AXA – große Herausforderung an die IT-Infrastruktur: flexible & interdisziplinäre Arbeitsplätze

AXA stellt sich neu auf und will deutlich flexibler und innovativer werden. Offene Raumkonzepte, Durchbrechen von Arbeitsroutinen und Kreativflächen – mehr und konsequentere Kundenorientierung fördern. Hinter der Neuausrichtung steckt eine Menge IT-Anstrengung.

Offene Räumlichkeiten, individuelle Arbeitszonen, kein eigener Schreibtisch: In wenigen Wochen sollen die Mitarbeiter der Niederlassung Hamburg von AXA Deutschland den Arbeitsplatz der Zukunft beziehen. Hamburg ist Pilot-Standort des Projekts „New Way of Working”, kurz NWoW. Was zu neuen Denkmustern, Eigenverantwortung und interdisziplinärer Zusammenarbeit an allen 16 Standorten führen soll, hat enorme Auswirkungen und Anforderungen an die IT.

Viel Arbeit für die IT – eine neue, sehr flexible Infrastruktur musste her

Neben der bereits bei AXA Deutschland existierenden Gleitzeit können Mitarbeiter künftig auch ihren Arbeitsort gänzlich flexibel wählen. Dies war im Projekt zugleich mit hohen Herausforderungen an die IT-Infrastruktur verbunden. Der IT-Kopf hinter dem Projekt NWoW ist Eric Vetter, der zusammen mit Gesamtprojektleiter Oliver Eske an den neuen Arbeitswelten bei AXA Deutschland feilt:

 

Desk-Sharing im Büro ermöglicht unseren Mitarbeitern, ausgestattet mit Notebooks und Headsets, auch während des Arbeitstages mobil zu sein und bei Bedarf in eine andere Arbeitszone zu wechseln.”

Oliver Eske, Projektleiter NWoW AXA Deutschland

Flexible Ausstattung per virtuellem Mitarbeiter-Warenkorb

Aus einem virtuellen Warenkorb wählen Mitarbeiter aus je fünf unterschiedlichen Produkten ihre persönliche Tastatur, Maus und ein Headset (Bluetooth oder kabelgebunden). Jeder Arbeitsplatz verfügt über eine Dockingstation, um eine einfache und flexible Nutzung auch für verschiedene Laptop-Modelle zu ermöglichen sowie eine eigene Stromversorgung und USB-Anschlüsse. Darüber hinaus gibt es am Pilotstandort Hamburg einen einheitlichen Monitorstandard: 34 Zoll curved. Mit den Bildschirmen wird auch eine Spilt-Screen-Software installiert, damit auch hier jeder seine Einstellung so vornehmen kann, wie er es mag.

Um die Akzeptanz zu erhöhen, haben wir frühzeitig Mitarbeiter eingebunden und aufgefordert, bei der Gestaltung der Meetingräume, der Wahl der Tische oder Monitore mitzubestimmen.“

Oliver Eske, Projektleiter NWoW AXA Deutschland

Bis zu zwei Tage in der Woche kann jeder Mitarbeiter künftig von zu Hause aus arbeiten. Dies hat die AXA bei der Netzwerkinfrastruktur berücksichtigt, die Bandbreite erhöht und zudem in moderne Medientechnik wie Skype und OneNote investiert, um die standortunabhängige Zusammenarbeit zu optimieren.

Wir werden mit NWoW ein Umfeld schaffen, das die Entwicklung innovativer Ideen im Unternehmen anregt und den Austausch untereinander vereinfacht. NWoW ist damit auch Sinnbild für ein neues Denken im Konzern. Wir verstehen uns als lernende Organisation.“

Alexander Vollert, Vorstandsvorsitzender AXA Deutschland

Das Konzept von „New Way of Working“

NWoW enthält ein sogenanntes Open-Space-Konzept – offene Räumlichkeiten, die verschiedene Arbeitszonen bieten: Im Bereich „All-in-one“ werden die Standard-Arbeitsplätze sein, an denen man telefonie­ren und E-Mails bearbeiten kann. Der Bereich „Kommunikation“ dient dem Austausch – zum Beispiel für Rücksprachen oder als kreative Arbeitszone mit Kollegen. In den Bereich „Konzentration“ kann sich jeder zurückziehen, der in Ruhe etwas ausarbeiten möchte. Zu NWoW gehört auch, dass jeder Mitarbeiter bis zu zwei Tage pro Woche außerhalb von AXA arbeiten und sich die teilweise langen Wege zur Arbeit sparen kann. In dieser Zeit ermöglichen es digitale Kollaborationstools wie Skype, Meetings beizuwohnen und mit den Kollegen vernetzt zu bleiben.

Open-Space als Beschleuniger des angestrebten Kulturwandels

Für Astrid Stange, Vorstand Strategie, Personal und Organisation bei AXA, ist NWoW nicht weniger als ein Beschleuniger für den angestrebten Kulturwandel des Konzerns: „Durch NWoW werden sich Mitarbeiter viel einfacher austauschen und gemeinsam Ideen entwickeln können. Das führt zu schnelleren Entscheidungen und besseren, inno­vativeren Lösungen, von denen unsere Kunden langfristig profitieren werden.“ Auf einer Testfläche wurde das Konzept über Monate erprobt und immer wieder entsprechend des Mitarbeiter-Feedbacks angepasst. Arbeitsroutinen werden mit NWoW bewusst durchbrochen, um Produktivität und Agilität zu erhöhen.

Einzelbüros haben als Statussymbol ausgedient

Egal ob telefonischer Kundenservice, Schadensbearbeitung oder IT: Die AXA-Mitarbeiter hätten sehr individuelle Bedürfnisse und Anforderungen an ihren Arbeitsplatz und bei der Erledigung ihrer Aufgaben. NWoW berücksichtige dies. Mitarbeiter sind nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Weder Mitarbeiter noch Führungskräfte oder Vorstandsmitglieder haben künftig einen eigenen, festen Schreibtisch. Einzelbüros als Statussymbol haben endgültig ausgedient. Ergonomische Bürostühle und elektrisch höhenverstellbare Schreibtische sind nach dem Umbau an allen Arbeitsplätzen vorzufinden.aj