4 Schritte: Einheitliches Gesamtbanksystem & Vor­gehens­mo­dell erleichtert Sparkassen die IT-Fusion

Angesichts schwieriger Rah­men­be­din­gun­gen stellen zahlreiche Regionalinstitute ihre zukünftige Ausrichtung grundsätzlich auf den Prüfstand. Dabei ziehen sie auch eine Fusion mit einem oder mehreren anderen Instituten aus ihrer Verbundgruppe in Betracht. Entscheiden sich zwei oder mehr Institute für eine Fusion, erfolgt diese auf zwei Ebenen: der bankfachlichen und der technischen.

von Andreas Kohler, Bereichsleiter Passivgeschäft und Fusionen, Finanz Informatik

Bankfachliche und technische Fusion

Während in der bankfachlichen Fusion neben der rechtlichen Verschmelzung der beteiligten Geldhäuser auch die strategische Ausrichtung und das Standortkonzept des fusionierten Hauses erarbeitet wird, steht bei der technischen Fusion die Zusammenführung der technischen Infrastruktur mit allen IT-gestützten Prozessen im Mittelpunkt.

Insbesondere bei der technischen Fusion profitieren Sparkassen vom gebündelten IT-Wissen bei einem einzelnen IT-Dienstleister. Denn die FI hat nun ein Vorgehensmodell für einen strukturierten und durchdachten technischen Fusionsprozess entwickelt.

Das Modell ist darauf ausgerichtet, für zwei oder mehr Institute einen neuen gemeinsamen Mandanten mit einheitlichen Prozessen und Produkten im Gesamtbanksystem OSPlus anzulegen.”

OSPlus zeichnet sich durch eine integrierte Daten- und Informationsbasis aus, die alle relevanten Kunden- und Vertragsinformationen enthält. Durch die hohe Flexibilität und Integrationsfähigkeit des Kernbanksystems haben Sparkassen im Laufe der Zeit zahlreiche Anwendungen von Markt- und Verbundpartnern integriert.

Keine Angst vor der technischen Fusion

Als fusionserfahrener IT-Dienstleister hat die FI ein zielgerichtetes strukturiertes Vorgehensmodell für technische Fusionen erarbeitet. Das Vorgehensmodell beschreibt alle notwendigen Aufgaben und enthält Arbeitsmittel sowie Checklisten für ein erfolgreiches Fusionsprojekt. Diese organisatorische Grundlage sorgt für eine enge inhaltliche Abstimmung mit dem Teilprojekt „Bankfachliche Fusion“. Einheitliche Meilensteine für beide Teilprojekte stellen sicher, dass auch die technischen Aufgaben aus der bankfachliche Fusion zu den festgelegten Terminen umgesetzt werden wie etwa Systemumstellungen der Client/Server-Infrastrukturen oder die Vereinheitlichung des Internet-Auftritts.

In den technischen Fusionsprozess sind zahlreiche Abteilungen sowohl bei den fusionierenden Instituten als auch bei der FI in die Projektorganisation eingebunden. Zusammen mit dem Projektmanagement bilden sie das Gerüst für das reibungslose Zusammenführen der technischen Infrastrukturen.

Auch die Zeitplanung ist in diesem Zusammenhang ein erfolgskritischer Faktor. Die Erfahrungen der FI zeigen, dass die bankfachliche und technische Fusion von zwei Instituten neun bis zwölf Monate dauert.”

So legt die FI bereits im Rahmen der Fusionsplanung den beteiligten Instituten dar, wie groß der technische Aufwand ist und welche Aufgaben mit welchen zeitlichen Aufwänden verbunden sind. Gleichzeitig können die Verantwortlichen aus ihren Erfahrungen heraus zeigen, welche Faktoren den Erfolg des Projektes sicherstellen.

Auf dem Weg zu einem gemeinsamen OSPlus-Mandaten mit einem homogenisierten Datenbestand sowie einheitlichen Anwendungen und einer durchgängigen technischen Infrastruktur nutzt die FI vielfältige Methoden und Werkzeuge. Das sorgt dafür, dass sämtliche Schritte durchdacht und alle Schnittstellen zu anderen Teilprojekten rechtzeitig und mit den richtigen Inhalten von allen Seiten bedient werden.

Die technische Fusion ist in vier Phasen gegliedert: „Vorbereitung“, „Beratung und Analyse“, „Realisierung“ sowie „Einsatz“:

1. Vorbereitung

In der rund zweimonatigen Vorbereitungsphase werden unterschiedliche Teilprojekte aufgesetzt und abgearbeitet. So fasst das Teilprojekt „Beratung und Produktmanagement“ alle bankfachlichen Sachgebiete auf Institutsebene sowie die Konzepte bezüglich der neuen Organisation zusammen. Ebenfalls enthält es überprüfende Aufgaben während der Testfusionen, des Cut-overs sowie Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Das Teilprojekt „Produktionsanwendung“ kümmert sich um die Bereitstellung und Realisierung der Testsparkasse sowie des Primär- und Sekundärnetzes. Darüber hinaus ist es unter anderem verantwortlich für die Planung sowie die Durchführung der Testfusionen und des Cut-overs.

Weitere Teilprojekte bereiten die Datenintegration und die technische Harmonisierung dezentraler Systeme vor. Im Rahmen der Vorarbeiten wird nicht nur die Projektstruktur aufgebaut und die personelle Besetzung der Teilprojektteams realisiert. Am Ende der ersten Phase steht der Abschluss eines Fusionsvertrags für die Umsetzung der technischen Fusion.

2. Beratung und Analyse

Eine Kick-Off-Veranstaltung unter Einbeziehung aller beteiligten Projekt-Mitarbeiter der fusionierenden Sparkassen bildet den offiziellen Auftakt für das Projekt. Die Verantwortlichen präsentieren die wichtigsten Eckpunkte sowie den Projektplan und machen somit die Planungen für die Fusionsphase transparent.

An diesem Punkt sind auch vom Management der Sparkasse die letzten Entscheidungen in Bezug auf die vom Sparkassenprojekt erarbeiteten Vorlagen zu treffen. Denn nur dann ist gewährleistet, dass der produktive OSPlus-Mandant des aufnehmenden Instituts frühzeitig auf die neuen Strukturen hin abgestimmt wird. Dazu zählt die Festlegung einer gemeinsamen Produktstrategie, des OSPlus-Anwendungsportfolios einschließlich etwaiger Subsysteme sowie die Strategie und Konzeption der dezentralen Systeme. Diese Entscheidungen beeinflussen maßgeblich, wie das fusionierte Institut in den Test- und Produktionssystemen von OSPlus technisch umgesetzt wird. Auch bei der Frage, wie Institute Meldepflichten in der Fusionsphase erfüllen können, steht die FI beratend zur Seite. Dazu kontaktiert sie frühzeitig Institute und Bundesbank, um Termine unter Berücksichtigung der IT-technischen Gegebenheiten und der erforderlichen Vorarbeiten der Institute frühzeitig abzustimmen. So ist gewährleistet, dass bereits vor dem Cut-over-Termin Meldungen „auf fusionierter Basis“ an die Deutsche Bundesbank gehen.

3. 3. Realisierung

Die beiden technischen Testfusionen sind von zentraler Bedeutung, weil sie die tatsächliche technische Fusion absichern. Dementsprechend intensiv laufen die Vorbereitung in dieser Testphase.

Die Tests finden erst statt, wenn alle wesentlichen Vorarbeiten wie etwa die Harmonisierung von Produkten und Prozessen erledigt sind.”

Im Rahmen der Tests wird auch ein administrativer Bestand des Gesamthauses erstellt. Dieser wird ausschließlich zu Testzwecken verwendet, da die operativen Bestände der beteiligten Sparkassen bis zur technischen Fusion getrennt bleiben.

Die Testphase wird darüber hinaus auch genutzt, um Daten zu bereinigen. So werden frühzeitig doppelte oder inaktive Kunden bereits in den Testfusionsläufen identifiziert. Nach erfolgtem Cut-over lassen sich diese Datensätze wesentlich einfacher harmonisieren. Auf der Basis der wiederholten Testfusionen wird das Zusammenführen der Bestände durch die Sparkasse qualitätsgesichert und abgenommen.

4. 4. Einsatz

Die Umstellung der Systeme erfolgt stets an einem Wochenende, um die Auswirkungen für Mitarbeiter und Kunden auf ein Minimum zu reduzieren. Die Terminplanung berücksichtigt dabei stets relevante Ereignisse wie Release-Wechsel sowie Monats- und Jahresabschlüsse. Im Rahmen des Cut-over werden die Bestandsdaten des abgebenden Mandanten in den gemeinsamen OSPus-Mandanten überführt. Der Cut-over-Prozess folgt einem bewährten strukturierten Ablaufplan. Dieser sorgt auch dafür, dass die umstellungsbedingten Ausfallzeiten etwa von SB-Geräten und Online-Banking zeitlich fixiert und möglichst gering gehalten werden.

Im Regelfall starten die Cut-over-Aktivitäten freitags nach der letztmaligen Tagesverarbeitung der noch getrennten Institute. Bereits am darauffolgenden Montag erfolgt der Betrieb des fusionierten Instituts im neuen OSPlus-Mandaten.”

Erfahrungen aus 14 Fusionsprojekten – allein in 2017

Die FI hat 2017 14 Fusionsprojekte erfolgreich durchgeführt, dabei erstmals drei technische Fusionen parallel an einem Wochenende.”

Die Institute profitieren von der langjährigen Erfahrung der FI und durch das praxisbewährte Vorgehensmodell. Es bietet nicht nur einen verlässlichen Rahmen, um technische Fusionen zu planen und umzusetzen, sondern definiert auch das Zusammenspiel sowie die Schnittstellen mit allen anderen Beteiligten aus dem Bereich der bankfachlichen Fusion.

Die steigende Zahl der durchgeführten technischen Fusionen in den letzten Jahren untermauert den Trend, dass Fusionen auch zukünftig eher zu- als abnehmen werden. Die FI hat darauf reagiert und ihre Kapazitäten und Ressourcen bei der technischen Umsetzung von Sparkassenfusionen deutlich ausgebaut.Andreas Kohler, Finanz Informatik