KI-gestützte Dokumenten­analyse minimiert manuellen Aufwand – Creditreform-Anwenderbericht

Creditreform setzt bei der Verarbeitung des Schriftverkehrs im Forderungsmanagement auf KI-Software von Evy Solutions. Manuel Braun, IT-Systemadministrator bei Creditreform in Leer berichtet über die Implementation, Prozesse und wie die Umsetzung in der Praxis funktioniert.

von Manuel Braun, IT-Systemadministrator Creditreform Leer (Ostfriesland)

Allein im Forderungsmanagement fällt bei Creditreform täglich eine große Menge an Korrespondenz an, egal ob als E-Mails, Briefe oder Faxe. Wir setzen bei der Creditreform-Geschäftsstelle im ostfriesischen Leer zur Verarbeitung und Archivierung dieser Dokumente auf die intelligente, KI-basierte Software Xpact Office. So konnten wir mithilfe der intelligenten Automatisierung den Aufwand für die Verarbeitung des täglichen Schriftverkehrs um knapp 90 Prozent senken.

Das Besondere an der Lösung ist ihr KI-gestützter, textbasierter Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen, sprich …

Der Lösung ist es egal, an welcher Stelle im Text die wichtigen Informationen stehen.”

Kunden profitieren dadurch – je nach Einsatzszenario – von einem Automatisierungsgrad von nahezu 100 Prozent sowie von bis zu 90 Prozent an Kosten- und Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung.

Bei Creditreform in Leer ist die Software seit Mai 2020 im Einsatz. Zukünftig soll sie dann auch an den Firmenstandorten in Oldenburg, Hameln und Paderborn eingeführt werden.

Das Forderungsmanagement erhält jeden Tag eine Menge an Post mit verschiedenen Dokumenten, die es alle zu klassifizieren und dem jeweiligen Verfahren zuzuordnen gilt.”

Früher mussten die Mitarbeiter dafür den kompletten Schriftverkehr händisch nach dem jeweiligen Aktenzeichen durchsuchen, dieses eingeben und das Dokument dementsprechend in die Archivierung übertragen. Für den Forderungsvorgang selbst galt es dann, zusätzlich auch noch einmal extra die jeweilige Dokumentenklassifizierung anzugeben. Im Schnitt dauerte es jeden Tag 40 Minuten, bis alle Dokumente klassifiziert und korrekt archiviert waren.

Knapp 90 Prozent Zeitersparnis bei der Erfassung & Archivierung des Schriftverkehrs

Heute dauert der ganze Prozess – dank Software – nur noch circa fünf Minuten und sieht so aus:

Der komplette Schriftverkehr, der täglich von allen am Forderungsmanagement beteiligten Parteien (Rechtsanwälte, Gläubiger, Schuldner, Gerichtsvollzieher etc.) per Post, Fax und E-Mail im Unternehmen ankommt, wird – direkt per E-Mail oder eingescannt – komplett in einen zentralen Ordner geladen und von dort über eine Schnittstelle an Xpact Office übergeben. Die Cloud-Software erkennt in jedem Schriftstück das Aktenzeichen des jeweiligen Forderungsverfahrens und klassifiziert das Dokument. Beide Informationen übernimmt die Lösung dann in den Dateinamen. Daraufhin wird das Dokument anhand der Dateibezeichnung automatisch im zum jeweiligen Fall passenden Ordner abgelegt.

Schnell einsatzbereit und anpassbar dank selbstlernender Künstlicher Intelligenz

Ein erstklassiger Support und die flexible Anpassbarkeit des Systems sind zwei Gründe, warum sich Creditreform für die Lösung entschieden hat. Im vorliegenden Einsatzszenario wird die Lösung beständig weiterentwickelt, weswegen das Team alle ein bis zwei Monate mit Evy Solutions im Ideenaustausch steht und überlegt, wie sich bestimmte Fragestellungen abbilden lassen.

Bislang konnte das Evy-Team für jeden einzelnen Anwendungswunsch eine Lösung finden und die Software entsprechend aktualisieren.”

Neben dem starken Support punktet die selbstlernende Lösung generell mit einer hoher Lerngeschwindigkeit und lässt sich darüber hinaus je nach Anwendungsfall aus einzelnen Modulen flexibel aufbauen: Von der Klassifizierung, Sortierung und Ablage der Dokumente über die inhaltliche Trennung von Batch-Dokumenten, Auslesen von Informationen oder Überprüfung der extrahierten Inhalte und ggf. Anreicherung mit fehlenden Informationen bis hin zur semantischen Suche nach Inhalten und Zusammenhängen deckt Xpact Office alle Bereiche im Baukastensystem ab.

Was die Einführung und weitere Entwicklung der Software betrifft, ist Creditreform ebenfalls sehr zufrieden. Das Unternehmen war damals mit einer sechsmonatigen Testphase gestartet und einer konkreten Vorgabe für diesen Zeitraum: die Erkennung der Aktenzeichen für die Archivierung.

Da dieses Ziel klar erreicht wurde, hat sich Creditreform dazu entschlossen, das Projekt weiterzuführen und sukzessive weitere Anwendungsfälle zu realisieren.”

Als zweiten Step wurde die Klassifizierung der Dokumente aus dem Schriftverkehr ins Visier genommen, was die Lösung ebenfalls problemlos meisterte.

Auslesen wichtiger Zusatzinformationen und automatische Dokumententrennung

Aktuell arbeitet Evy Solutions an folgenden Meilensteinen für Creditreform: Die Software soll lernen, aus den Dokumenten nicht nur die Aktenzeichen und Klassifizierung automatisch auszulesen, sondern je nach Dokumentenart noch viele weitere Informationen, die zur Weiterverarbeitung der Schriftstücke wichtig sind. Bei den Vollstreckungsbescheiden handelt es sich beispielsweise um verschiedene Angaben zu Gläubigern und Schuldnern wie die jeweiligen Adressen, die Firmenart des Gläubigers oder die unterschiedlichen Aktenzeichen der Amtsgerichte sowie sämtliche Forderungsbeträge (z.B. Mahngebühren) und unterschiedliche Datumsangaben (von wann ist welche Forderung). Geplant ist, dass Xpact Office sämtliche relevanten Daten automatisch ausliest, so dass diese in Folge automatisch per csv-Datei in die eigenen Systeme übertragen werden können.

Und auch die automatische Dokumententrennung ist ein wichtiger Faktor, der über die Lösung abgebildet werden soll. Bisher mussten die Mitarbeiter beim Einscannen der Dokumente immer manuell ein Trennblatt einfügen, um zu markieren, wo ein neues Dokument anfängt – das soll in Zukunft vermieden werden, indem die Lösung die Dokumente automatisch richtig trennt. Doch wo beginnt ein Dokument, und wo endet es? Neben den Aktenzeichen gilt es, die Software auf weitere Hinweise zu trainieren, etwa auf Informationen, die im Briefkopf stehen. Denn nicht immer steht bei einem neuen Dokument das jeweilige Aktenzeichen auf der ersten Seite oder aber es gibt nur handschriftliche Aktenzeichen, die für die Software mitunter schwer erkennbar sind.

Ausblick: Automatisch interne Folgeprozesse auslösen

Das größte Potenzial der Lösung sieht man bei Creditreform in der Auslösung interner Folgeprozesse, die die Software durch das Auslesen bestimmter Informationen automatisch auslöst.

Um diese Automatisierungsstufe zu erreichen, gibt es bei Creditreform eine eigene Projektgruppe, die die verschiedenen Arten eingehender Schriftstücke analysiert und überlegt, welche Folgeprozesse sich jeweils auslösen ließen und welche Informationen Xpact Office dafür auslesen muss.”

Einige Dokumente, die dafür in Frage kommen, konnte das Team schon identifizieren. Auf Schreiben des Einwohnermeldeamts mit neuen Adressangaben zu einem Schuldner könnte über die Software beispielsweise automatisch ein erneutes Versenden des Bescheids ausgelöst werden. Ebenso ließe sich auf Pfändungsbeschlüsse oder Erlassnachrichten mit einer automatischen Fristanpassung oder sofortigen Wiedervorlage reagieren. Und bei eingehenden Benachrichtigungen über die Nichtzustellbarkeit einer E-Mail könnte die Software die verschiedenen Gründe dafür herauslesen und klassifizieren. Die Arbeitserleichterung, die die Automatisierung erreicht, weiß man bei Creditreform jedoch bereits jetzt zu schätzen: Der manuelle Aufwand, den die Mitarbeiter zu bewältigen haben, ist deutlich gesunken. Und in den automatisch ausgelösten Folgeprozessen steckt noch viel Potenzial, das Creditreform gemeinsam mit Evy Solutions sukzessive ausloten wird.Manuel Braun, IT-Systemadministrator Creditreform Leer