Outsourcing: Der richtige Weg für Banken und Sparkassen?

Neben der Entwicklung von SB-Systemen für Filialen betreibt Wincor Nixdorf IT-Outsourcing für Banken und Sparkassen. Olaf Heyden, seit 1. Mai 2013 im Vorstand der Wincor Nixdorf AG, im Interview mit IT Finanzmagazin zum Thema “Wann funktioniert das Outsourcing bei Banken und Sparkassen?”

IT Finanzmagazin: Herr Heyden, wann lohnt sich Outsourcing – und noch spannender – wann lohnt sich Outsourcing nicht? Wann raten Sie davon ab?

Olaf Heyden: Outsourcing lohnt sich eigentlich fast immer. Wenn der Kunde sich bewusst dafür entscheidet und seine Anforderungen und Ziele klar definiert, stellt die Auslagerung kein Problem dar.
Abraten würde ich eher davon, wenn die Geschäftsleitung der Bank nicht hinter dem Outsourcing Konzept steht beziehungsweise die ganze Unternehmenskultur der Bank noch nicht ausgereift dafür ist, Outsourcing zu betreiben.

Banken und Sparkassen brauchen Outsourcing um sich Freiräume für die Innovationsentwicklung zu schaffen – insbesondere beim CRM und Mobile Banking kommen einige Herausforderungen auf sie zu.”

IT Finanzmagazin: Warum outsourcen Banken und Sparkassen? Was treibt sie dazu?

Olaf Heyden: Die entscheidenden Treiber sind neben dem Thema Kosten auch Innovationsdruck sowie veränderte Regularien. Denn Banken wollen heute von einem IT-Outsourcing nicht nur eine Flexibilisierung und Reduzierung ihrer IT-Kosten, sondern erwarten auch eine nachhaltige Optimierung ihrer IT-Architektur sowie ein kontinuierliches technologisches Upgrading. 

IT Finanzmagazin: Und was wird üblicherweise Outgesourced?

Olaf Heyden: Outsourcing ist die Übertragung von Dienstleistungen und Aufgaben und ggf. die zugehörigen Assets und Mitarbeiter zu einem spezialisierten Dienstleister. Als Outsourcing-Partner übernimmt Wincor Nixdorf für Banken die Steuerung ihres gesamten SB-Netzwerks sowie das komplette Management ihrer IT-Anwendungen und IT-Infrastrukturen, seien es Rechenzentren, Server oder Arbeitsplatzsysteme und bietet seinen Kunden auf sie zugeschnittene IT-Landschaften und standardisierte Prozesse. Diese Standardprozesse werden effizient von außen abgewickelt, spezielles Know-how wird von externen Experten eingeholt. Bei der Hardware- und Software kann sich der Auftraggeber darauf verlassen, immer auf einem aktuellen technischen Stand zu sein. Da renommierte Outsourcing-Dienstleister in der Regel für mehrere Banken tätig sind, profitieren die Kunden deutlich von Skaleneffekten.

IT Finanzmagazin: Wie muss man sich den Prozess des IT-Outsourcings denn für Prozesse und Infrastrukturen vorstellen?

Olaf Heyden: Der Umsetzungsprozess eines heute zumeist auf fünf bis sieben Jahre ausgelegten IT-Outsourcings ist wegen der damit möglichen Übernahme von Assets wie Hard- und Software sowie Personal zwar oft komplex, folgt aber einem einfachen Prinzip. Bestehende Prozesse und der Betrieb („current mode of operations“) werden zu Beginn in der Transition-Phase auf den neuen Service-Dienstleister übertragen, der die IT-Infrastruktur, Applikationen und Prozesse für ca. 3-9 Monate im „transition mode of operations“ betreibt. Daran schließt sich die Transformation-Phase an, in der die Architektur und die Prozesse bedarfsgerecht umgebaut und optimiert werden. Dadurch ergibt sich ein effizienterer und kostensparender Betriebsmodus („future mode of operations“).

IT Finanzmagazin: Betrifft das Outsourcing auch Mitarbeiter der Banken, die dann zu Wincor-Nixdorf wechseln? Wie läuft der Mitarbeiter-Transfer? Wie werden die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden?

Olaf Heyden: Je nach Vertrag und Situation beim Kunden gibt es auch einen Mitarbeiter-Transfer. Das hängt ganz vom Kunden ab. Allerdings haben Banken einen hohen Personalbedarf und setzen das Personal gerne dann für Kundenprozesse bzw. in deren Kernarbeitsbereichen ein. Der Personalübergang ist häufig durch den Service-Dienstleister erwünscht, um auch weiterhin auf das Know-how setzen zu können. Oft besteht auch der Wunsch bei den entsprechenden Mitarbeitern, sich beim Dienstleister weiterzuentwickeln. In jedem Fall folgt eine Personal-Integration in einem abgestimmten Prozess, der insbesondere durch die Erfahrungen von Wincor Nixdorf in einer sorgfältigen Kommunikation geprägt ist.

IT Finanzmagazin: Wie werden die IT-Prozesse zwischen Wincor Nixdorf und den Banken vereinbart?

Olaf Heyden: Wichtig ist, dass beide Seiten klare Zuständigkeiten regeln, sodass jeder weiß, wer auf Seiten der Bank und wer auf der des Service-Providers für welche Aufgabe zuständig ist und wie die Schnittstellen zu den Prozessen aussehen, die weiterhin bankintern betrieben werden. Neben klarer und realistischer Zieldefinition am Anfang der Zusammenarbeit ist maximale Transparenz nötig. Sowohl Bank als auch wir als Dienstleister müssen jederzeit wissen, wie das Projekt vorankommt und ob Teilziele erreicht wurden. Ein klares Governance-Modell stellt all dies sicher. Erst dann ist gewährleistet, dass eine vertrauensvolle Zusammenarbeit gelingt und der Kunde und wir unsere Ziele erreichen. Wir wollen auf Augenhöhe mit dem Kunden sein – technologisch, fachlich und hinsichtlich der Unternehmenskultur. Service-Vereinbarungen werden so getroffen, dass sie auch erfüllbar sind. Darüber hinaus spielen auch qualitative Faktoren eine wichtige Rolle, beispielsweise ein gutes Service Management bei der Steuerung aller Drittanbieter, die Serviceleistungen im Auftrag von uns erbringen.

IT Finanzmagazin: Sie sprachen vorhin von „End-to-End Verfügbarkeit“ – wie definieren Sie das fürs Outsourcing?

Olaf Heyden: Das Outsourcing-Geschäft ist ein wichtiger Bestandteil, um Kunden End-to-End zu unterstützen. Dies bedeutet, dass wir das komplette Management für die IT-Infrastrukturen, IT-Anwendungen, Geschäftsprozesse und SB-Systeme übernehmen.

IT Finanzmagazin: Gibt es Unterschiede zwischen IT Outsourcing in Deutschland und im Ausland? – Wenn ja: welche?

Olaf Heyden: Inhaltlich gibt es grundsätzlich keine Unterschiede. Teilweise sind die Regularien und Governance Anforderungen in Deutschland etwas strenger.

IT Finanzmagazin: Welche Rolle spielen bankenaufsichtsrechtliche Anforderungen beim Outsourcing?

Olaf Heyden: Die Kompetenz eines Outsourcing-Dienstleisters mit bankspezifischer Erfahrung schafft für Banken Sicherheit bei der Einhaltung aufsichtsrechtlicher Anforderungen. Sie können so den permanent erforderlichen Prozessanpassungen an aktualisierte Regularien entsprechen.

IT Finanzmagazin: Outsourcing und Insourcing wechseln sich als Trend relativ regelmäßig ab. Sicher wird Outsourcing von den Instituten langfristig durchdacht sein, aber was passiert, wenn Banken die jetzt outgesourcten Prozesse, Mitarbeiter und Infrastrukturen zum Beispiel in einigen Jahren wieder Insourcen möchten? Geht das?

Olaf Heyden: Ähnlich wie in einer Transition-Phase zu Beginn einer Outsourcing Beziehung existieren auch Prozesse, die einen geordneten Übergang des Betriebs zurück zur Bank oder ggf. zu einem anderen Service-Provider sicherstellen.

IT Finanzmagazin: Wenn Sie sich mit Ihren schärfsten drei Mittbewerbern vergleichen sollten: Welchen Vorteil würden Sie für Wincor-Nixdorf ins Feld führen? Worin sind andere aus Ihrer Sicht schlechter?

Olaf Heyden: Ein enormer Vorteil ist, dass Wincor Nixdorf sowohl über ein hohes Branchen Know-How und eine hohe Lösungskompetenz im Bankensektor verfügt, als auch ein tiefes Verständnis für IT und Business Prozesse besitzt. Neue Aufträge in letzter Zeit zeigen, dass Wincor Nixdorf sich weiter zu einem anerkannten Spezialisten für das Management komplexer IT-Outsourcing-Projekte entwickelt.

IT Finanzmagazin: Zum Schluss noch meine klassische Frage – Wie wird sich Outsourcing in den nächsten fünf Jahren verändern? Wohin entwickelt sich das Outsourcing?

Olaf Heyden: Nicht nur die flexiblen Module, Modelle und Möglichkeiten lassen es wahrscheinlich erscheinen, dass der Bedarf an IT-Outsourcing in der deutschen Bankenlandschaft weiter zunimmt. Auch der Veränderungs- und damit der Beratungsbedarf wächst, und zwar bei Retailbanken wie auch bei Privat- und Investmentbanken. Beispiele dafür sind die Themen Cloud oder auch Mobile Device Management, bei denen vor allem die Sicherheit im Vordergrund steht. Es werden die Outsourcing-Dienstleister punkten, die neben dem Wissen und Verständnis um Prozesse, Anwendungen und Regularien heute schon Anwendungen auf mobile Endgeräte übertragen können und über Schnittstellen zur Verarbeitung dieser Transaktionen verfügen.

IT Finanzmagazin: Herr Heyden, vielen Dank!