Neuer Zahlungverkehr – innovative “Exchange & Payment Platform” der Aareal Gruppe

Regelmäßige Zahlungs­ver­pflich­tungen für Miete oder Strom werden bisher meist per Lastschrift, Dauerauftrag oder Einzel­über­weisung beglichen. Auch die Barzahlung ist besonders in der Wohnungswirtschaft noch gängige Praxis. Gerade jüngere Kunden aber vermissen bei den angebotenen Payment-Methoden die Anbieter, die sie sonst bevorzugen, etwa beim Onlineshopping. Die Aareal Bank und ihre auf den Zahlungsverkehr spezialisierte Tochtergesellschaft Aareal First Financial Solutions haben dafür gemeinsam mit der Unternehmensberatung Cofinpro eine Plattform aufgebaut. Mit ihr können Unternehmen zusätzliche Bezahlarten wie Kreditkarte, PayPal oder viacash bündeln und in ihr ERP-System integrieren. Selbst eine umständliche Barzahlung wird dadurch einfacher und sicherer.

von Kai Wirthwein, Senior Manager im Business & Solution Development bei der Aareal Bank & Robert Wagner, Senior Consultant bei Cofinpro

Das Zahlungsverhalten der Deutschen ändert sich. Wie die Aareal Bank bereits Ende 2019 in einer repräsentativen Onlineumfrage herausfand, begleicht die Mehrheit wiederkehrende Rechnungen noch immer per Lastschrift, Dauerauftrag oder Einzelüberweisung. Allerdings gewinnen alternative Zahlungswege stetig an Bedeutung. Wie sich der Zahlungsverkehr weiterentwickeln wird, lässt sich schon heute bei Versorgern und Servicedienstleistern beobachten: Bei Verträgen, die regelmäßig neu abgeschlossen werden, verliert die klassische Lastschrift an Bedeutung. Die monatliche Stromrechnung begleichen Verbraucher beispielsweise lieber mit PayPal, als nach zwölf Monaten eine neue Einzugsermächtigung zu erteilen, weil sie zu einem günstigeren Versorger gewechselt sind.

Für Unternehmen bedeutet das: Sie tun gut daran, ihren Kunden eine breitere Palette an einfach zu bedienenden Zahlungsmöglichkeiten zu bieten, die besser zur jeweiligen Lebensrealität passen. Gleichzeitig zwingen Effizienzanforderungen dazu, den administrativen Aufwand so gering wie möglich zu halten und eine reibungslose Integration in die eigenen Systeme zu gewährleisten.

Komplett automatisierte Prozesse auf einer Plattform

Die komplexe Anbindung an interne Systeme und die damit verbundenen Herausforderungen waren bislang Gründe dafür, dass Unternehmen sich den neuen Zahldiensten nur zögerlich näherten. Schließlich mussten sie dafür bisher mit jedem Anbieter einzeln in Verhandlungen treten und sich an deren Schnittstellen andocken. Die Aareal Bank hat nun für dieses Problem gemeinsam mit der Aareal First Financial Solutions und der Cofinpro eine Lösung entwickelt: Die Aareal Exchange & Payment Platform ermöglicht Unternehmen die automatische Abwicklung sämtlicher zahlungsverkehrsrelevanter Prozesse. Dies gelingt über eine direkte Integration in das BK01-Verfahren oder Systeme anderer Kooperationspartner.

Mit der abgewickelten Zahlung werden zeitgleich alle benötigten Daten, wie sie zum Beispiel im Forderungsmanagement relevant sind, im ERP-System bereitgestellt und gebucht.”

Beispiel Wohnungswirtschaft: Die Plattform dient in diesem Fall als Bindeglied zwischen dem ERP-System des Wohnungsunternehmens, dem jeweiligen Zahlungsdienst und dem Mieter. Dadurch entsteht eine Win-win-win-Situation. Der Zahlungsdienstprovider kann neue Märkte erschließen und seine Dienste in einem neuen Umfeld anbieten. Das Wohnungsunternehmen ist in der Lage, flexibel auf Mieterwünsche hinsichtlich Zahlungsoptionen einzugehen, automatisch Zahlungsaufforderungen (Payment Requests) zu generieren bzw. zu verschicken und Zahlungseingänge ohne manuelles Zutun über das ERP-System zu verbuchen.

Die Mieter schließlich profitieren von einer höheren Convenience.”

Sie bezahlen über den Zahlungsdienst ihrer Wahl. Dank der Plattform läuft die aufwändige Prüfung und Verarbeitung alternativer Zahlverfahren im Zusammenspiel mit der ERP-Logik also vollständig automatisch ab. Das Wohnungsunternehmen kann ebenfalls steuern, welche Auswahlmöglichkeiten es seinen Mietern einräumen möchte, also die verschiedenen Bezahlformen oder auch Fristen für mögliche Mahnungen bei einem verspäteten Zahlungseingang. Möglich ist auch, einem Mietvertrag nur eine einzelne Zahlungsoption zuzuweisen.

Miete und Strom an der Supermarktkasse bezahlen

Über die Plattform können Unternehmen erhebliche Effizienzgewinne erzielen. Das Spektrum möglicher Anwender ist dabei sehr breit, von Versorgern über Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern. Besonders praktisch wird es bei vielen regelmäßig zu verbuchenden Bareinzahlungen. Sie führen beim Unternehmen in der Regel zu einem erheblichen Mehraufwand. Das betrifft die Mitarbeiter an der Barkasse ebenso wie die Sicherheitsvorkehrungen im Cash-Handling, von der manuellen Eingabe des Vorgangs ins System ganz zu schweigen.

Aus diesem Grund bietet die Aareal-Plattform eine Schnittstelle zum viacash-System. Dabei wird die Zahlungsaufforderung eines Unternehmens mit einem Barcode versehen, der an der Kasse teilnehmender viacash-Partner eingescannt wird. Bezahlt werden kann dort – beispielsweise bei Supermärkten wie Rewe oder Drogerien wie Rossmann – mit Bargeld oder anderen akzeptierten Zahlungsmethoden. Das Unternehmen, das ursprünglich die Zahlungsaufforderung erstellt hat, bekommt in Echtzeit eine Bestätigung über den Eingang der Zahlung. Parallel wird sie im Hintergrund über viacash weitergeleitet und im ERP-System hinterlegt. Positiver Nebeneffekt für den Barzahler: Er kann jetzt auch spät abends oder am Wochenende bezahlen und ist nicht mehr an die Kassenstunden seines Vermieters oder Energieversorgers gebunden.

Unternehmen profitieren von Zeitersparnis und mehr Optionen im Forderungsmanagement

Auch andere Zahlungsarten werden über die Plattform vereinfacht und automatisch in das ERP-System integriert. Nach Einschätzung der Aareal Bank spart ein Wohnungsunternehmen, das ein innovatives Zahlverfahren anbietet, durch den Einsatz der Plattform rund 30 Minuten Bearbeitungszeit pro Zahlungseingang. Ein weiterer Vorteil der Plattformlösung in Kombination mit den angebotenen ERP-Funktionalitäten: Übernommen werden kann auch die Bezahlung von Mehrwertdiensten. So bieten zum Beispiel Wohnungsunternehmen zunehmend sogenannte Brötchenservices an, also neue Dienstleistungsangebote rund um die Wohnung. Das kann von Reinigungsaufträgen bis zu Miet-E-Bikes auf Pay-per-Use-Basis reichen. Die Bezahlung für diese Mehrwertservices kann über API-Schnittstellen mit der Plattform abgewickelt und im ERP-System gespeichert werden.

Was aber geschieht, wenn ein Kunde oder Mieter nicht zahlt? Unternehmen können das aus rechtssicheren Prozessen bestehende Forderungsmanagement sehr flexibel steuern. Hilfreich ist dabei auch:

Das Unternehmen kann mit dem säumigen Zahler noch vor der ersten Mahnung telefonisch Kontakt aufnehmen und im persönlichen Gespräch verschiedene Möglichkeiten der Rechnungsbegleichung ansprechen.”

Noch während des Telefonats kann eine Zahlungsaufforderung generiert und per E-Mail verschickt werden. Als mögliche Lösung bieten sich auch alternative Zahlungswege an, etwa eine Kombination aus Bar- und PayPal-Zahlung, wenn zum Beispiel die verfügbaren Mittel auf dem Konto nicht ausreichen. Diese aktive Unterstützung im Forderungsmanagement hat sich bereits als sehr effektiv erwiesen.

Am Sonntagabend die Mietkautionsbürgschaft abschließen

Der Prozess für die Mietkautionsbürgschaft kann ebenfalls deutlich beschleunigt werden, wenn der Mieter den gesamten Prozess online abschließt und den Abschluss in Echtzeit bestätigen lässt. Statt einer schriftlichen Urkunde bekommen Mieter und Vermieter die jeweiligen Informationen sofort per E-Mail. Über die Aareal Exchange & Payment Platform können neue Mieter auch am Sonntag oder nach Büroschluss eine Kautionsbürgschaft abschließen.

Aareal First Financial Solutions setzt Standards für künftige Projekte

Beim Aufbau der Aareal Exchange & Payment Platform haben die Projektpartner Cofinpro, Aareal First Financial Solutions und Aareal Bank vom Start weg auf ein agiles, kundenzentriertes Entwicklungsvorgehen gesetzt und damit die Basis für eine neue Technologie geschaffen, die jetzt auch als Architekturgrundlage für weitere Anwendungen der Aareal First Financial Solutions dient. Mit diesem Neubau auf der „grünen Wiese“, der in weniger als zwei Jahren abgeschlossen wurde, hat die Aareal First Financial Solutions im Segment Banking & Digital Solutions ihre Entwicklungsstrategie für digitale Produkte ausgebaut und den Weg für weitere agile Projekte bereitet.Kai Wirthwein, Aareal Bank & Robert Wagner, Cofinpro