Von 730 Altdruckern runter auf 480 neue: Deutsche Vermögensberatung konsolidiert Drucker

Die Deutsche Vermögensberatung (DVAG) betreut rund sechs Millionen Kunden von über 3.400 Direktionen und Geschäftsstellen. Die Zentrale in Frankfurt fungiert dabei als Servicegesellschaft. Sie unterstützt und koordiniert zusammen mit der Holding in Marburg den gesamten Vertrieb. Durch den geschäftlichen Erfolg wächst das Unternehmen stetig – und mit ihr die Herausforderungen an Infrastruktur und Technik. Nun wurde entschieden, alle Drucker bei der DVAG im Innendienst zu erneuern. Der Konsolidierungsbericht.

Die Herausforderung: Mehr und mehr Serviceeinsätze, heterogene Druckerlandschaft

Die Serviceeinsätze der König Bürotechnik bei der DVAG häuften sich stark. Das Problem: das zunehmende Alter der Drucker und Scanner sorgte für Ausfälle – Tendenz steigend. Ältere Drucker wurden nach und nach durch neuere Modelle ausgetauscht. So entstand mit den Jahren eine enorm heterogene Output-Landschaft.

Wenn Wartungs- und Reparaturaufwände für die Druckerlandschaft kontinuierlich steigen, gibt es Optimierungspotenzial. Allein für Schwarz-Weiß-Drucker hatten wir zuletzt sieben verschiedene Modelle im Einsatz – und benötigten damit auch eine Vielzahl unterschiedlicher Verbrauchsmaterialien. Das war der Zeitpunkt, unsere Druckerflotte auf den nächsten Innovationslevel zu heben, sie zu vereinheitlichen und somit Zeit und Kosten zu sparen.“

Christian Glanz , IT-Vorstand DVAG

Der Ausweg: Vollständige Konsolidierung aller Drucker

Die DVAG entschied sich für eine Konsolidierung ihrer Druckerflotte auf allen Ebenen: der Gerätemodelle, der Hardwarehersteller und der Verbrauchsmaterialien. Dafür erörterten die IT-Experten der DVAG gemeinsam mit dem Partner König Bürotechnik in mehreren Workshops drei grundlegende Fragen:
1. Welche Technologien sind aktuell auf dem Markt?
2. Welche Drucker unterstützen unseren Innovationskurs?
3. Und was passt am besten zu unseren Bedürfnissen?

Nach einer genauen Analyse dessen, wie viel aktuell gedruckt wird, welche Kosten damit verbunden sind und wie sich diese durch eine Konsolidierung und Erneuerung der Druckerflotte senken lassen, war auch das Management schnell von der Investition überzeugt.

Gemeinsam mit dem Dienstleister stellte der Finanzspezialist Testszenarien mit Geräten von drei Herstellern auf, die in die engere Auswahl für die Umstrukturierung kamen. Neben Lexmark (soviel vorweggenommen) nahm die DVAG Geräte von zwei weiteren Herstellern unter die Lupe. Themen wie die Netzwerkeinstellung der Geräte, einheitliche Nutzerführung über alle Gerätemodelle hinweg sowie die Übersichtlichkeit des Servicemenüs waren für das Unternehmen besonders wichtig. In den Testszenarien wurden verschiedenste Konfigurationsmöglichkeiten, beispielsweise zur Sicherheit der über den Drucker verarbeiteten Dokumente, miteinbezogen, um ein umfassendes Bild zu erhalten.

Zudem wurde die herstellerübergreifende FollowMe-Print-Lösung eingeführt, die sicheres und vertrauliches Drucken, eine seitengenaue Abrechnung sowie die Anwendung von Druck-Policys für eine konsequente Durchsetzung regelbasierenden Druckens ermöglicht.

Die Entscheidung der DVAG fiel letztendlich auf insgesamt sieben Geräteklassen von Lexmark: vom Schwarz-Weiß-Arbeitsplatzdrucker bis zum A3-Farb-Multifunktionsgerät. Der ausschlaggebende Faktor war laut Glanz die einheitliche Bedienung über alle Modelle hinweg.

Egal, ob man am eigenen Schreibtisch oder an einem Etagengerät steht: Das Look–and-Feel muss gleich sein. Vergleichsgeräte von anderen Anbietern haben uns in diesem Punkt nicht zu hundert Prozent überzeugt. Bei Lexmark hingegen ist die Handhabung und Administration konsequent einheitlich und wirklich intuitiv. Zudem war das Preis-Leistungsverhältnis optimal.“

Christian Glanz , IT-Vorstand DVAG

Kurz: Usability, Optik, Qualität, Preis, Umweltfreundlichkeit und Sicherheit – in diesen Punkten konnten Geräte von Lexmark überzeugen, so dass die DVAG nach der Druckkostenanalyse und den Testphasen die ersten Geräte bestellte. Mit dem Umzug der DVAG-Zentrale im Jahr 2017 in ein neues Gebäude kamen 480 neuen Lexmark-Geräte zum Einsatz. Im Vergleich zu den 730 Altgeräten hat die Deutsche Vermögensberatung damit eine Konsolidierung um 34 Prozent erzielt.

In einer Pilotphase hatten wir die neue Hardware im Vorfeld im kleineren Rahmen bereits so gut getestet und auf die Bedürfnisse der DVAG vorkonfiguriert, dass bei der finalen Instandsetzung kaum Überraschungen möglich waren. Der Rollout verlief daher reibungslos.“

Andreas Kronier, Niederlassungsleiter Franfurt König Bürotechnik

Praktische Benutzerinformationen für alle Mitarbeiter führten in kürzester Zeit zu hoher Akzeptanz der neuen Druckerflotte und ebneten den Weg für den Start.

Früher war die Verwaltung der heterogenen Druckerlandschaft für die IT sehr aufwändig. Auch für die Anwender war die Handhabung jedes Modells unterschiedlich. Mit der neuen Druckerflotte ist das Display auf allen Geräteklassen gleich – und sogar mit dem DVAG-Logo versehen. Auch für die Administration ist die Menüführung für alle Geräte nahezu identisch. „Das ist wirklich Lexmark-spezifisch und ein großes Plus“, bestätigt Kronier.

Für einen erleichterten Arbeitsalltag entschied sich die DVAG darüber hinaus für Spezialanwendungen wie Mail-to-Print. Mit dieser Applikation können Dokumente über mobile Endgeräte am gewünschten Drucker ausgegeben werden. Mit der Softwarelösung Markvision Enterprise (MVE) von Lexmark können Drucker einfach verwaltet, Firmware aktualisiert und alle sonstigen Einstellungen flächendeckend und zentral angepasst werden.

Automatisierte Verbrauchsmaterialienanlieferung per DocuForm

Über die Partner-Lösung DocuForm läuft zudem die vollständige und automatisierte Bestellung von Verbrauchsmaterialien. Eine Bevorratung der Materialien in den Büroschränken ist damit nicht mehr notwendig und der Bestand im zentralen Lager konnte um zwei Drittel reduziert werden.

Der allgemeine Papierverbrauch hat sich seit dem Einsatz der Lexmark-Geräte im Vergleich zur Bestandsanalyse um bis zu zehn weitere Prozent verringert.

DSGVO

Bezüglich der EU-Datenschutzgrundverordnung (DGSVO) ist die DVAG mit der neuen Druckerflotte gut aufgestellt:  Alle Geräte sind von Werk aus und ohne weitere erforderliche Lizenzen festplattenverschlüsselt. Die herstellerübergreifende Lösung FollowMe stellt außerdem den vertraulichen Druck von Dokumenen sicher – für die DVAG nicht nur unter dem Aspekt neue Datenschutzgrundverordnung ein absolutes Muss. Einen Beitrag zum Schutz der Umwelt leistet das Unternehmen mit seiner Beteiligung am Tonerkassetten-Recyclingprogramm von Lexmark (LCCP). Die „Blaue Engel“-Zertifizierung von Lexmark war für die DVAG ein weiteres wichtiges Kriterium im Auswahlprozess.aj