Welche Rolle spielt FinOps bei der Optimierung von Cloud-Budgets?

Die Kontrolle der IT-Kosten ist eine ständige Herausforderung für Unternehmen. Trotz der aktuellen Weltwirtschaftslage liegen die weltweiten IT-Ausgaben laut dem Beratungsunternehmen Gartner im Jahr 2023 voraussichtlich bei 4,6 Billionen USD und damit 5,5 % über den Ausgaben im Jahr 2022. Das FinOps-Modell spart Kosten.

von Kurt Wiener, Lemongrass Consulting

Bei vielen Unternehmen sind die Ausgaben für Cloud-Dienste neu hinzugekommen. Meist handelt es sich dabei nicht um feste Beträge, sondern um nutzungsabhängige Kosten, um den Nutzern der Cloud-Dienste die größtmögliche Flexibilität zu bieten. Viele Unternehmen sind es jedoch nicht gewohnt, mit hohen, variablen Beträgen zu planen, oder sie sind nicht besonders gut darin.
Zudem haben die bewährten Taktiken zur Kostensenkung bei der Verwaltung von Ausgaben für Cloud-Dienste nicht denselben Effekt. Stattdessen ist ein neues Konzept für die Cloud entstanden und gereift: das FinOps-Modell.

FinOps ist eine Sammlung von Aktivitäten, die sowohl zentral als auch dezentral ausgeführt werden, um die kontinuierliche Verwaltung der variablen Cloud-Ausgaben zu operationalisieren und darüber hinaus die IT-Ausgaben wesentlich zu beeinflussen.”

Einer unserer Kunden hatte beispielsweise seine Workloads in die Cloud verlagert und einen stabilen Betrieb erreicht. Im Rahmen einer initialen FinOps-Überprüfung wurden über die Anpassung der Cloud-Kapazitäten, die Anwendung unterschiedlicher Cloud-Preismodelle und die Optimierung der Betriebszeiten Kosteneinsparpotenziale ermittelt, welche die Ausgaben des Unternehmens insgesamt um mehr als 2,5 Millionen USD pro Jahr verringerten.
Das FinOps-Modell umfasst drei wesentliche Kernfunktionen:

Nr. 1 – Budgetmanagement

Budgetmanagement bedeutet, dass Änderungen der Nutzung und des Verbrauchs der Cloud mit dem genehmigten Budget abgeglichen werden. Jedes Mal, wenn beispielsweise die Technik einen Server in der Cloud „bereitstellt“, gilt dies eigentlich auch als „Beschaffung“. Deshalb muss es eine eindeutige und einfache Verbindung zwischen IT-Operations und IT-Procurement geben, um die Cloud-Kosten gemeinschaftlich zu verwalten.

Die tatsächliche Nutzung mit tagesgenauem Abgleich zum Budget ist in der Cloud durch Tools nachvollziehbar, bzw. es können Alarme bei Überschreitung des Budgets eingestellt werden.”

Es handelt sich nicht einfach um eine Pauschalrechnung, die jeder Kunde pro Dienst bezahlt. Vielmehr können durch FinOps Aktivitäten mit Hilfe von Methoden wie dem Tagging (Zuweisung einzelner Cloud-Kosten, z. B. auf Unternehmensbereiche) detaillierte Cloud-Berichte erstellt und über Tagging aggregiert werden.
Wenn die Ist-Ausgaben vom Budgetplan abweichen, wird das FinOps-Team diese Ausnahmen mit der IT oder dem IT-Controlling abstimmen, um entweder eine rückwirkende Genehmigung zu erhalten oder die Cloud-Kosten mit Hilfe geeigneter Maßnahmen zu reduzieren.

Nr. 2 – Optimierung Kapazität

Ein weiterer Schwerpunkt von FinOps ist die effiziente Messung, wie gut die Cloud-Kapazität dem tatsächlichen Systembedarf entspricht. Dazu gehört die genaue Vorhersage des Ressourcenbedarfs, die rechtzeitige Bereitstellung der optimalen Ressourcenmenge und die konsequente Anpassung der Ressourcenzuweisung, um eine effiziente Nutzung der Cloud-Infrastruktur zu gewährleisten.

Die Optimierung des Ressourcenmanagements ist besonders wichtig für SAP in der Cloud, da SAP-Workloads üblicherweise die größten Kosten verursachen und daher die Kostenkontrolle zu einem wichtigen Geschäftsfaktor geworden ist.”

SAP-Systeme in der Cloud müssen schwankende Workloads ausgleichen, Nachfragespitzen effizient bewältigen und gleichzeitig kosteneffizient betrieben werden.

Durch die dynamische Anpassung der Ressourcenzuweisung auf der Grundlage von Vergangenheitsdaten können Unternehmen ihre infrastrukturellen Ressourcen entsprechend den jeweiligen Anforderungen vergrößern oder verkleinern.”

Dank dieser Flexibilität können Unternehmen schnell auf geschäftliche Anforderungen reagieren, Ressourcenknappheit in Spitzenzeiten vermeiden und die Ressourcen in ruhigeren Zeiten reduzieren, wodurch sie viel agiler sind.
Implementierung und Verwaltung bestimmter Vorgänge innerhalb von SAP können ressourcenintensiv und teuer sein. Um ihre Teams zu entlasten, benötigen Unternehmen eine geeignete Strategie. Die Suche nach Lösungen zur Modernisierung des SAP-Betriebs durch Maßnahmen wie die Automatisierung ist der Bereich, in dem der Markt zurzeit am schnellsten reift. Die Optimierung der Ressourcenkapazität innerhalb dieser kritischen Infrastruktur ist daher besonders wichtig.

Nr. 3 – Vertrags- und Lieferantenmanagement

Die Aushandlung von Verträgen mit Hyperscalern ermöglicht es Unternehmen, die Bedingungen und Preisstrukturen auf ihre spezifischen Bedürfnisse abzustimmen. Bei einer Optimierung dieser Verträge können Unternehmen günstige Preise (Discounts) aushandeln, kosteneffiziente Service-Level-Agreements (SLAs) abschließen und sich Rabatte auf der Grundlage einer langfristigen Verpflichtung sichern.

Letztlich geht es für die Unternehmen darum, ihre SAP-Betriebskosten zu senken, die Risiken zu mindern und eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung zu den Hyperscalern aufzubauen.”

Bei der Zusammenarbeit mit Hyperscalern gibt es mehrere gemeinsame Themen, die zur Erarbeitung der Zielarchitektur und bei der Vertragsgestaltung zu berücksichtigen sind. So ist es beispielsweise wichtig, für jedes System ein Preismodell zu bestimmen, das dem Nutzungsverhalten bei gleichzeitig bestmöglichen Kosten entspricht.
Die Verträge sollten auch die Möglichkeit bieten, die Ressourcen je nach Geschäftsbedarf flexibel nach oben oder unten zu skalieren.

Eine einfache Anpassung der Ressourcenzuweisungen kann dazu beitragen, eine Überbereitstellung von Ressourcen und somit unnötige Kosten zu vermeiden.”

Ebenso sollten die Verträge eine Ausstiegsstrategie vorsehen, damit Unternehmen zu einem anderen Cloud-Anbieter wechseln oder die Dienste gegebenenfalls intern bereitstellen können.
Die Vereinbarung angemessener Kündigungsklauseln und die Gewährleistung der Datenübertragbarkeit können verhindern, dass man sich an ungünstige Verträge bindet. Stattdessen bieten sie Flexibilität für künftige Änderungen.

Prioritäten für FinOps

Es ist nie zu früh, sich über FinOps zu informieren und dieses Konzept in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Eine generelle Kostensenkung ist nicht immer und für jedes Unternehmen die richtige Antwort. Vielmehr wird Ihr Unternehmen das bestmögliche Ergebnis erzielen, wenn Sie wissen, dass Ihr Verbrauch dem tatsächlichen Bedarf entspricht und Sie den besten Preis dafür ausgehandelt haben. Genau das ist der Zweck des FinOps-Modells. Kurt Wiener, Lemongrass Consulting