Repost aus aktuellem Anlass: Fünf Maßnahmen gegen die mobile Schatten-IT – von Mitarbeitern lernen!

Ein IT-Finanzmagazin-Repost zur Schatten-IT (Schwerpunkt) aus dem September 2018 aus aktuellem Anlass …

Mobile Schatten-IT ist hinterhältig: Mitarbeiter in der Finanzwirtschaft nutzen Smartphones – und manchmal auch andere nicht genehmigte Geräte und Apps und kümmern sich dabei wenig um Regulierung, Sicherheitsvorschriften oder Compliance-Vorgaben. Fünf Tipps, was man gegen den Wildwuchs mobiler Schatten-IT tun kann.

von Günter Junk, CEO Virtual Solution (in 2018)

Die Schatten-IT ist schon lange ein Pro­blem: Wa­ren es frü­her vor al­lem per­sön­li­che Ex­cel-Sheets oder Da­ten­ban­ken, die ei­ne weit­ge­hend un­kon­trol­lier­te und nicht au­to­ri­sier­te IT-Struk­tur bil­de­ten, so geht es mitt­ler­wei­le mehr und mehr um mo­bi­le Sys­te­me und An­wen­dun­gen. Smart­pho­nes und Ta­blets wer­den von Mit­ar­bei­tern an den Vor­schrif­ten der Un­ter­neh­mens-IT vor­bei ge­nutzt. Sie ver­wen­den Apps wie Whats­App und Ever­no­te oder File­sha­res wie Drop­box oder Goog­le Dri­ve auch für be­ruf­li­chen Auf­ga­ben!

Unkontrollierte Systeme stellen Unternehmen nicht zuletzt vor rechtliche Herausforderungen, denn die Einhaltung von Be­stimmungen zum Datenschutz, zu Regulierungen, zum Urheberrechtsschutz oder zu Aufbewahrungspflichten ist in keiner Weise sichergestellt.”

Darüber hinaus stellen sie eine ständige Gefahr für die IT-Sicherheit dar, weil Angreifer über unzureichend gesicherte mobile Anwendungen leichten Zugang zur Unternehmens-IT finden könnten.

Fünf Tipps: Was Unternehmen gegen die mobile Schatten-IT tun können

1. Trivial – aber es muss gesagt werden – Mitarbeiter informieren: Die Sorglosigkeit von Mitarbeitern beim Umgang mit Smartphones und Tablets beruht vielfach auf Wissensdefiziten, beispielsweise hinsichtlich rechtlicher Implikationen; erst wenn Mitarbeiter umfassend informiert sind, welche Probleme die Nutzung von nicht autorisierten Apps mit sich bringt, kann erwartet werden, dass sie sorgsamer damit umgehen.

2. Von Mitarbeitern lernen: Unternehmen sollten sich gut anschauen, welche Apps Mitarbeiter privat nutzen oder in der Schatten-IT verwenden. Daraus können sie lernen, welche Funktionalitäten benötigt werden und welche die Unternehmens-Anwendungen nicht zur Verfügung stellen; wenn “offizielle” Alternativen verfügbar sind, verringert sich das Risiko durch mögliches Fehlverhalten der Mitarbeiter.

3. Abteilungen einbeziehen: Mittlerweile entscheiden viele Abteilungen selbst, welche Tools sie nutzen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass IT und Fachabteilungen eng zusammenarbeiten, so dass sinnvolle Apps bereitgestellt und dabei auch Sicherheitsstandards eingehalten werden. IT- und Compliance-Verantwortliche dürfen dabei nicht als “Bremser” fungieren, sondern als konstruktive Business-Enabler.

4. Infrastruktur-Zugriffe steuern: Unternehmen müssen genau definieren, welche App auf welche internen Ressourcen oder Cloud-Services zugreifen dürfen. Sie müssen zum Beispiel festlegen, welche E-Mail-App auf den Exchange- oder Office365-Server zugreifen darf; nicht autorisierte Apps der Schatten-IT dürfen keinen Zugriff bekommen.

5. Richtige Apps zur Verfügung stellen: Bei der Auswahl zugelassener Apps sind Sicherheit und Kompatibilität mit der stationären IT wichtig. Dennoch hat auch die Usability einen hohen Stellenwert. Nur wenn die Nutzer mit den Apps zufrieden sind und ihre Arbeit problemlos erledigen können, werden sie nicht auf die Suche nach Schatten-Apps gehen.

Das Grundproblem der Schatten-IT sind nicht die uneinsichtigen Nutzer, sondern die IT-Entscheider, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu wenig berücksichtigen. Sie wollen in der Regel produktiv arbeiten, Schatten-IT ist daher immer auch ein Stück praktizierte Kritik; das sollte die Unternehmens-IT sehr ernst nehmen und in Zukunft die Anforderungen der Mitarbeiter mehr in den Mittelpunkt stellen.”

Günter Junk, CEO der Virtual Solutionaj