Punktlandung oder Schiffbruch? Warum System­migrationen glänzend gelingen oder krachend scheitern

. Systemmigrationen sind Mammutprojekte, und brauchen echte Könner. Viele Anbieter jedoch versprechen das Wunschkonzert mit den Akkorden „schlanke Standardmethode“, „minimaler Aufwand“, „günstig“ und „nahtlose Integration“. Doch die Realität sieht anders aus als der beschworene Harmoniehimmel. Zu viele Leasingunternehmen erleben nach, und oft schon bei, der Umstellung eine Bruchlandung: eine Dissonanz aus Datenchaos, massiven Prozessstörungen und explodierenden Kosten. Wie kommt es dazu? Und was trennt erfolgreiche Migrationen von denen, die am Ende in einem titanischen Schiffbruch enden?. von Andreas Kreuzenbeck, Sopra Financial Technology.. Jeder Ai Tieh ler arbeitet in einer individuellen Infrastruktur Landschaft. Diese kann sehr unterschiedlich aussehen und aus sehr alten Systemen, teilmodernisierten Komponenten sowie neuen Technologien bestehen. Oft ist es auch eine historisch entstandene Kombination aus allem. Und die ExpertInnen, die sich mit der bestehenden Landschaft am besten auskennen, sind gerade in Rente gegangen. Dieses komplexe Umfeld erfordert von Service- und Lösungsanbietern bedarfsgenaue, maßgeschneiderte Strategien, wenn es um die Implementierung neuer Systeme oder Software Lösungen geht. Es braucht Spezialisten, die diesen Prozess strukturiert, effizient und, noch wichtiger, effektiv gestalten können, um die Kontinuität aller Geschäftsabläufe bei deren Kunden zu sichern. Nur ein methodisch durchdachter Ansatz sorgt für eine reibungslose Integration neuer Lösungen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen oder am Ende gar zu scheitern. . Methodischer Ansatz: eine möglichst individualisierte Migrationsstrategie!. . Ein Anbieter: „Wir haben DIE erprobten Standardmethoden und -tools.“, Diesem Satz sollten Sie stets misstrauen! Insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen, die mit individuellen Strategien Marktnischen besetzten, sind auch die Ai Tieh Landschaft und die betrieblichen Abläufe ganz auf diese Strategie abgestellt.Tools machen einen effektiven Prozess effizient. Ohne ersteres werden Sie mit Tools allein nur effizienter scheitern.”Und weil man sich nicht für jede Aufgabe ein eigenes Ai Tieh System hinstellen kann, sind vielmehr Gepflogenheiten, Excel Sheets und „interessante Datenfelder“ relevant, als es den Orga Mitarbeitern, die mit uns über ein mögliches Migrationsprojekt reden, bewusst ist. Durch einen methodischen Ansatz, der auf eine maximal individualisierte Migrationsstrategie setzt, muss flexibel auf die spezifischen Anforderungen jedes Kunden im Leasingsektor eingegangen werden. Die Grundlage? Eine umfassende Ist Analyse, bei der bestehende Prozesse und Ai Tieh Infrastrukturen durch langjährig erfahrene Spezialisten detailliert untersucht werden. Insbesondere das eher tradierte als dokumentierte Wissen muss beachtet werden, denn nicht nur explizite Daten, sondern auch „versteckte“ Daten und Abläufe müssen erkannt, bewertet und in eine neue Lösung migriert werden. Auf dieser Basis kann eine passende Implementierungsstrategie entwickelt werden, um ein neues Kernsystem einzuführen und eine effektive Integration neuer Lösungen in bestehende Ai Tieh Landschaften zu gewährleisten. Phasen der Implementierung nach bewährter Vorgehensweise!. . Die Einführung eines neuen Systems erfolgt in mehreren, aufeinander abgestimmten Schritten:. Analyse & Konzeption: Vor der Einführung eines neuen Systems wird die bestehende Ai Tieh Infrastruktur analysiert. Dabei werden Prozesse, Schnittstellen und technologische Rahmenbedingungen geprüft und insbesondere auf nicht offenkundige Details geachtet. Gleichzeitig erfolgt eine genaue Definition geschäftlicher und regulatorischer Anforderungen. Basierend auf diesen Erkenntnissen lässt sich ein maßgeschneidertes Konzept entwickeln, das technische und organisatorische Aspekte integriert. Datenmigration: Die Übertragung von Bestandsdaten erfordert eine akribische Planung und Umsetzung. Es ist sicherzustellen, dass die Datenqualität hoch bleibt, Dubletten eliminiert und Inkonsistenzen bereinigt werden. Insbesondere hier können „versteckte“ Daten zum Fallstrick werden. Umfangreiche Testmigrationen helfen, Probleme frühzeitig zu identifizieren. Automatisierte Migrationstools, ob marktgängiges Tool oder individuelle Lösung, ermöglichen eine schnelle und fehlerfreie Datenübertragung, sodass alle relevanten Informationen in der richtigen Struktur im neuen System ankommen. Deployment & Inbetriebnahme: Nach erfolgreicher Migration erfolgt die Systembereitstellung. Diese umfasst die Installation der Software, Konfiguration aller Komponenten sowie die Integration in die bestehende Ai Tieh Landschaft. Mitarbeiterschulungen stellen sicher, dass alle Nutzer das System effektiv bedienen können. Vor dem Go Live werden umfassende Funktionstests, Lasttests und End to End Tests durchgeführt, um die Stabilität und Leistungsfähigkeit des Systems zu gewährleisten. Cut Over Phase und Support: In der finalen Phase erfolgt die kontrollierte Umstellung, sodass keine kritischen Geschäftsprozesse gestört werden. Ein professioneller Lösungsanbieter wird in den ersten Wochen ein dediziertes Support Team bereitstellen, das Fragen klärt und eventuelle, nein, sicherlich vorhandene Fehler umgehend behebt. Zusätzlich erfolgt eine kontinuierliche Überwachung, um eine stabile Performance sicherzustellen. Auch langfristige Wartungs- und Optimierungsservices, um Effizienz und Systemstabilität nachhaltig zu steigern, sollten zum Serviceangebot gehören. . Zu den Daten drängt, an den Daten hängt doch alles (frei nach Goethe)!. . Betrachten wir einen der wichtigsten Punkte näher: die Datenmigration. Mit vielen Kinderkrankheiten einer neuen Lösung kann man nach dem Cut Over umgehen. Sei es eine noch nicht ausreichende Performance, einzelne Schriftstücke, die vielleicht noch nicht optimal formatiert sind, hakelnde Schnittstellen oder Benutzer, welche noch umfangreicher geschult werden müssten. Daran scheitert eine Migration nicht. Aber stellen Sie sich vor, einige relevante Daten zu 100.000 Verträgen müssten nachgepflegt werden oder fehlende Daten werden erst nach dem nächsten Quartalsabschluss bemerkt oder, wenn man Glück hat, noch kurz vor dem Cut Over? Ob nun das Projektteam wirklich objektiv überfordert ist oder die Geschäftsleitung kein Vertrauen (oder Budget) mehr hat, egal: Daran scheitert eine Migration eben doch. Da jedes Unternehmen eine andere Ausgangslage hat, müssen folglich verschiedene Migrationsansätze geprüft werden. Vielleicht nicht einmal, um die im Universum beste Lösung zu finden.Es kann schon reichen, zu vertretbaren Kosten ans Ziel zu kommen und nicht zu scheitern.”Blanke Einführung: Diese Variante eignet sich für neue Geschäftsbereiche oder Unternehmensgründungen, in denen kein Altsystem ersetzt werden muss. Die Implementierung umfasst das vollständige Setup aller Systemkomponenten, die Schulung der Mitarbeiter und die Definition betrieblicher Abläufe. Da keine Datenmigration erforderlich ist, verläuft der Prozess besonders schnell und unkompliziert. Dies ist insbesondere für Unternehmen attraktiv, die neue Geschäftsfelder erschließen oder ein System von Grund auf neu aufbauen möchten. Zudem entfällt das Risiko, das mit der Datenmigration verbunden ist, da keine historischen Daten übernommen werden müssen. Big Bang Ansatz: Hier erfolgt die vollständige Migration zu einem festgelegten Stichtag. Das alte System wird abgestellt, und sämtliche Daten und Prozesse werden gleichzeitig auf das neue System übertragen. Der Vorteil: Es gibt keine langwierige Übergangsphase mit Parallelbetrieb, wodurch Fehlerquellen reduziert werden. Allerdings setzt dies eine minutiöse Vorbereitung voraus: Datenmigration, Schnittstellenanbindung, Mitarbeiterschulung und Tests müssen vorab umfassend durchgeführt werden. Nach erfolgreicher Umstellung ist die Lösung sofort einsatzbereit. Größter Vorteil des Big Bang: Eine Parallel Phase ist nicht notwendig. Das entlastet die Nutzer außerhalb des Projekts. Hybride mit teilweiser Datenmigration: In dieser Variante werden Bestandsdaten nur selektiv übernommen, während neue Geschäfte direkt in das neue System einfließen. Diese Methode ist besonders sinnvoll, wenn viele kurzlaufende Verträge bestehen, die in der alten Lösung verbleiben können, während langfristige Verträge gegebenenfalls manuell sowie relevante Stammdaten automatisiert migriert werden. Die Herausforderung liegt dabei in der Verwaltung zweier paralleler Systeme über einen gewissen Zeitraum hinweg. Dennoch kann dieser Ansatz eine Kostenersparnis und risikoarme Einführung der neuen Lösung ermöglichen, da die Menge an zu migrierender Daten begrenzt wird. Stufenweise Migration: Diese iterative Methode eignet sich für Unternehmen, die Daten aus mehreren Quellen migrieren müssen oder deren Projektteam Kapazitäten begrenzt sind. Die Umstellung erfolgt in mehreren definierten Etappen, beispielsweise segmentiert nach Systemen oder Geschäftsfeldern. Dadurch lassen sich einzelne Bereiche bereits im neuen System nutzen, während andere noch in der alten Umgebung verbleiben. Dieses Vorgehen kann sogar zwingend notwendig werden, wenn die Aufwendungen bei einer gleichzeitigen Migration aus mehreren Systemen die Möglichkeiten des Projektteams sprengen würden. Der Nachteil ist, dass der Gesamtprozess länger dauert, da verschiedene Migrationsphasen durchlaufen werden müssen. . Und die Tools?!. . Tools sind extrem wichtig für eine erfolgreiche Migration. Keine Tools oder die falschen sind sicherlich einer der Gründe für ein Scheitern. Nur andersherum ist die Aussage nicht richtig: Tools sind kein Garant für Erfolg. Tools machen effektive Vorgänge effizient und wiederholbar. Und das ist der eigentliche Knackpunkt einer Migration: Das gewählte Verfahren muss an sich überhaupt einmal funktionieren; also „effektiv“ sein. Erst danach sorgen Tools für niedrigere Kosten, also „Effizienz“. Beides braucht man. Und welche Tools sind die besten? Hierzu mögen anderen noch viele Artikel schreiben oder Werbeanzeigen für ihre Tools schalten, das soll hier nicht beleuchtet werden. Jedenfalls, es gibt sie. Selbst Eigenentwicklungen können bisweilen effektiv und effizient sein. Fazit!. . Nur ein sorgfältig geplanter Ansatz gewährleistet eine erfolgreiche Systemeinführung beziehungsweise einen nahtlosen Systemwechsel, ohne die laufenden Geschäftsprozesse zu unterbrechen. Der Erfolg ist letztlich das Ergebnis des gelungenen Zusammenspiels einer individualisierten Migrationsstrategie, der Erfahrung und Kompetenz des Anbieters sowie dem Einsatzwillen des Kunden. Der Glaube, mit einfachen Standard Verfahren und tollen Tools komme man quasi schmerzfrei und ohne Risiken ans Ziel, trügt. Skalieren und Standardisieren kann man erst, wenn zahlreiche ähnliche Lösungen in die gleiche Ziellösung überführt werden. Das ist bei spezialisierten Finanzdienstleistern und Leasing Unternehmen nicht der Fall. Sie hörten einen Beitrag von “Andreas Kreuzenbeck, Sopra Financial Technology”

 
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