Statt Copy&Paste: Mit Re­dak­tions­systemen das Financial Reporting optimieren

Ein umfassendes Reporting ist für Asset Manager unumgänglich. Spätestens am Quartalsende müssen die aktuellen Zahlen zu Papier gebracht werden. Doch die Erstellung der Dokumente ohne technische Hilfsmittel hat Tücken. Re­dak­tions­systeme erleichtern die zeit- und kosteneffiziente Erstellung von Financial Reports – unkompliziert, fehlerfrei und mehrsprachig. Das optimiert Workflows und schafft Vorteile gegenüber Mitbewerbern. Der Erfahrungsbericht von Golding Capital Partners zu docuglobe (gds).

von Markus Dorsch, Manager Business Intelligence, Golding Capital Partners

Die Erstellung eines Financial Reports kann sehr mühselig sein. Meist müs­sen ein­zelne Text­elemente aus ei­ner Vielzahl von Quel­len zu­sammengefügt und formatiert wer­den. Das ist feh­ler­anfällig und kostet Zeit. Redakti­ons­systeme schaffen Abhilfe, doch steht und fällt ihr Nutzwert mit der Flexibilität der Lösung. Ist die zu statisch, ist sie nicht für ein individuel­les und marktge­rechtes Reporting zu ge­brau­chen. Zu­gleich ent­stehen Insellösun­gen, die dazu füh­ren, dass Redakteu­re Teilberei­che in Word und damit außerhalb des Systems er­stel­len müs­sen.

Auch bei der Golding Capital Partners fiel früher so manche Nachtschicht an, um Abgabefristen einzuhalten.”

Um den daraus resultierenden Aufwand und die hohe Fehleranfälligkeit zu reduzieren, führte GCP das Redaktionssystem docuglobe von der gds-Gruppe ein. Die positiven Auswirkungen sind heute deutlich spürbar, nicht zuletzt in Form einer jährlichen Zeitersparnis von rund zehn kompletten Arbeitstagen pro Mitarbeiter, die früher zusätzlich in die Erstellung von Reports hätten investiert werden müssen. Optimierte Workflows und eine erhöhte Qualität der Berichte sind weitere wichtige Effekte.

Die Quartalsberichte dienen gegenüber den rund 130 Kunden der GCP, zu denen institutionelle Investoren wie Banken, Versicherungen und Versorgungseinrichtungen zählen, zur Dokumentation des Erfolgs der gewählten Anlagestrategie. Insgesamt verwaltet das Unternehmen ein Gesamtvermögen von über fünf Milliarden Euro. Selbst vermeintlich kleine Fehler können entsprechend große Konsequenzen nach sich ziehen.

Copy-and-Paste-Fehler ausgeschlossen

Die Quartals- und Jahresberichte für Kunden der GCP folgen einer festen Struktur. Diese lässt sich in docuglobe übertragen und in einzelne Informationsmodule unterteilen. Aktualisiert der Autor eines Reports diese Abschnitte, übernimmt das Redaktionssystem die Änderungen automatisiert für alle untergeordneten Elemente. So sind klassische Copy-and-Paste-Fehler ausgeschlossen, die entstehen, wenn der zuständige Mitarbeiter bei der Einspeisung aktueller Zahlen eine Änderung vergisst.

Hinzu kommen weitere Vorteile des Redaktionssystems in puncto Medien- und Systemintegration. Es integrierte beispielswiese nahtlos die von GCP genutzte Reportingplattform Microsoft SQL Server Reporting Services, so dass keine Medienbrüche entstehen und die damit verbundenen Fehler oder Mehrkosten vermieden werden konnten. Auch die ausgeprägte Dynamik erwies sich als großer Mehrwert. Berichtsbestandteile wie Grafiken oder Tabellen können automatisiert und ohne großen Aufwand mit redaktionellen Modulen wie etwa Textpassagen verbunden werden.

Mehrsprachigkeit leichtgemacht

Englischsprachige Reports besitzen für die GCP als Unternehmen mit Standorten auf zwei Kontinenten und einem internationalen Kundenkreis hohe Priorität. In diesem Zusammenhang profitiert GCP von der ‘gds Sprachenwelt’, einem Tochterunternehmen von gds und Dienstleister für (Fach-) Übersetzungen. Die gds Sprachenwelt bietet einen komfortablen Transfer in andere Sprachen an, da die Vergabe an den Dienstleister für jedes einzelne Informationsmodul direkt per Knopfdruck aus dem Redaktionssystem heraus möglich ist.

Zuvor wurden Aufträge an ein externes Übersetzungsbüro vergeben. Meist waren eigene Korrekturen und Anpassungen die Folge. Nachträgliche Feinjustierungen gehören jetzt der Vergangenheit an.aj