allianz Technology SE

Ein Versicherungsunternehmen wie die Allianz, mit 70 Einzelunternehmen weltweit, vereint nicht nur vielfältige Unternehmenskulturen und Historien, sondern auch eine große Zahl an technischen Infrastrukturen, die es zu harmonisieren gilt.

Plattformen für Kommunikation und Kollaboration machen da keine Ausnahme – im Gegenteil:

Die zunehmende Verfügbarkeit offener Netzwerke und Tools wie Whatsapp und Slack öffnet dem individuellen Bedarf nach Austausch und Informationsverteilung jederzeit die Tür, verdichtet andererseits jedoch den Systemdschungel.”

Raus aus dem Silo

Wissen, das in Silos steckt oder in individuellen Applikationen nur begrenzt zugänglich ist, kann sein Potenzial für das gesamte Unternehmen kaum entfalten. Systeme hingegen, die die richtigen Köpfe zueinander führen, stärken kreative Prozesse, machen Vernetzung möglich und schaffen Transparenz. Sind sie dann noch unter der Kontrolle der Versicherungs-IT, bieten sie dafür auch die nötige Sicherheit.

Als der damals frisch gekürte CEO der Alianz Oliver Bäte im Jahr 2015 sein strategisches Konzept zur Digitalisierung des Unternehmens auf die Rampe schob, brachte er gleichzeitig eine Plattform auf den Weg, die diesen Transformationsprozess auch intern unterstützen würde:

Social Intranet Allianz Connect

Mit dem Social Intranet Allianz Connect wurde ein digitaler Raum für Zusammenarbeit und Kommunikation geschaffen, den alle Mitarbeiter im Unternehmen ohne Umstände jederzeit und sofort nutzen können. Zugleich entstand damit eine Plattform der Versicherungs-IT, auf die nach und nach alle Intranets der lokalen Allianz-Einheiten umgezogen werden.

Die Herausforderungen dieser Portalstrategie liegen auf der Hand:

Das System muss einen großen Funktionsumfang anwenderfreundlich zur Verfügung stellen und dabei dem Vergleich mit externen Benchmarks wie Facebook Workplace standhalten.”

Der Intranet-Manager muss sich auf dieser Plattform ebenso willkommen fühlen, wie ein Kollege der nur seinem persönlichen Netzwerk folgen will. Die Daten müssen 100% sicher sein. Das System muss ständig von überall her erreichbar sein, aus allen technischen Infrastrukturen der Allianz heraus, aber auch außerhalb derselben und das natürlich auch auf mobilen Endgeräten und in einer App. Spezialitäten wie Mehrsprachigkeit und visuelle Medien kommen noch obendrauf.

Vom Intranet zum digitalen Arbeitsplatz

Intranets sind nach wie vor die zentralen Informationskanäle der Allianz-Gesellschaften. Indem sie nun auf Connect zusammengeführt werden, kommen die Kollegen ganz natürlich und in einem geregelten Prozess an Bord. Auch wenn sie zunächst nur ihren unmittelbaren Informationsbedarf decken; früher oder später entdecken sie die Möglichkeiten, die in dem Versicherungs-IT-System stecken.

Sie erleben, dass man hier intelligenter und einfacher zusammenarbeiten kann, als sie das bislang mit E-Mails, Laufwerken und Office getan haben, und sie erhalten die nötige Unterstützung, um die neuen Methoden in ihren Arbeitsalltag zu integrieren.”

Der Schritt vom Leser zum Gestalter ist in Connect klein und jederzeit machbar. Man kann zum Beispiel im Ask me Anything Event mit Oliver Bäte die Gespräche zwischen ihm und den Kollegen live verfolgen, man kann einzelne Fragen liken und damit hervorheben und man kann dem Chef selber Fragen stellen; man kann aber schließlich auch genau diesen Funktionsbaustein nehmen und in der eigenen Gruppe nutzen, um dort zum Beispiel für die effiziente Beantwortung von Anwenderfragen zu einer neu eingeführten Software zu sorgen.

Voraussetzung dafür ist eine integrierte Umgebung, in der klassische Unternehmenskommunikation, Informationsmanagement und ein hoch funktionaler Social Layer nahtlos miteinander verwoben sind. Das eigene Profil ist stets das Zentrum aller Aktivitäten. Jederzeit kann der Anwender seine individuelle Sicht auf die Dinge gewinnen: mit der persönlichen Timeline, dem Activity Stream seines Netzwerks, den eigenen Gruppen und den Inhalten, die er erstellt oder an denen er mitgearbeitet hat. Egal welche Intranet-Homepage er besucht und an welcher Gruppe er teilnimmt: Überall kann er seine Meinung platzieren, Themen mit anderen teilen, Inhalte verknüpfen und fortführen und der Start eigener Aktivitäten ist immer nur einen Klick entfernt.

Versicherungs-IT: Verfügbarkeit ist der Schlüssel

Allianz Connect wird von Allianz Technology auf der Basis von Jive Software entwickelt. Der Rollout in die Einzelgesellschaften ist ein Gemeinschaftsprojekt von Technology und der Kommunikation der Allianz SE in enger Zusammenarbeit mit  den lokalen Kommunikationseinheiten.

Vom Start weg wurde der integrative Ansatz konsequent verfolgt. Schritt für Schritt wurden die Connect-Intranets immer stärker personalisiert. Statische Homepages wurden inzwischen von flexiblen Oberflächen abgelöst, in denen der individuelle Activity Stream des Anwenders den Ton angibt.

Andererseits war die Verfügbarkeit von Connect überall und in allen möglichen Situationen die größte Herausforderung. Um dafür die nötigen Voraussetzungen zu schaffen, wird das System inzwischen nicht mehr on-Premises sondern als Software-as-a-Service betrieben. Nur so ist Performanz und Erreichbarkeit in allen Ländern ohne Einschränkung durch lokale technische Gegebenheiten sicherzustellen. Seit Anfang diesen Jahres ist Connect zudem auch in der App verfügbar und bietet dort unübertroffene Anwenderfreundlichkeit auf Unternehmensgeräten ebenso wie auf privaten Handys.

Allianz Connect ist ein Work in Progress. Während es permanent weitere Intranets aufnimmt und die Nutzerzahl wächst, unterstützt ein intensives Change Management den Wandel der Unternehmenskultur. Dem müssen die technischen Rahmenbedingungen mit neuen Funktionen und noch stärkerer Performanz folgen. Die Digitalisierung des Unternehmens kann nur mit einer intelligenten Digitalisierung der Arbeitsumgebung der Mitarbeiter gelingen.aj