Union Investment bringt digitale Services auf die Smartphones der Mitarbeiter

Mit dem Projekt “Enterprise Mobility” wolle die Union Investment die Grund­lage für modernes mobiles Arbeiten legen. Erste Ge­schäfts­pro­zesse stehen den Mitarbeitern nun in einer App zur Verfügung. Eine moderne Backend-as-a-Service-Plattform beschleunige die Entwicklung weiterer Anwendungen.

Mit einem Klick ruft Jenny Wetzig die Rechnung als PDF aus dem System auf. „Das ist die Rechnung eines Dienstleisters“, sagt sie und wischt über den Bildschirm ihres Smartphones, kontrolliert die einzelnen Posten und gibt mit einem weiteren Klick die Zahlung frei. „Schon erledigt! Jetzt muss nur noch mein Chef abzeichnen“ sagt Wetzig. Der wird über ihre Freigabe informiert; sobald auch er bestätigt hat, verschwindet die Rechnung aus seiner App.

So wie Wetzig, die bei der Union IT-Services, dem internen IT-Dienstleister von Union Investment, als IT-Architekt und Mobility Experte für die Bereitstellung der Anwendungen auf mobilen Endgeräten verantwortlich ist, können inzwischen Mitarbeiter der Fondsgesellschaft mit ihrem Diensthandy Rechnungen freigeben, Urlaubsanträge genehmigen und auf Nachrichten aus dem Intranet zugreifen. Das Tool dazu ist die Union Investment App „UI Mobil“, die wie ein Dashboard unterschiedliche Prozesse bündelt und den Mitarbeitern zugänglich macht.

Unser Ziel ist es, allen Mitarbeitern zeitgemäßes mobiles Arbeiten zu ermöglichen. In der IT haben wir natürlich gesehen, dass sich die Arbeitswelt verändert und dass die Mitarbeiter inzwischen andere Anforderungen an ihren Arbeitsplatz und auch die Endgeräte stellen.“

Markus Hartmann, Projektleiter des Enterprise Mobility Projekts

Seinen Ursprung hat das Projekt in der IT-Strategie 2020, die Ende 2014 erarbeitet wurde und die auch das Thema Mobility adressiert.

Obwohl Kollegen aus den Fachabteilungen immer wieder mobile Anwendungen eingefordert hätten, seien die meisten Mitarbeiter doch von der Frage der IT: „Welche Tätigkeiten würden Sie künftig über Ihr Smartphone erledigen?“ überrascht worden.

Bei Union Investment ist die IT die treibende Kraft in Sachen Enterprise Mobility. Sie hat von Anfang an die Anwender sehr eng in den Prozess eingebunden. Das war auch ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Projekts.”

Die Vorstudie für eine Enterprise Mobility Lösung begann im Oktober 2015. Die Aufgaben: Identifikation erster Geschäftsprozesse, Umsetzung eines Pilotprozesses und Definition der zugrundeliegenden Architektur.

Das Ziel: Bestehende Desktop-Anwendungen nicht ablösen, sondern in optimierter Form auch auf mobilen Endgeräten zur Verfügung zu stellen.”

“Wir wollten bereits in der Vorstudie die Kollegen beteiligen, selbst lernen wie Apps funktionieren und den Anwendern sofort nutzbare Ergebnisse bieten“, erinnert sich Jenny Wetzig. Daher arbeitete man parallel am ersten Geschäftsvorgang „Urlaubsfreigabe“, der im April 2016 online ging, und an der zugrundeliegenden Architektur. Mit den Anwendern identifizierte das Team Prozesse und definierte Anforderungen an das User Interface. Schnell war man sich einig, dass eine App gefragt war, die alle Prozesse zusammenfasst.

„Wir wollten nicht, dass jeder User mehrere Apps bekommt. Usability und User Experience sind zentrale Faktoren des Projekts“, erklärt Hartmann.

Die Lösung: Ein Dashboard als zentraler Einstieg in den Arbeitsplatz. Die Apps sollten weder in Funktionalität noch Bedienung modernen nativen Consumer-Apps nachstehen.

Die richtige Plattform erleichtert die Entwicklung

Weil den ersten Diensten zügig weitere folgen sollen, stand frühzeitig auch die Entscheidung für die richtige Architektur und eine Enterprise Mobility Plattform auf der Agenda. Denn Daten und Prozesslogik für die Apps kommen aus verschiedenen Back-End-Systemen wie zum Beispiel SAP FI, SAP HCM, Sharepoint oder Dell Quest.

Die Entwicklungsplattform sollte flexibel und modular sein, eine Micro Service Architektur und die unterschiedlichen Plattformen wie iOS, Windows oder Android nativ unterstützen. Im Sommer 2016 fiel die Entscheidung für die Backend-as-a-Service-Plattform ApiOmat. „Diese Plattform ermöglicht uns zudem, alle Schnittstellen zentral zu verwalten und Front-End- und Back-End-Entwicklung zu trennen“, betont Jenny Wetzig. Sobald das Datenmodell steht, können die App-Entwickler mit Tabellen in der Datenbank im ApiOmat arbeiten und müssen nicht darauf warten, dass die Schnittstellen zu den Unternehmenssystemen entwickelt sind und das Back-End aufgesetzt ist.

Das Tool legt sich als Schicht zwischen die Backend-Systeme und die Apps. Durch die SDKs, die er bereitstellt, können spezialisierte App-Entwickler – Union Investment arbeitet hier mit der SDX AG zusammen – tätig werden, ohne sich mit den verschiedenen Backends auskennen zu müssen. „Auf dieser Basis können wir beliebige Geschäftsvorgänge als Apps schnell und effizient zur Verfügung stellen. Die Backend-as-a-Service-Plattform ist eine wesentliche Grundlage für die Umsetzung unserer Enterprise Mobility Projekte“, freut sich Hartmann. Die Serienfertigung für Apps hat begonnen.

Der Ausblick in die mobile Zukunft

Das ist auch wichtig, denn die Liste der Prozesse, die in die App integriert werden sollen, ist lang – ebenso wie die der Ideen für weitere Funktionalität: Such- und Filterfunktionen für eine bessere Übersicht oder ein Newsfeed zur Verbesserung der internen Kommunikation. „Bislang bilden wir lediglich bestehende Prozesse ab“, erklärt Hartmann. Aber zukünftig achtet man auch bei neuen Anwendungen auf die Möglichkeit, sie mobil bereitzustellen.

Was das wichtigste sei: Auch fürs Business zahlt sich die Enterprise Mobility Strategie aus. Freigabeprozesse wurden teils erheblich beschleunigt. Die Anwender benutzen die Union Investment App sehr gerne. Sie können jetzt auch Wartezeiten etwa vor Besprechungen oder auf Dienstreisen nutzen, um Aufgaben zu erledigen.aj