Robotic Process Automation & FPA: Wie viel Automatisierung ist bei Finanzprozessen möglich?

Angesichts allgegenwärtiger, großer Datenmengen wird es immer schwieriger, Informationen smart zu verwalten und bei Bedarf gezielt abzurufen. Ein schneller und unkomplizierter Zugriff auf Informationen in Verbindung mit hochgradiger Prozessautomatisierung gilt als Motor für Innovation. Doch wie viel Automatisierung ist überhaupt realisierbar? Dr. Marlene Wolfgruber, Produktmanagerin bei Abbyy, erläutert, wie Software für Datenerfassung und Robotic Process Automation die digitale Transformation in Unternehmen beschleunigen, Geschäftsprozesse optimieren und Mitarbeiter in der Finanzabteilung entlasten kann. 

von Dr. Marlene Wolfgruber, Produktmanagerin bei Abbyy Europe

Die Finanzabteilung nimmt in jeder Organisation eine Schlüsselrolle ein. Allerdings wird sie oft durch aufwändige manuelle Prozesse ausgebremst, was die Produktivität stark mindert. Die Vorteile von Lösungen und Technologien zur Finanzprozessautomatisierung (FPA) liegen auf der Hand. Doch nicht alle Unternehmen haben sich bisher dieser Herausforderung gestellt und noch weniger waren bei der Einführung einer vollständigen, durchgängigen Geschäftsprozessautomatisierung in Bereichen wie Procure-to-Pay oder Order-to-Cash erfolgreich. Enterprise-Ressource-Planning(ERP)-Systeme können die Automatisierung des Input-Managements von Daten selbst nicht leisten. Daher erfolgt die Eingabe von Schlüsselinformationen wie Rechnungen und Bestellungen in Finanzsysteme nach wie vor oft manuell und ist somit langsam, fehleranfällig und lässt die nötige Transparenz der Verarbeitung vermissen. Weitere Prozesse wie zum Beispiel die Reisekostenabrechnung basieren ebenfalls weiterhin auf manueller Dateneingabe.

In welchem Umfang können Finanzprozesse nun also automatisiert werden? Schauen wir uns als Beispiel die klassische Kreditorenbuchhaltung an.

Automatisierung von über 80 Prozent der Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung

Manuelle Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung stellen für Organisationen eine starke zeitliche und finanzielle Belastung dar. Der Vorgang ist langwierig und mühsam, da Rechnungen an unterschiedliche Kontaktpunkte im Unternehmen gesendet werden. Im besten Fall ist dies ein reibungsloser, aber zeitaufwändiger Vorgang. Im schlimmsten Fall bleiben bei diesen manuellen Prozessen zeitsensible Rechnungen mehrere Tage, Wochen oder sogar Monate auf Schreibtischen oder in Postfächern liegen. Die Bearbeitung gerät ins Stocken und verursacht Diskrepanzen und Verspätungen. Schlimmer noch, Rechnungen gehen nicht selten verloren oder werden falsch abgelegt, was weitere Verzögerung oder sogar Doppelzahlungen verursachen kann.

Manuelle Kredit­oren­buch­haltungs­prozesse stellen nicht nur eine hohe Zeit- und Ressourcenbelastung dar, sondern können häufig auch extrem chaotisch sein.”

Am Anfang der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung steht eine echte „digitale Transformation“ …

Gehen papierbasierte Rechnungen im Unternehmen ein, müssen sie zunächst digitalisiert werden, bevor sie zusammen mit elektronisch empfangenen Dokumenten automatisiert verarbeitet werden können – im Idealfall auf ein und derselben IT-Plattform.

Automatisch relevante Informationen erfassen

Effiziente Capture-Lösungen identifizieren und extrahie­ren mit­tels intelligen­ter Erfassungs­tech­no­logie alle relevan­ten Rech­nungs­in­formationen automatisch. Der Validierungs­prozess für die erfass­ten Da­ten läuft eben­falls automatisch ab, indem die­se mit Un­ternehmensda­ten (zum Bei­spiel Stammda­ten und Be­stellsysteme) sowie in­terne Regel­werke abge­gli­chen wer­den, bevor akkura­te Da­ten an das ERP-Sys­tem geliefert wer­den. Dort wer­den weite­re Workflows – von der Rech­nungs­geneh­migung bis zur rechts­kon­formen Ar­chivierung – aus­gelöst. In Fäl­len, bei denen menschli­ches Ein­grei­fen erforderlich ist (z.B. zur Validierung ho­her Rech­nungs­summen), kann Robotik-Soft­ware die Anzahl der erforderli­chen manu­el­len Schritte erheblich reduzie­ren. Dabei wer­den Aus­nah­me­ab­läufe defi­niert und automatisch aus­geführt, um die Pro­duktivität von Fi­nanzprozes­sen wei­ter zu stei­gern.

Die große Mehrzahl der Arbeitsschritte in der Kreditorenbuchhaltung kann bereits mit sehr geringem oder ganz ohne menschliches Eingreifen ausgeführt werden. Auf Basis intelligenter Algorithmen für das Systemtraining und Maschinenlernen (Machine Learning) entfaltet sich das Potenzial für eine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und ermöglicht eine reibungslose Verarbeitung, schnelleren Datenzugriff und die Befreiung der Mitarbeiter von repetitiven, zeitaufwändigen und fehleranfälligen Aufgaben.

Ziele der Finanzprozessautomatisierung

Organisationen haben mit unterschiedlichen Dokumentenvolumina und verschiedenen Datentypen zu tun. Verfügbare Ressourcen und die existierende IT-Systemlandschaft müssen ebenfalls berücksichtigt werden, wenn auf dem Weg zu automatisierten Prozessen in der Finanzabteilung die Ziele festgelegt werden. Typische Ziele sind zum Beispiel:

1. Maximale Datenqualität – Die Automatisierung von Empfang, Scan, Extraktion und Validierung von Rechnungsdaten kann Fehler bei der Dateneingabe um bis zu 95 Prozent reduzieren. Intelligent aufgesetzte Regelwerke innerhalb der Erfassungslösung stellen sicher, dass erfasste Rechnungsdaten anhand von Unternehmensdaten wie zum Beispiel Stammdaten, Bestellsysteme und Vertragskonditionen automatisch und ohne manuelles Eingreifen validiert werden. Auch doppelt erhaltene Rechnungen lassen sich so leicht identifizieren. Hochwertige Daten fördern die Effizienz und Effektivität von nachgelagerten Prozessen.

2. Mobilfähige Automatisierung – Die digitale Transformation bringt einen starken Trend zur Mobilität mit sich. Insbesondere für interne Prozesse, wie zum Beispiel die Abgabe und Verarbeitung von Reisekostenbelegen, gehen immer mehr Dokumente als vom Mobilgerät gesendete Fotos bei der Kreditorenbuchhaltung ein. Die Implementierung von Softwarelösungen zur Automatisierung sollten daher auch Möglichkeiten bieten, Daten aus mobilen Kanälen zu verarbeiten. Für maximale Investitionssicherheit sollten diese Erfassungslösungen skalierbar sein, damit sie auch für weitere Bereiche der Finanzprozessautomatisierung und Geschäftsprozesse eingesetzt werden können.

3. Transparenz über den gesamten Verarbeitungslebenszyklus hinweg – Die Schritte, die Dokumente während ihres Verarbeitungszyklus durchlaufen, müssen leicht nachvollziehbar und vollständig transparent sein. Monitoring Tools für Prozessanalyse, Fehlersuche und präzise Berichterstellung ermöglichen ein effektives Verfolgen von Rechnungen und Aufträgen, um Engpässe besser identifizieren und eliminieren zu können. Auch Leistungskennzahlen (KPIs) zur Information relevanter Stakeholder innerhalb der Organisation oder gegenüber Kunden können von solchen Tools bereitgestellt werden.

4. Optimierung der Zahlungsabwicklung – Strafen für verspätete Zahlungen, die zum Verwaltungsaufwand noch hinzukommen, sollten durch automatische Erfassungslösungen vollständig vermieden werden. Auch dynamische Rabattierung (Handelsfinanzierung) ist eine Möglichkeit, wie Unternehmen mehr einsparen können.

5. Skalierbarkeit für Organisationen mit mehreren Standorten und für FPA Outsourcer – Die Verarbeitung großer Mengen von Finanzdokumenten von verschiedenen Standorten auf einer einzigen Plattform senkt nicht nur das Risiko für Dokumentenverluste. Kosten und Zeitverzögerungen, die mit dem Versenden von Originalrechnungen zur Zentrale oder Kopien zur Freigabe durch die Niederlassungen zwangsläufig entstehen, können mit einer Web-fähigen Erfassungslösung nahezu eliminiert werden. Durch die Zentralisierung der Finanzprozessabwicklung kann in großen Unternehmen mit mehreren Standorten auch die Standardisierung forciert werden. Auch das Outsourcing der klassischen Auftrags- und Rechnungsabwicklung an interne Shared Services Centre (SSCs) oder externe Business Process Outsourcers (BPOs) wird möglich. Mit Erfassungslösungen mit agiler Architektur und hoher Skalierbarkeit können Outsourcer schnell und unkompliziert neue Kunden und Betriebsabläufe einrichten. Bietet die Lösung zudem auch Tools für intelligentes Prozessmonitoring und zur Berichterstellung, werden Buchhaltungsprozesse insgesamt transparenter und das Einhalten interner oder externer Service Level Agreements wird unterstützt.

Unternehmensweite Automatisierung erzielen

Die Automatisierung von Finanzprozessen bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Mit Datenerfassungs-Lösungen, die auch auf Robotiktechnologien und Algorithmen für Machine Learning zurückgreifen können, kann eine Automatisierungsrate von bis zu 80 Prozent für Rechnungsvorgänge erreicht werden (Die Automatisierungsrate ist variabel und hängt von der Gesamtumgebung, der Qualität der Eingabe und der Möglichkeit des Auftragsabgleichs ab). Letztendlich senkt Finanzprozessautomatisierung Kosten, stärkt interne Kontrollen, ermöglicht die Optimierung des Cashflows und kann sich nicht zuletzt positiv auf die Lieferanten- und Kundenzufriedenheit auswirken. Im Ergebnis gewinnen Finanzmitarbeiter zudem mehr Zeit für wichtige, für das Unternehmen wertschöpfende Aufgaben.aj