Verbesserte Kommunikation für Versicherer: dezentral erstellte Dokumente im Griff

Ein bekanntes Pro­blem in der Kun­denkommunikati­on von Versi­cherern: Häufig wer­den Dokumente und Schrift­stücke, die außerhalb der Stan­dard­pro­zesse er­stellt wer­den, bei­spielsweise in der Scha­dens­regulierung, lokal, das heißt bei den Außen­dienst­mit­arbeitern oder in den regio­na­len Fi­lia­len er­stellt und nur dort ge­spei­chert bzw. aus­gege­ben. Dadurch gehen oft wichtige In­formationen verloren oder sind für Mit­arbei­ter am Hauptsitz nicht sofort verfügbar. Compart will das Pro­blem nun mit der neuen Webanwendung “Document De­sk­top” lösen.

Versicherer kennen das wohl: Dokumente werden von Außendienstmitarbeitern oder in den regionalen Filialen erstellt – und bleiben dort. Nur dort. Viele Dokumente jedoch bedürfen des Vier-oder Sechs-Augen-Prinzips und müssen von Abteilungen am Hauptsitz geprüft und autorisiert werden. Dem Hauptsitz gehen damit wichtige Informationen verloren oder sind zumindest nicht sofort verfügbar.

“Document Desktop” plus “DocBridge FileCab” soll dagegen alle Dokumente sammeln und an die Zentrale zwecks Genehmigung und Archivierung übergeben, unabhängig davon, wo, in welchem Format und auf welchem physischen und digitalen Kanal sie erstellt wurden. Während der Sachbearbeiter also in seiner Filiale das Dokument druckt oder elektronisch versendet, würde es also gleichzeitig und automatisch archiviert. Es kann aber auch in der Zentrale versendet werden, je nach Firmen-Policy. Alles läuft im Hintergrund, ohne dass der Mitarbeiter eingreifen muss.

Der Sachbearbeiter erstellt am PC-Arbeitsplatz seine Kundenkorrespondenz, lässt sich diese anzeigen, ruft verschiedene Eigenschaften ab, kann bei Bedarf Dokumente auch stornieren und übergibt sie per Mausklick an den zentralen Druck, E-Mail-Versand sowie an das Archiv.

In Kombination mit DocBridge FileCab, einer von Compart entwickelten Lösung zur Erstellung, Validierung und Archivierung dezentraler Korrespondenz (PC-Arbeitsplatz), bestünde die Möglichkeit zur Einbettung in das zentrale Output-Management. Außerdem soll es möglich sein, das Anwender automatisierte als auch interaktive Freigabemechanismen konfigurieren. Die Freigaben lassen sich im Zwei- und im Vier-Augen-Prinzip durchführen.

Document Desktop übernimmt die Dateien, die zuvor von DocBridge FileCab auf Regelkonformität hinsichtlich Corporate Identity (CI) und Compliance geprüft wurden. Das soll die Qualität der externen Korrespondenzerhöhen. Zudem soll das Einbetten der lokal erstellten Dokumente in die zentrale Verarbeitung Geld sparen.

Die genauen Details von Document Desktop möchte Compart bei der Hausmesse Comparting (“Forum für Multi-Channel Document Management”, 15. und 16. Oktober, Kongresshalle Böblingen) vorstellen. aj