Automatisierte Depotübertragung mit RPA und KI

Der Einfluss der Corona-Krise auf die weltweiten Aktienmärkte hat die Anleger dazu veranlasst, ihre Anlagestrategie und die Kosten ihrer Wertpapierkonten zu überdenken. In den letzten Wochen haben viele preissensible Kunden beschlossen, ihre Wertpapierkonten zu wechseln, um von den niedrigeren Gebühren zu profitieren. Dieser Trend zur Depotübertragung birgt sowohl für die ausgebenden Banken als auch für die Empfängerbanken viele operative Herausforderungen bezüglich der Übertragung der Wertpapiere.  

von Alexandre Janicki, Senior Enterprise Sales Manager bei Abbyy

Die Ausgangsbeschränkungen und Remote-Arbeit stellt Mitarbeiter vor Schwierigkeiten bei der virtuellen Verwaltung aller Papiere und führt dazu, dass der Übertragungsprozess wochenlang dauert statt Tage, wie es Bankenverordnungen eigentlich verlangen. Für die Investoren ist dies ein entscheidender Punkt, da sie während der Transferzeit nicht in der Lage sind, mit ihrem Portfolio zu handeln, was zu erheblichen potenziellen Verlusten führt.

Auch die Empfängerbank profitiert von einer schnelleren Ausführung des Transfers, denn solange die Vermögenswerte nicht eingetroffen sind, können keine Depotgebühren erhoben werden.”

In Deutschland gibt es derzeit 23,2 Millionen Einlagenkonten, welche auf ca. 1.700 Banken verteilt sind. Auch wenn die Zahl der Einlagen nach der Finanzkrise 2008 um 6 Millionen zurückgegangen ist, steigen die Einnahmen aus Provisionen einschließlich Einlagegebühren stetig an. In 2019 machten diese fast ein Viertel der Gesamteinnahmen der Banken aus. In der Negativzinsphase sind diese Einnahmen umso willkommener, da sie relativ konstant und planbar sind. Allerdings ist der Wettbewerb aufgrund von Neueinsteigern mit niedrigeren Gebühren und einem breiteren Angebot hart. Banken müssen heute auf Automatisierung setzen, um ihre Einlagen- und Handelskommissionsmargen zu verteidigen und ihre Gebühren zu senken. Einerseits um bestehende Kunden zu halten und andererseits um neue Kunden zu gewinnen.

Eine von Synpulse in der Schweiz durchgeführte Analyse zeigt, dass eine mittelgroße Privatbank im Monat mehr als 100 Depotüberträge mit durchschnittlich ca. 30 Vermögenswerten pro Anfrage verwalten muss. Für die Top-Banken bedeutet das hochgerechnet mehr als 300 Anfragen mit ca. 10 Vermögenswerten im Monat. Da die Depotüberträge manuell bearbeitet werden, heißt dies in Zahlen, dass es allein dafür ein Team von drei bis vier Vollzeitkräften für eine mittelgroße Privatbank benötigt und noch sehr viel mehr Personalaufwand für eine Tier 1-Bank.

Im Durchschnitt dauert die Depotübertragung zwischen einer und vier Wochen, aber manchmal kann sie auch viel länger dauern, je nachdem, wo zum Beispiel die Wertpapiere verwahrt werden.

In Deutschland gab es schon erhebliche Beschwerden über zu lange dauernde Überweisungsprozesse bei der Bankenaufsicht (BaFin). Die BaFin reagierte mit Sonderprüfungen bei den entsprechenden Anbietern und erläuterte die gesetzlichen Anforderungen an die Depotüberträge.”

Nach § 63 Abs. 1 Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) ist die Bank verpflichtet, das Verwahrgeschäft ehrlich, fair und professionell im besten Interesse ihrer Kunden durchzuführen. Darüber hinaus hat ein Institut gemäß § 80 Abs. 1 WpHG angemessene Vorkehrungen zu treffen, um die Kontinuität und Regelmäßigkeit der Wertpapierdienstleistungen und Wertpapiernebendienstleistungen zu gewährleisten. Des Weiteren steht dem Kunden auch ein Anspruch auf Herausgabe der von der Institution verwahrten Wertpapiere zu, der zivilrechtlich geregelt ist.

Depotübertragung in Zeiten von Corona

Aber was bedeutet das? Vor allem in diesen turbulenten Zeiten und für ein Geschäft, das völlig papierlos vonstatten gehen muss, scheinen Bearbeitungszeiten zwischen einer Woche bis zu einem Monat sehr subjektiv. Deswegen strebt die EU eine Verordnung über die Zentralverwahrung von Wertpapieren bis zum Jahr 2021 an. In Deutschland besteht bereits das Wertpapierhandelsgesetz (WpHG), welches hier helfen soll. Beide Gesetzesvorlagen sollen auf eine rasche Abwicklung und die Vermeidung von Fehlern bei der Depotübertragung von Wertpapieren gebieten.

Wie sieht der Prozess aktuell in der Realität aus? Vermögenslisten sind nicht standardisiert, während Vermögensdaten standardisiert sind. Die meisten Daten, die über SWIFT verarbeitet werden, sind in irgendeiner Weise über alle Dokumente hinweg standardisiert (ISIN, Menge, Beschreibung usw.). Aber Abwicklungsinstruktionen variieren stark und die Referenzen sind für jeden Verwahrer unterschiedlich. Erschwerend kommt hinzu, dass es zu Hürden in der Kommunikation kommt: zum Beispiel können über den Postweg oder elektronisch Mails verloren gehen, als Spam eingestuft werden oder mit Viren befallen sein, was den kompletten Prozess dann natürlich in die Länge zieht.

Dadurch, dass der Prozess manuell durchgeführt wird, macht es ihn fehleranfällig und zeitaufwändig. Zahlreiche Kundenbeschwerden sind dazu bei der BaFin schon eingegangen.”

Um dies zu vermeiden, sollten Banken auf einen vollständig digitalisierten Prozess setzen. Das hilft ihnen, Kunden zu halten, wenn sie mit dem Service zufrieden sind, und auf der anderen Seite Neukunden schnell aufzunehmen.

Der digitalisierte Prozess beginnt bei der Kommunikation: Da Briefpost kein rechtlich anerkanntes Dokument ist, sollte man einen Sicherheitstransfer per Fax in Erwägung ziehen und auf sogenannte Fax-as-a-Service Dienste zurückgreifen. Dies ist mit den aktuellen und angestrebten Verordnungen regelkonform, da die Kommunikation geprüft und nachverfolgt werden kann. Technologien, die auf KI basieren und Content- und Process-Intelligence-Technologien nützen, können sich danach als unschätzbare Helfer beim Dokumenteneingang erweisen. Dokumentenmengen zu sichten, relevante Daten mithilfe fortschrittlicher OCR- und NLP-Technologie zu identifizieren und entscheidende Daten automatisch zu extrahieren, wird damit spielend einfach. Mithilfe von Process Intelligence Tools wird die Effizienzsteigerung messbar und die Einhaltung der SLA bzw. der gesetzlichen Anforderungen dokumentiert.

Zusätzlich zur KI kann die Integration einer RPA-Komponente den Prozess noch einmal beschleunigen, da der Roboter mit speziellen Abwicklungsinstruktionen ganz einfach die Automatisierungsschritte und -wege einleiten und Daten auf das Kernbankensystem übertragen kann. Wo also vorher ein langwieriger, manueller Prozess vorhanden war, der Banken und Kunden gleichermaßen Nachteile gebracht hat, wird hier eine reibungslose Depotübertragung möglich. Egal ob in Zeiten der Krise oder nicht.Alexandre Janicki, Abbyy