OeKB-Anwenderbericht: Unified Communications mit integrierter Zutrittskontrolle und Telefonmitschnitt
Oesterreichische Kontrollbank AG (OeKB)
Die Oesterreichische Kontrollbank AG (OeKB) hat ihre TK-Anlage 2014 nach einer umfassenden Pilotphase auf IP umgestellt und auch die Zugangskontrolle in die auf Microsoft Lync basierende Umgebung integriert. Das Ergebnis war eine kleine Weltpremiere: die erste Lync-kompatible Video-Gegensprechanlage, die Zutritt nach Klick bietet. Mit einer umfangreichen Telefonmitschnittlösung wurde das UC-System in diesem Jahr weiter ausgebaut.
von Johann Deutinger, CSO Ferrari electronic
Schöner kann ein Firmensitz kaum liegen: Im Herzen von Wien, nahe Burgtheater, Café Central und eingerahmt von historischen Palais und Kirchen bietet das Spezialinstitut OeKB eine Vielzahl von Dienstleistungen für Wirtschaft, Banken und staatliche Organisationen an.Um die Informations- und Kommunikationstechnologie des Instituts kümmern sich 70 Mitarbeiter, die in der IT-Abteilung unter der Leitung von Maria Stadler und Lech Ledóchowski arbeiten.
„Wir sind nicht nur für die laufende Wartung der ITK-Anlagen, für Installation und Konfiguration verantwortlich“, so Ledóchowski, „zu unseren Aufgaben gehört auch, dass wir uns mit neuen Technologien und Möglichkeiten beschäftigen und ausloten, ob und wie sich damit die Qualität unserer Kundenservices verbessern lässt“. Das war auch bei der Suche nach einer neuen TK-Anlage der Fall. Unterstützt wurde die Oesterreichische Kontrollbank bei dieser Suche von der Solvion information management, einem langjährigen Partner des Unified-Communication-Dienstleisters Ferrari electronic.
Ferrari electronic
Prüfen der Anforderungen
In enger Zusammenarbeit prüften Schwaberger (COO bei Solvion), Ledóchowski und sein Team bereits 2011 die Umstellung der herkömmlichen ISDN-Telekommunikationsanlage auf IP. Dazu wurde während einer Pilotphase in zwei Abteilungen der OeKB eine Lösung auf Basis von Microsoft Exchange und Lync installiert. Heute kommunizieren alle Unternehmen der OeKB Gruppe österreichweit mit Lync und Ferrari electronic OfficeMaster Gate. Die Erfahrungen seien durchweg positiv, so Ledóchowski: „Das System läuft reibungslos, zuverlässig und rund. Die Kommunikation der Mitarbeiter in der Unternehmensgruppe hat sich stark verbessert, etwa durch die bewusste Präsenzsteuerung. Und es werden intern und extern sogar mehr Lync-Videokonferenzen abgehalten, als wir angenommen hatten.“
Weitere Wünsche: Zutrittskontrolle und Telefonate aufzeichnen
Die OeKB hatte weitere Wünsche: So sollte es etwa möglich sein, Telefonate, die Bankgeschäfte betreffen, aufzuzeichnen. Zum anderen bestand der Wunsch, auch die Zutrittskontrolle bequem vom Arbeitsplatz aus zu bedienen, denn die „händische“ Lösung war nicht mehr praktikabel: Den Zutritt per Knopfdruck steuerte nur die Abteilungsassistenz. War sie nicht am Platz, mussten andere Mitarbeiter ihren Schreibtisch verlassen, um den Kollegen oder Besuchern zu öffnen. Eine ausgesprochen unkomfortable Lösung, denn zum einen wurde der Arbeitsfluss unterbrochen und zum anderen war nicht immer eine umgehende Reaktion gewährleistet, wenn die Beschäftigten sich etwa gerade im Kundengespräch befanden. Beide Wünsche konnte der UC-Spezialist erfüllen.
Eine geeignete Lösung zu finden
Die Suche nach einer geeigneten, IP-basierten Video-Gegensprechanlage, die auch Lync-kompatibel ist, erwies sich als schwierig. Die Verantwortlichen stellten schnell fest, dass keine entsprechenden Lösungen auf dem Markt vorhanden waren. Für Klaus Schwaberger von Solvion war klar: „Bei der OeKB war zu diesem Zeitpunkt bereits nahezu das gesamte Produktportfolio von Ferrari electronic im Einsatz. Durch OfficeMaster Gate waren schon Fax, Voicemail und SMS integriert. Es lag also nahe, gemeinsam mit dem Berliner UC-Spezialisten zu prüfen, wie sich der Wunsch nach einer Lync-basierten Zugangskontrolle realisieren lässt.“
Für Johann Deutinger, Vorstand bei der Ferrari electronic, war dieser Wunsch keine Überraschung: „IP-Telefonanlagen bieten viele Funktionen klassischer Anlagen nicht, an die sich Anwender gewöhnt haben, wie zum Beispiel die Einbindung von Alarmanlagen, Türöffnern und Frankiermaschinen. Auch die Integration von Video-Türsprechanlagen gehört dazu.” Nun scheint es für Ferrari electronic aber eine besondere Herausforderung gewesen zu sein, genau derartige Anforderungen zu erfüllen.
OfficeMaster EntryControl:
die erste Video-Türsprechanlage entsteht
Die Berliner entwickelten mit ihren Partnern eine Lösung, die nach Bedarf konfiguriert werden kann. Von der Idee über den Prototypen bis zum fertigen Produkt vergingen drei Monate.
Die neue Lösung funktioniert wie herkömmliche Türöffnungssysteme: Sobald ein Besucher klingelt, übergibt die Software den Anruf an den Lync-Server und stellt ihn zum Gegensprechen im Lync-Client der Mitarbeiter dar. Die Mitarbeiter in den beiden Abteilungen der OeKB sehen gleichzeitig ein Videobild von dem entsprechenden Zugang. Jeder kann daraufhin die Sprachverbindung herstellen und anschließend vom Schreibtisch aus mit einem Klick auf den Türöffner-Button den Eintritt zulassen. Sobald ein Mitarbeiter sich um diesen Besucher kümmert und die Gegensprechanlage aktiviert, wird dies für alle anderen Kollegen ebenfalls sichtbar.
Telefonmitschnitt bei Telefon-Banking-Geschäften
Ein weiteres Ziel, das mit der Entscheidung für die neue TK-Lösung verbunden war, ließ sich ebenfalls realisieren – das Aufzeichnen von Telefonaten. Das Mitschneiden von Telefonaten kann in manchen Situationen sinnvoll sein. In der Finanzbranche ist der Telefonmitschnitt nicht nur hilfreich, sondern aus Gründen der Nachweisbarkeit rechtlich verpflichtend: Wenn nämlich Bankgeschäfte telefonisch abgewickelt werden, wie etwa Wertpapier- oder Aktiengeschäfte, dann müssen diese via Mitschnitt belegbar sein.
Rechtskonform und revisionssicher
Mit OfficeMaster EyeSDN hat die OeKB seit dem ersten Quartal 2015 eine Lösung im Einsatz, um entsprechende Telefonate aufzeichnen zu können. Die Zusatzfunktion konnte ganz in die bestehende Telefonlösung integriert werden. Die Hardware- und Software-Komponenten ermöglichen es, Telefonate in den OeKB Räumlichkeiten – wichtig – rechtskonform mitzuschneiden und diese revisionssicher abzulegen. Passwortschutz und eine verschlüsselte Speicherung der Mitschnitte sollen dabei für das nötige Maß an Sicherheit sorgen.
Das Ziel: Unified Communication, Telefonmitschnitt, Zutrittskontrolle
Die OeKB konnte mit Ferrari electronic gleich mehrere Anforderungen in einer Unified-Communications-Lösung unterbringen: So sind Telefonmitschnitt und Zutrittskontrolle heute zentrale Bestandteile des Kommunikationssystems. Damit erfüllt die OeKB nicht nur die gesetzlichen Anforderungen im Telefonbanking, sondern konnte auch die Kommunikation innerhalb des Konzerns weiter optimieren.aj
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