Bank-IT bremst Ver­bes­ser­un­gen bei internen Abläufen aus – Studie zu Prozessen & Organisationshandbuch

Deutschen Banken steht die eigene IT im Weg, wenn es darum geht, interne Abläufe zu ver­bes­sern. 65 Prozent der Fach- und Führungskräfte bemängeln, dass sich in der zentralen Datenbank für die dokumentierten Prozesse keine Kennzahlen ermitteln lassen. Zudem liefert die eingesetzte Software kaum andere Anhaltspunkte, um Zeit oder Kosten bei der täglichen Arbeit zu sparen. Das bestätigen mehr als 60 Prozent der Bankmanager. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie “Moderne Bank-Organisation: Studie zum Anweisungswesen deutscher Banken” von Procedera Consult. 100 Fach- und Führungskräfte wurden befragt.

Die IT-seitigen Einschränkungen belasten die Institute enorm. Viele Trends, die im aktuellen Marktumfeld für eine verbesserte Ertragssituation sorgen könnten, gehen an den Banken vorbei. Branchenübergreifend wollen die Unternehmen beispielsweise kontinuierliche Verbesserungen und operatives Tagesgeschäft besser miteinander verzahnen. Dazu gehört etwa, Kunden verstärkt in die Abläufe einzubinden, Arbeitsschritte zu automatisieren oder verfügbares Wissen schneller verfügbar zu machen. Doch um das nachzumachen, brauchen die Banken einen übergreifenden Blick auf alle Abläufe. Kaum ein Institut kann das mit der bestehenden Software gewährleisten. Nur 18 Prozent bieten derzeit eine Prozesslandkarte an, um mit wenigen Klicks durch die Anweisungen zu navigieren.

Viele Anweisungssysteme bauen auf elektronisch dokumentierten Richtlinien auf. Was fehlt, ist eine zentrale Datenbank, um Auswertungen oder gesetzlich vorgeschriebene Berichte automatisch zu erstellen.“

Ralf Heydebreck, Experte für bankfachliches Anweisungswesen bei Procedera

Darüber hinaus lassen sich die sogenannten Organisationshandbücher (OHB) aus Sicht der Mitarbeiter teilweise nur sehr umständlich bedienen. Mehr als 80 Prozent der Systeme überfordern die Anwender mit nicht benötigten Informationen. Nur knapp jedes fünfte OHB-Werkzeug ermöglicht, die Ausgabe auf die für den eigenen Arbeitsbereich benötigten Daten zu beschränken. Eine nachvollziehbare Gliederungsstruktur oder Basisfunktionen wie eine Suchfunktion stellen gerade mal gut 60 Prozent der Tools bereit.

Banken müssten die Mitarbeiter im Tagesgeschäft besser unterstützen. Dazu gehöre eine konsequent prozessual dargestellte Ablauforganisation. “Ein OHB-System, das bestenfalls Fließtexte nach Suchbegriffen filtert, ist nicht mehr zeitgemäß“, kritisiert Heydebreck.

Der Experte warnt in diesem Zusammenhang vor Missverständnissen. Obwohl das OHB möglicherweise alle relevanten Regelungen enthält, kann ein unkomfortabel entwickeltes System dafür sorgen, dass Mitarbeiter benötigte Informationen nicht finden und das Vertrauen verlieren. Mehr als 30 Prozent der Anwender nehmen die Anweisungen beispielsweise als inkonsistent und bestenfalls mittelmäßig gegliedert wahr. Und rund ein Viertel empfindet die Dokumente als unvollständig oder inkonsistent. Das bestätigt sich häufig auch in der Praxis: „Widersprüchliche Anweisungen und Lücken gehören zu den häufigsten Beanstandungen von externen Prüfern“, so Heydebreck.

Über die Studie

Procedera Consult hat 100 Fach- und Führungskräfte deutscher Banken online zu Organisationsthemen befragt. Die Antworten stammen zum größten Teil aus den Abteilungen Risiko-Controlling, Kreditwesen, IT, interne Revision, Bankorganisation, Vertrieb und Kundenservice. Dabei weisen die teilnehmenden Institute eine Bilanzsumme von weniger als einer Milliarde Euro bis hin zu mehr als zehn Milliarden Euro auf.

Die 19-seitige Studie kann von Banken und Sparkassen unter studien@procedera.de per E-Mail kostenfrei angefordert werden.aj