Wie die Swiss Life Deutschland von Excel zu einer einzigen Datenquelle für Planung und Reporting kam

Nicht nur Haustiere bekommen von ihren Besitzern einen eigenen Namen, sondern manchmal auch Dinge, die besonders geschätzt werden: So wurde die Elbphilharmonie in Hamburg zur „Elphi“, genauso wie ein rundliches Auto von VW einst zum „Käfer“ wurde und ein Papiertaschentuch, egal von welchem Hersteller, zum „Tempo“. Bei Swiss Life in Deutschland haben die Menschen nun die Software neu getauft, die sich zum Herzstück ihres Controllings mauserte: Aus Prevero von Unit4 wurde „PRISMA“ – das steht für „Planung, Reporting und Information für das Swiss Life Management“. Der Anwenderbericht der Swiss Life.

von Nicolae Prini, Swiss Life und Michael Lengenfelder, Unit4

Die Geschichte von Prisma beginnt 2011 als den Chefs bei Swiss Life klar wurde, dass sie dank des Wachstums im Unternehmen mit den bis dato üblichen Excel-Tabellen nicht mehr weiterkommen würden. Die Verantwortlichen von 60 Kostenstellen waren bei jeder Planungsrunde gehalten, binnen dreier Wochen eine Tabelle auszufüllen und ans Controlling zurückzuschicken. Dort begann sodann eine längliche Sortierungsaufgabe: Manche Kostenstellen-Manager gaben ihre Reisekosten pauschal an, andere die für jeden Mitarbeiter. Manche schrieben ihre Personalkosten gleich ganz um, andere kopierten einfach nur die Daten aus dem Vorjahr. Kurz: Jede Tabelle folgte ihren eigenen Kriterien und die Controller mussten oft im Gespräch mit den Führungskräften Zeile für Zeile klären: „Was meinst du hier?“ Die Konsolidierung der Formate dauerte Wochen, zumal in Deutschland zwei geographische Swiss Life-Standorte ihre Planungsdaten abgaben: In Garching sitzt der Versicherungs-Teil der Organisation, in Hannover der Bereich, der sich mit Finanzberatung beschäftigt. Die Zentrale des Konzerns ist in Zürich.

„Die Vision war es, eine gemeinsame Datenbank zu schaffen“, sagt Nicolae Prini, der IT-Spezialist im Controlling von Swiss Life.

Ein System, das so flexibel ist, dass jeder nach seinen Bedürfnissen planen kann, aber auch so koordiniert, dass die Daten auf gemeinsamer Basis schnell auszuwerten sind.“

Nach Prüfung und Analyse verschiedener Lösungen entschied sich das Unternehmen schließlich für Unit4 Prevero, einen Münchner Anbieter für Business Intelligence und Corporate Performance Lösungen.

„Gott sei Dank!“ sagt Prini heute dazu, denn das neue System erlaubte einen „Quantensprung“ sowohl bei der Qualität der Planung als auch bei der Effizienz. Zudem habe es einfach „Spaß gemacht“, das neue System zu implementieren und damit zu arbeiten. Inzwischen sei das System für Swiss Life in Deutschland die „Quelle der Wahrheit“, sagt auch Tobias Deimann aus der Abteilung Finanzprojekte und -systeme im Corporate Controlling von Swiss Life, die sowohl inhaltlich als auch administrativ für die Nutzung des Prevero-Systems verantwortlich ist.

Prevero wird seither im Unternehmen vor allem für zwei Themen eingesetzt: Die integrierte Unternehmensplanung für die gesamte Organisation und das Reporting der Ist-Kosten. In der Planung wird nach Umsätzen und Kosten unterschieden. Letztere sind aufgeteilt in Personal- und Sachkosten, wobei die Personalkosten auf Grund ihrer vertraulichen Natur in einem eigenen Modul abgelegt werden. Involviert ist das gesamte Haus mit rund 400 Nutzern (weitere 15 Nutzer sind Software-Entwickler oder sogenannte Power User).

Die Planung

Jeder Kostenstellen-Verantwortliche plant die Sach- und Personalkosten für seinen eigenen Bereich direkt im System, das damit zur verlässlichen und vor allem sicheren Quelle für alle Daten wird. Das passiert zwei Mal im Jahr, im Winter und im Sommer. Geplant werde jeweils für vier Jahre – das laufende und die drei folgenden, sagt Prini. In der zweiten jährlichen Planungsrunde geht es um das laufende und das folgende Jahr, es wird nur noch adjustiert und angepasst. Für die Sachkostenplanung stehen jedem Kostenstellen-Verantwortlichen diverse Eingabemasken zur Verfügung. Wenn der Eintrag beendet ist und die Kostenstelle freigegeben, schließt das System den Vorgang ab, weitere Veränderungen sind nicht mehr möglich.

Die Personalkostenplanung ist mit einem Vorsystem koordiniert, das die Daten erstellt. Steht die Planung an, werden aus diesem System die Importfiles generiert, die über eine Extract-Transform-Load-Schicht (ETL) verarbeitet und in Prevero/PRISMA geladen werden. Dann setzen sich die Personalreferenten mit den Führungskräften zusammen und analysieren die Daten:

Sind neue Mitarbeiter bei der Planung berücksichtigt? Stimmen die Basisbezüge und das Weihnachtsgeld? Ist notiert, wer wann in Elternzeit geht oder aus dieser zurückkommt?”

Änderungen werden zunächst im Vorsystem gemacht und dann erneut in das Prevero-Hauptsystem überspielt.

Steht die Planung von Sach- und Personalkosten, werden die Daten konsolidiert, um so eine Gesamtsicht zu liefern. Um der Vertraulichkeit genüge zu leisten, werden jetzt die Personalkosten nicht mehr auf der Personen-Ebene kommuniziert, sondern nur noch für die gesamte Kostenstelle.

Stehen die Planungsdaten, beginnt der Freigabe-Workflow über die Hierarchien: Was beim Kostenstellen-Verantwortlichen begann, landet am Ende auf dem Monitor des Vorstands und schließlich beim CEO. Die Kostenstellen-Verantwortlichen können dabei jederzeit sehen, welche Änderungen das Controlling oder die Geschäftsleitung vorgenommen hat.

Die in dieser finalen Planung enthaltenen Daten sind für uns im Controlling ausschlaggebend. Die Daten werden uns in den unterschiedlichen Berichten angezeigt und sind die Grundlage für zahlreiche Auswertungen.“

sagt Markus Aßner, Mitarbeiter im Kosten-Controlling der Swiss Life.

Das Reporting

Die Analyse der Ist-Kosten findet in mehreren Reports statt, die übergeordnet von den Kollegen im Kosten-Controlling definiert wurden. Die beiden Standorte Garching und Hannover sind nun selbstverständlich integriert, wobei in Hannover als Finanzberatungszentrale die Umsätze eine größere Bedeutung haben, während in Garching, wo die Versicherungsdienstleistungen angesiedelt sind, die Kosten die entscheidende Größe darstellen. Swiss Life hat zwei Millionen Buchungen im Jahr und „jede einzelne ist nun jederzeit sichtbar“, sagt Nicolae Prini.

Alles aus einer Hand

Zielsetzung war es, weniger Ressourcen einzusetzen, weniger Lizenzen nehmen zu müssen, effektiver und schneller zu arbeiten und am Ende alle Daten jederzeit konsolidiert auf einem Schirm zu haben. Das ist geglückt, sagt Prini, denn „das Modell wird immer weiterentwickelt“. Im Ergebnis arbeiten nun alle mit den gleichen Informationen und greifen auf die gleichen Daten zu. Das bringt Verlässlichkeit. Das System ist zudem so eingerichtet, dass alle Eingaben – es gibt monatliche Updates – sofort durchgerechnet und automatisch aktualisiert werden.

Selbst das geringe Risiko einer Zeitverzögerung besteht für uns jetzt nicht mehr.“

so Deimann.

Die Flexibilität des Systems, die einerseits Wachstum erlaubt und die in einem Baukasten-Modell die Integration ganzer Marken gestattet, sei „ein Segen“, sagt Prini, aber auch eine „Herausforderung“. Prevero mit seiner integrierten und funktionsreichen CPM- und Analyseplattform, die sowohl lokal/on-premise als auch in der Microsoft Azure-Cloud zur Verfügung steht, sei eben deutlich komplexer und anspruchsvoller als Excel-Tabellen. Die Fachanwender bei Swiss Life allerdings wissen die flexible, codierungsfreie Entwicklungsumgebung zum Erstellen individueller CPM- und Analyseanwendungen durchaus zu schätzen.

Flexibilität bedeutet Komplexität

Michael Lengenfelder, Gobal Head of FP&A Product Management bei Unit4, kennt solche Probleme. „Software ist starr, die Unternehmenswelt allerdings ist alles andere als zementiert. Das gibt es Reorganisationen, Fusionen, Übernahmen, neue Produkte, neue Märkte. Wenn die Software nicht mitmachen kann, verliert so ein System schnell an Akzeptanz.“ Die Flexibilität der Unit4 FP&A-Software sei daher mit ihre größte Stärke, bei aller Komplexität. Das findet auch das Analystenhaus Business Application Research Center (BARC), das Unit4 im Bereich Score Integrated Planning & Analytics in Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH) gerade zum fünften Mal in Folge als Marktführer ausgezeichnet hat. Die Kriterien für BARC sind dabei vor allem die Funktionalitäten im Bereich Planung und Analytics, die Integration des angebotenen Portfolios und die intuitive Anwendung.

Prini von Swiss Life kann dem BARC-Votum nur zustimmen. Die Vorteile der Anpassungsfähigkeit würden die Herausforderungen durch Komplexität bei weitem überschreiten. Letztere seien im Üblichen gut in den Griff zu kriegen:

Man muss eben diszipliniert arbeiten, alles ordentlich dokumentieren und sauber beschreiben.“

Die große Stärke von Unit4 liege vor allem auch in der „Qualität der Berater“. Die Zusammenarbeit mit den Leuten von Unit4 habe immer Spaß gemacht:

Beide Seiten arbeiten eng zusammen, die Kooperation läuft bestens und Erfolge werden gemeinsam gefeiert.“

Das System sei einfach zu erlernen, versichert Prini. „Neue Mitarbeiter sind in rund 90 Minuten eingearbeitet.“ Die Bedienung sei „einfach und intuitiv“, sagt auch Markus Aßner. Die Akzeptanz zeige sich ja schon darin, dass die Kollegen dem neuen System mit PRISMA einen eigenen Namen verpasst hätten.Michael Lengenfelder, Unit4 und Nicolae Prini, Swiss Life