Praxisbericht: Collaboration mit Citrix GoToMeeting

Experten des deutsch-französischen Beratungsunternehmens Sterr-Kölln & Partner nutzen Citrix GoToMeeting, um über Standort- und Ländergrenzen hinweg gemeinsam an sensiblen Dokumenten zu arbeiten. Auch bei der Fiducia und Sparkassen Informatik ist die Lösung freigegeben. Der Praxisbericht.

Sterr-Kölln & Partner benötigt für die Zusammenarbeit von Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern, Steuer- und Unternehmensberatern und Mandanten der Büros in Frankreich und Deutschland eine technische Lösung, die sowohl länderübergreifendes Teamwork ermöglicht, als auch die Betreuung von Mandanten ortsunabhängig sicherstellt. Sterr-Kölln ist eine einfache Wartung und Nutzung wichtig, damit alle Parteien – ohne tiefere IT-Kenntnisse – effizient zusammenarbeiten können. Und: Die Arbeit an den Dokumenten muss vor allem vertraulich, abgesichert und rechtssicher erfolgen.

Sterr-Kölln & Partner entschied sich für die Online-Meeting-Lösung GoToMeeting von Citrix. Ein Grund: Die Lösung hat von Anfang an einen hohen IT-Sicherheitsstandard – und eignet sich so für vertrauliche Inhalte. Insbesondere die Übertragung sensibler, juristischer Dokumente mit anderen Anwälten und Partnern im Screensharing-Modus verlangten nach einer sicheren Lösung. Citrix konnte mit einer 128-Bit-AES-Verschlüsselung, die jeweils zu den Endpunkten (End-to-End) aufgebaut wird, punkten. Weitere Informationen zur Sicherheits-Infrastruktur stellt Citrix in einem Security-Whitepaper bereit.

Mehrere Standorte, parallele Meetings

Außerdem erlaube die Lösung den Experten an allen Standorten eine unkomplizierte Zusammenarbeit – zu der sogar Mandanten hinzugezogen werden können. Sterr-Kölln verwendet dazu mehrere „Virtuelle Teamräume“ an den verschiedenen Standorten des Unternehmens, die über GoToMeeting miteinander verbunden sind. Dadurch können sich die Teams auch untereinander abstimmen.

Bei der täglichen Arbeit haben alle Teilnehmer im “Screensharing-Modus” das jeweilige Dokument im Blick und können ihre Änderungen – nach einer Freigabe durch den Moderator – per Tastatur und Maus durchführen. Technisch gesehen steuern die Teilnehmer den Computer des Meeting-Erstellers mit dessen Software fern. So kann auch Spezialsoftware eingesetzt werden, da diese nur auf dem Hostrechner installiert sein muss. Die Bild- und Tonübertragung ist erlaubnisbasiert – nichts geschieht ohne Einwilligung des Nutzers. Bei der Verwendung von GoToMeeting auf einem Windows-Computer kann der Moderator zudem auswählen/einschränken, welche geöffneten Dokumente oder Anwendungen übertragen werden sollen.

Die Software stellt jedem Benutzer einen Client bereit, für den Benutzer Zugangsdaten erhalten. Diesen Zugang kann jeder auf verschiedenen Geräten (Computer, Macs, iOS und Android Smartphones oder Tablets) einsetzen.

Vorteile für Sterr-Kölln & Partner

 Optimale Mandantenbetreuung durch die unkomplizierte Zusammenführung der Expertisen aus Freiburg, Berlin und Paris in spontanen und sicheren (Mandanten-)Meetings – unabhängig vom Aufenthaltsort der Gesprächspartner

 Schutz sensibler Dokumente durch den hohen Sicherheitsstandard einer professionellen Online-Meeting-Lösung und die Verschlüsselung der übertragenen Daten

 Teambuildung und Wissenstransfer durch den Austausch von Beratern unterschiedlicher Standorte in „virtuellen Teamräumen“ sowie einer Videoübertragung in HD-Qualität

 Videokonferenzen reduzieren Kundenbesuche vor Ort und sparen dadurch Reisezeit und -kosten

 Keine speziellen IT-Kenntnisse und keine Administrationsrechte zur Nutzung erforderlich – die Lösung lässt sich einfach installieren, nutzen und aktualisiert sich selbst

 Mobile Apps ermöglichen die Teilnahme an Meetings mit dem Smartphone auch von unterwegs

Nachgehakt: Fragen zur Citrix-Lösung GoToMeeting

Für wie viele gleichzeitige Meetings ist die Software ausgelegt?

Mit dem Flatrate-Preismodell von GoToMeeting können unbegrenzt viele Online-Meetings mit jeweils bis zu 25 Teilnehmern abgehalten werden. Es benötigt jedoch immer nur derjenige ein Nutzerkonto, der das Meeting plant und startet. Die Teilnahme an einem Meeting ist daher immer kostenlos.
Ein Unternehmen kann seine Mitarbeiter mit beliebig vielen Nutzerkonten von GoToMeeting ausstatten – für Großunternehmen gibt es speziell angepasste Lizensierungsmodelle.

Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Die Systemanforderungen für GoToMeeting unterscheiden sich von Betriebssystem zu Betriebssystem und hat Citrix im Internet bereitgestellt.

Wurde die Lösung bereits unter dem Gesichtspunkt der Regulierung im Finanzbereich überprüft?

Citrix GoToMeeting ist eine HIPAA-konforme Online-Meeting-Lösung. Das HIPAA Compliance Sheet kann auf Wunsch bereitgestellt werden. GoToMeeting und Citrix unterliegen außerdem dem Safe-Harbour-Abkommen. Damit unterliegen diese Daten der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutzrichtlinie). Zur Citrix Zertifizierung

Darüber hinaus besitzt GoToMeeting eine Freigabe der Fiducia und der Sparkassen Informatik für die Verwendung in den jeweiligen Bank-Netzen.

Mit der Mobile App soll die Teilnahme an Meetings auch von unterwegs möglich sein: Welche Bandbreite wird benötigt?

Der Bandbreitenbedarf hängt stark von den verwendeten Funktionen ab. Bei der Nutzung von Screensharing und Voice over IP reicht eine EDGE Verbindung meist schon aus. Für die Nutzung von Video sollte eine 3 oder 4G Verbindung bestehen. WiFi Verbindungen sind natürlich optimal. Die jeweiligen mobilen Apps sind native Programme auf den jeweiligen Betriebsystemen Windows RT, iOS oder Android.

Welche Funktionen sind mit der Mobile-App möglich?

Die Teilnehmer, die die App nutzen, sehen alles, was der Moderator auf seinem Bildschirm freigibt. Zudem kann entweder der Ton über die Internetverbindung Ihres Gerätes übertragen werden – oder – man wählt sich parallel über das Telefon ein. Auch die Gesture-Steuerung (zum Beispiel das Vergrößern der Bildschirmansicht, indem sie die Finger auseinander zieht) ist möglich. Genauso wie der Wechsel zwischen Quer- und Hochformat.

Mit der App für das iPad können die Teilnehmer sogar Ihr Videobild übertragen und die anderen Teilnehmer sehen. Darüber hinaus können Organisatoren mit iPad oder Windows Tablets Webseiten, Dokumente aus ShareFile, Dropbox oder OneDrive (nur Windows) teilen sowie ein Whiteboard aufrufen.

Ist vom Smartphone etwa auch die Dokumenten-Bearbeitung möglich?

Nein, die Übergabe der Tastatur- und Maussteuerung (zur Bearbeitung eines Dokuments) an einen App-Nutzer ist momentan nicht möglich.

Gibt es die Software auch „On premise“ (also als klassische Kauflösung für den eigenen Server)?

GoToMeeting ist ausschließlich als Software-as-a-Service (SaaS) erhältlich. Für die Nutzung ist keine Installation erforderlich.

Aktualisierungen führt das Tool eigenständig durch: Wie können Betreiber kritischer Infrastrukturen sicher gehen, dass hier keine unberechtigten Daten abfließen?

GoToMeeting besitzt eine Auto-Update Funktion, bei der der Client automatisch neueste Versionen herunter lädt und diese speichert. Hierzu sind keine Adminrechte notwendig. Wenn ein Kunde jedoch Bedenken hat und GoToMeeting beispielsweise per MSI in seiner Umgebung ausrollen möchte, kann (von Citrix) die Update-Funktion eingefroren werden und erst nach Absprache mit dem Kunden auf eine neuere Version umgestellt werden.