Vertragsmanagement – nicht jedes Software-Tool hilft wirklich

Lange bevor Digitalisierung zum Thema Nummer eins wurde, waren die meisten Fachbereiche in Unternehmen teilweise datenbasiert. Aber eben nur die meisten, und nur teilweise. Die Herausforderung lautet jetzt: Verarbeitung von Daten ohne Medienbruch. Wie komplex das sein kann, zeigt der Bereich des Vertragsmanagements (Contract Management): Verträge werden oft noch in Papierform verwaltet, obwohl sie digital erstellt werden. Das erzeugt nicht nur Aufwand, sondern auch Risiken bei der Bearbeitung. Hier kann eine softwarebasierte Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen einen echten Mehrwert bieten – aber nur, wenn die Lösung keine neuen Lücken produziert.

von Claudia Dölker, microfin

Das Vertragsmanagement muss einen ganzheitlichen Prozess über den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags darstellen, um die geschäftliche Handlungsfähigkeit eines Unternehmens zu gewährleisten. Voraussetzung dafür ist, dass ein Software-Tool sämtliche im Unternehmen vorkommenden Vertragstypen abbilden und verwalten kann. Mittlerweile gibt es eine Fülle von Anbietern auf dem Markt, die alle versprechen, alles zu können. Das stimmt natürlich nicht. Deshalb ist es wichtig, Schwerpunkte zu setzen und eine qualifizierte Auswahl zu treffen.

Dabei haben sich neun Funktionen herauskristallisiert, die auf keinen Fall fehlen dürfen. Hier den Überblick zu behalten und das Richtige auszuwählen, ist eine Herausforderung.

1. Intelligente und effiziente Vertragsanlage

Die Anlage eines neuen Vertrags muss einfach und schnell funktionieren.

Moderne Tools verfügen über eine KI-Unterstützung, die den Vertragstext nach relevantem Input scannt und dem User Vorschläge zur Befüllung der Felder macht.”

Dies reduziert den Aufwand der Vertragsanlage und senkt die Hemmschwelle des Users, diese eher leidige Aufgabe schnell anzugehen.

2. Aktives Fristenmanagement

Man kennt die Situation aus dem privaten Bereich: Jeder sammelt im Laufe des Lebens eine Vielzahl an Verträgen an, die unterschiedliche Laufzeiten und Kündigungsfristen haben. Wenn diese Termine nicht im Kalender stehen, geraten sie aus dem Blickfeld.

Nicht anders ergeht es Unternehmen, die mitunter Hunderte oder Tausende Verträge managen müssen. Ohne ein aktives, softwarebasiertes Fristenmanagement ist das nicht mehr sinnvoll machbar. Schon bei Vertragsanlage sollten die Laufzeiten und Kündigungsfristen in den Kalender eingetragen und dabei gleich rechtzeitige Benachrichtigungen festgelegt werden. Dasselbe gilt für eine Vielzahl weiterer Vertragspflichten und -rechte: Erinnerungen an alle relevanten Termine helfen, den Überblick zu behalten und Entscheidungen zu treffen.

3. Such- und Filterfunktionen

Aufgrund der Vielzahl von Verträgen ist es zwingend erforderlich, dass ein Vertragsmanagement-Tool über eine effiziente und flexible Suchfunktion verfügt. Nur so kann ein bestimmter Vertrag schnell gefunden werden.”

Oftmals müssen zur Evaluation einer Vertragsbeziehung spezifische Informationen zusammengetragen werden. Dieser Rechercheaufwand nimmt viel Zeit in Anspruch. Eine zeitgemäße Softwarelösung unterstützt mit individualisierbaren Filteroptionen beim Gruppieren und Auffinden von Verträgen.

4. Automatische Reviews

Ein modernes Vertragsmanagement-Tool sollte nicht ausschließlich Verträge und Fristen digitalisieren, sondern auch relevante Prozesse abbilden. Wiederkehrende und automatische Reviews der Verträge stellen eine kontinuierliche Überwachung jedes Vertrags in allen Aspekten sicher. Dazu müssen die Reviews individualisierbar sein, um den unterschiedlichen Vertragstypen gerecht zu werden.

5. Rollenkonzept und Aufgabenteilung

Das Tool sollte es erlauben, zusätzlich zum Vertragsinhaber weitere Personen als Vertretung hinzuzufügen, so dass eine kontinuierliche Bearbeitung, z. B. im Krankheitsfall, bei Urlaubsabwesenheiten oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters, gewährleistet ist. Zusätzlich kann so der Arbeitsaufwand auf mehrere Personen aufgeteilt werden. Weitere zentrale Aspekte der Aufgabenteilung umfassen Experten- und Freigaberollen – das ist insbesondere für Validierungsmechanismen wichtig.

6. Einbeziehung von Dienstleistern

Die ständig wachsende Anzahl an Service-Beziehungen macht die Interaktion mit Dienstleistern zu einer Schlüsseldisziplin. Dies reicht von einfachen Abläufen wie dem Zuliefern von Rechnungen und SLA-Reports bis hin zum gemeinsamen Innovationsmanagement. Der gemeinhin bekannte „Excel-Weitwurf“ ist immer noch der De-facto Standard. Das ist für beide Seiten ineffizient und führt schnell zu Inkonsistenz und Intransparenz. Die Interaktion mit den Dienstleistern aus einer Softwarelösung heraus vereinheitlicht die Workflows und deren Dokumentation. So bleiben getroffene Entscheidungen langfristig nachvollziehbar.

7. Flexibles Reporting

Berichte über den Vertragsbestand sollten flexibel und adressatengerecht zusammengestellt werden können, um unterschiedliche Anforderungen bei der Berichterstattung bedienen zu können. Zudem sollten die Berichte in externe Formate exportierbar sein, um sie in andere Reports integrieren zu können.

8. Übersichtliches Dashboard

Beim Einloggen in das Tool sollten User auf den ersten Blick sehen, wo an diesem Tag die Prioritäten liegen.

Ein übersichtliches Dashboard lenkt den Fokus auf wichtige Aufgaben und Termine, ermöglicht ein umfassendes Controlling und sorgt so für maximale Transparenz.”

9. Revisionssicherheit

Insbesondere vor dem Hintergrund eines wachsenden Angebots an SaaS-Lösungen sowie steigender regulatorischer Vorgaben in vielen Branchen sollte ein Vertragsmanagement-Tool einer detaillierten Risikoanalyse unterzogen werden, um beispielsweise Konformität mit der DSGVO zu gewährleisten. Alle anerkannten Standards sollten erfüllt und Verträge verschlüsselt und revisionssicher gespeichert und archiviert werden, so dass im Falle einer Prüfung alle getätigten Entscheidungen langfristig nachvollziehbar sind.Claudia Dölker, microfin